7 façons dont Microsoft Access peut aider votre entreprise
Presque toutes les entreprises du monde utilisent Microsoft Excel. Pour créer des feuilles de calcul simples, c'est probablement le meilleur logiciel au monde. Mais à mesure qu'une entreprise grandit et que les feuilles de calcul deviennent plus compliquées, Excel montrera ses limites. C'est là qu'intervient Microsoft Access.
Lorsque votre entreprise gère de grands ensembles de données, il est peut-être temps de commencer à envisager de migrer vos données vers Access. MS Access est un excellent logiciel qui peut rationaliser votre comptabilité, la gestion de vos produits, etc.
Voici 7 façons dont Microsoft Access peut prendre en charge vos fonctions métier :
1. Facile à développer une base de données personnalisée
La fonction principale de Microsoft Access est la création de bases de données personnalisées. La fonctionnalité impressionnante vous permet de travailler avec de grands ensembles de données et de conserver les informations de manière structurée. Que vous travailliez avec les données des clients ou les vôtres, cela peut être extrêmement important pour la sécurité et la gestion du temps.
La création d'une base de données personnalisée peut être extrêmement utile pour plusieurs processus métier, notamment la gestion du temps d'inventaire, la gestion de projet, etc. Microsoft Access Development est la solution la plus polyvalente pour créer une base de données personnalisée pour votre entreprise. Plutôt que d'acheter une solution prête à l'emploi qui ne correspond peut-être pas à la facture, les entreprises peuvent créer une solution personnalisée qui fonctionne exactement comme elles en ont besoin.
Microsoft Access propose de nombreux modèles parmi lesquels choisir, jetez un coup d'œil et voyez si l'un d'entre eux peut vous aider, gardez à l'esprit qu'ils peuvent être modifiés selon les besoins ou rendus plus puissants avec des fonctionnalités personnalisées à l'aide du code VBA.
2. Maintenir la cohérence
Lorsqu'il s'agit de travailler avec des données, il est important de maintenir la cohérence. Avec Microsoft Access, vous pouvez minimiser les incohérences ou les erreurs causées par une erreur humaine. C'est grâce à la possibilité d'automatiser les processus dans Access. Au lieu d'enregistrer les données à la main, Access peut extraire des données de plusieurs sources différentes et même identifier les écarts dans les données. Par exemple, si votre entreprise réalise en moyenne 200 ventes par jour et que soudainement 2 000 sont enregistrées, vous pouvez le découvrir avec une requête Access.
La comptabilité est l'un des processus d'affaires où la cohérence est essentielle. Tout au long de l'année, les chiffres derrière une entreprise doivent être enregistrés avec précision et cohérence. Lorsque ces données sont enregistrées dans Excel (ou un autre tableur), il existe un énorme potentiel d'erreur humaine. L'utilisation d'Access peut supprimer ce risque d'erreur humaine grâce à l'automatisation.
3. Sécurité avec SQL Server Express gratuit
Lorsqu'il est associé au serveur gratuit SQL Server Express de Microsoft, vos données sont protégées des regards indiscrets :
- Protection des données :Vous pouvez limiter qui voit quelles tables, permettant uniquement aux employés autorisés de voir les numéros de carte de crédit et de sécurité sociale.
- Autorisations utilisateur : Si vous associez SQL Server à vos groupes Active Directory, vous pouvez utiliser du code pour accorder à des groupes spécifiques d'utilisateurs des autorisations sur certaines parties du système. Par exemple, vous pouvez limiter les fonctionnalités d'administration au seul groupe d'administrateurs.
- Cryptage des données : SQL Server peut également appliquer le chiffrement entre le serveur et Access, évitant ainsi l'attaque de l'homme du milieu.
4. Accessibilité
Microsoft Access est également relativement facile à utiliser. Pour les utilisateurs existants de MS Office, l'interface est intuitive. Cependant, pour créer des bases de données complexes, les employés auront besoin d'une certaine formation. La simplicité et l'évolutivité de MS Access sont deux avantages énormes - il peut être utilisé par tout le monde, du personnel non formé aux consultants Microsoft Access.
Un autre avantage de Microsoft Access est que vous pouvez l'utiliser sur les ordinateurs Windows et Mac. Cependant, pour ce faire, vous devrez utiliser un bureau à distance.
5. Base de données de produits
Microsoft Access est une excellente plate-forme à utiliser pour stocker l'inventaire de l'entreprise. Lorsque votre entreprise se développera, vous devrez créer des feuilles de calcul plus complexes contenant des informations sur les produits et les chiffres de vente. Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que tout votre personnel se souvienne de longs noms, descriptions ou codes associés à chaque élément de la base de données. C'est là que Microsoft Access entre en jeu - il permet aux utilisateurs de rechercher des éléments par nom, code ou description, et même d'exporter les données dans une feuille de calcul Excel. Ceci est également utile pour surveiller les niveaux de stock.
6. Bases de données faciles à migrer
Microsoft Access est le logiciel de base de données le plus populaire au monde et il existe depuis 1992. Cela signifie que les développeurs ont eu tout le temps de le rendre convivial. Cette conception conviviale s'étend au-delà du stockage réel des données dans des tâches plus complexes telles que la migration des données. Vous pouvez facilement migrer des ensembles de données à partir d'autres programmes de base de données et utiliser des outils de données Microsoft comme SQL Server.
7. Rentable
Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, elle devra stocker plus de données. Faire appel à une société tierce pour gérer votre stockage de données peut coûter cher, il est donc plus rentable de le conserver en interne. Cela signifie que vous avez besoin d'un logiciel de stockage de données. Microsoft Access n'est pas seulement l'un des meilleurs, c'est aussi l'un des plus abordables. Premièrement, il est proposé à un prix abordable, ce qui signifie que les entreprises de toutes tailles peuvent l'acheter. De plus, des mises à jour sont publiées chaque année afin que vous puissiez continuer à utiliser gratuitement la dernière version d'Access.
Vous payez probablement déjà pour une édition professionnelle de MS Office, ce qui signifie que vous n'avez pas besoin de dépenser plus pour Access. Outre les autres avantages de cet article, le prix abordable de MS Access rend difficile la concurrence avec des solutions alternatives.
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