Enregistrer facilement les rapports d'accès sous forme de fichiers PDF
S'applique à :Microsoft Access 2010, 2013, 2016, 2019 et 365 (Windows)
Vous pouvez facilement convertir vos rapports Access au format PDF (Portable Document Format) sans utiliser Adobe Acrobat Pro. Pour convertir au format PDF, vous utilisez l'onglet Fichier ou l'onglet Données externes dans le ruban ou vous pouvez personnaliser la barre d'outils d'accès rapide.
1. Enregistrement d'un PDF à l'aide de l'onglet Fichier du ruban
La première option consiste à utiliser l'onglet Fichier (Vue Backstage) dans le Ruban :
Pour convertir un rapport (ou formulaire) en PDF à l'aide de l'onglet Fichier :
- Dans le volet de navigation, cliquez sur le rapport (ou le formulaire) que vous souhaitez exporter au format PDF.
- Cliquez sur l'onglet Fichier dans le ruban.
- Sélectionnez Enregistrer et publier.
- Sous Types de fichiers, choisissez Enregistrer l'objet sous.
- Sous Types de fichiers de base de données, choisissez PDF ou XPS.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer sous. Une boîte de dialogue apparaît. Enregistrer en tant que type doit apparaître au format PDF.
- Dans la boîte de dialogue, choisissez l'emplacement de destination dans lequel vous souhaitez enregistrer le PDF. Entrez un nom si nécessaire. Sélectionnez Standard (pour une impression à plus haute résolution) ou Taille minimale (pour la publication en ligne) à côté d'Optimiser pour.
- Cliquez sur Options et assurez-vous que les balises de structure de document pour l'accessibilité sont cochées (cela aide les lecteurs d'écran ou d'autres technologies d'assistance à lire le fichier), puis cliquez sur OK.
- Cochez Ouvrir le fichier après la publication si vous souhaitez afficher le PDF terminé.
- Cliquez sur Publier.
- Dans Access, choisissez Enregistrer les étapes d'exportation si vous souhaitez répéter l'exportation régulièrement (vous devrez entrer un nom et une description).
- Cliquez sur Fermer.
2. Exportation au format PDF à l'aide de l'onglet Données externes du ruban
Une autre option consiste à utiliser l'onglet Données externes dans le ruban :
Pour convertir un rapport (ou un formulaire) au format PDF à l'aide de l'onglet Données externes :
- Dans le volet de navigation, cliquez sur le rapport (ou le formulaire) que vous souhaitez exporter au format PDF.
- Cliquez sur l'onglet Données externes dans le ruban.
- Cliquez sur le bouton PDF ou XPS dans le groupe Exporter (XPS est une alternative au PDF créé par Microsoft). Une boîte de dialogue apparaît. Enregistrer en tant que type doit apparaître au format PDF.
- Dans la boîte de dialogue, choisissez l'emplacement de destination dans lequel vous souhaitez enregistrer le PDF. Entrez un nom si nécessaire. Sélectionnez Standard (pour une impression à plus haute résolution) ou Taille minimale (pour la publication en ligne) à côté d'Optimiser pour.
- Cliquez sur Options et assurez-vous que les balises de structure de document pour l'accessibilité sont cochées (cela aide les lecteurs d'écran ou d'autres technologies d'assistance à lire le fichier), puis cliquez sur OK.
- Cochez Ouvrir le fichier après la publication si vous souhaitez afficher le PDF terminé.
- Cliquez sur Publier.
- Dans Access, choisissez Enregistrer les étapes d'exportation si vous souhaitez répéter l'exportation régulièrement (vous devrez entrer un nom et une description).
- Cliquez sur Fermer.
3. Ajout d'un bouton d'exportation PDF à la barre d'outils d'accès rapide
Vous pouvez personnaliser la barre d'outils d'accès rapide et ajouter le bouton PDF ou XPS pour faciliter l'accès. Vous pouvez également afficher la barre d'outils d'accès rapide sous le ruban.
Pour ajouter le bouton PDF ou XPS à la barre d'outils d'accès rapide :
- Cliquez sur l'onglet Fichier dans le ruban, puis cliquez sur Options.
- Cliquez sur la catégorie Barre d'outils d'accès rapide sur la gauche.
- Dans le menu déroulant sous Choisir les commandes à partir de, sélectionnez Toutes les commandes.
- Cliquez sur le bouton PDF ou XPS.
- Cliquez sur Ajouter.
- Cliquez sur OK.
- Cliquez sur Fermer. Le bouton PDF ou XPS apparaîtra sur la barre d'outils d'accès rapide.
Une fois que vous avez ajouté le bouton PDF ou XPS à la barre d'outils d'accès rapide, pour créer un PDF :
- Dans le volet de navigation, cliquez sur le rapport (ou le formulaire) que vous souhaitez exporter au format PDF.
- Cliquez sur le bouton PDF ou XPS que vous avez ajouté à la barre d'outils d'accès rapide. Une boîte de dialogue apparaît. Enregistrer en tant que type doit apparaître au format PDF.
- Dans la boîte de dialogue, choisissez l'emplacement de destination dans lequel vous souhaitez enregistrer le PDF. Entrez un nom si nécessaire. Sélectionnez Standard (pour une impression à plus haute résolution) ou Taille minimale (pour la publication en ligne) à côté d'Optimiser pour.
- Cliquez sur Options et assurez-vous que les balises de structure du document pour l'accessibilité sont cochées (cela aide les lecteurs d'écran ou d'autres technologies d'assistance à lire le fichier correctement), puis cliquez sur OK.
- Cochez Ouvrir le fichier après la publication si vous souhaitez afficher le PDF terminé.
- Cliquez sur Publier.
- Dans Access, choisissez Enregistrer les étapes d'exportation si vous souhaitez répéter l'exportation régulièrement (vous devrez entrer un nom et une description).
- Cliquez sur Fermer.
Il est facile de générer des fichiers PDF pour les rapports et les formulaires dans Access sans utiliser Adobe Acrobat Pro. Tout ce dont vous avez besoin est le logiciel gratuit Acrobat Reader pour les visualiser.
