Cherchez-vous à gagner du temps sur les tâches routinières de Microsoft Access ? Access offre de nombreuses fonctionnalités qui peuvent améliorer votre efficacité et votre productivité. La clé est de savoir où trouver ces fonctionnalités et comment les utiliser. Ne soyez pas timide :partez à la découverte et découvrez ces 10 astuces pour gagner du temps avec MS Access.
1. Ajouter des horodatages aux enregistrements de la base de données
Avec la fonction Now(), vous pouvez automatiquement ajouter l'heure et la date à vos enregistrements de base de données. De cette façon, chaque fois que vous extrayez les enregistrements, vous pouvez déterminer quand les données ont été saisies.
2. Utiliser des modèles pour créer des bases de données
Les modèles sont vos amis dans MS Access. Avec les modèles, vous n'avez pas besoin de créer une base de données à partir de zéro. Choisissez parmi des centaines d'options créées par Microsoft ou un membre de la communauté Access.
3. Importer des données d'Excel vers Access
L'importation de données d'Excel vers Access peut être un énorme gain de temps. Vous pouvez faire beaucoup plus avec vos données en utilisant Access, y compris la mise à jour des formules et le tri ou le filtrage des résultats. Si vous ne savez pas si vous devez passer d'Excel à Access, contactez une société d'assistance MS Access.
4. Exporter des données d'Access vers Excel
Il est également utile d'exporter des données d'Access vers Excel. Les feuilles de calcul ne sont pas capables de faire tout ce que les bases de données peuvent faire, mais elles sont toujours utiles lorsque vous n'avez besoin de gérer qu'une petite quantité de données. De plus, la plupart des gens savent utiliser Excel.
5. Utiliser SQL pour les requêtes avancées
Le langage de requête structuré (SQL) est un bon choix si vous rencontrez des difficultés pour concevoir une requête. SQL est la base des bases de données relationnelles et vous permet de choisir les résultats exacts que vous recherchez.
6. Sauvegardez régulièrement votre base de données
Vos bases de données Access ne sont pas à l'abri de la corruption ou des dommages, il est donc important de prendre les mesures appropriées pour les protéger. La meilleure façon d'y parvenir est de sauvegarder régulièrement vos bases de données.
7. Connaissez vos raccourcis
Prenez le temps de vous familiariser avec les raccourcis qui vous seront utiles. Par exemple, vous pouvez exploiter toute la puissance d'Access en filtrant les résultats, en masquant les doublons dans les rapports et en accélérant la saisie des données.
8. Comprendre les macros
Les macros sont des outils qui vous permettent d'automatiser les tâches et les fonctionnalités de vos formulaires et rapports - et vous n'avez pas besoin d'apprendre VBA (Visual Basic pour Applications) pour le faire. Prenez votre temps pour apprendre les macros, même si elles semblent déroutantes au premier abord, vous serez beaucoup plus efficace !
9. Tirez parti de vos relations
De nombreuses personnes utilisent Access comme une feuille de calcul glorifiée, mais vous ne faites que limiter son potentiel en faisant cela. Les bases de données relationnelles suivent les relations entre les éléments de données. Découvrez donc comment créer une relation entre deux tables dans n'importe quelle base de données.
10. Choisissez soigneusement les clés primaires
MS Access vous permet de choisir vos clés primaires, et vous voudrez le faire judicieusement. Lors de la conception d'une nouvelle base de données, par exemple, la clé sélectionnée doit être unique. S'il est possible que deux enregistrements partagent la même valeur pour un attribut, vous ne voudrez pas l'utiliser comme clé primaire.
Microsoft Access ne doit jamais être sous-estimé. C'est un programme de base de données puissant qui vous permet de faire plus en moins de temps. Espérons que les 10 conseils ci-dessus vous seront utiles lorsque vous apprendrez à naviguer dans Access 2016 de manière plus efficace et productive.
