Vous pouvez facilement créer un rapport groupé à l'aide de l'assistant de rapport dans Access 2016.
Un rapport groupé (également appelé rapport récapitulatif) est un rapport dans lequel un ou plusieurs champs sont utilisés pour regrouper les autres champs. Cela peut être pratique si un champ contient de nombreuses valeurs répétitives, car vous pouvez afficher la valeur une fois, puis afficher tous les enregistrements appartenant à ce groupe.
Ci-dessous, nous utiliserons l'assistant de rapport pour créer un rapport groupé.
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Lancer l'assistant de rapport
Cliquez sur Assistant de rapport sur le ruban (depuis l'onglet Créer onglet).
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Sélectionnez les champs
Sélectionnez les champs que vous souhaitez voir apparaître sur le rapport. Vous pouvez sélectionner des champs dans plusieurs tables ou requêtes.
Pour cela, sélectionnez une table ou une requête à l'aide de la liste déroulante.
Double-cliquez ensuite sur un champ dans le volet de gauche pour le déplacer vers le volet de droite. Répétez cette opération pour chaque champ qui doit apparaître dans le rapport. Les champs du volet de droite apparaîtront dans le rapport.
Répétez l'opération pour chaque table/requête pertinente.
Une fois terminé, cliquez sur Suivant> .
Vous pouvez également sélectionner un champ, puis utiliser le
> pour le déplacer vers l'autre volet.Vous pouvez utiliser le
>> bouton pour déplacer tous les champs. -
Choisir un tableau/champ de regroupement
Dans le volet de gauche, sélectionnez la table ou la requête contenant le champ sur lequel le rapport doit être regroupé.
Le volet de droite affichera un aperçu basé sur votre sélection.
Cliquez sur Suivant> .
L'aperçu ne groupera le rapport que s'il trouve un champ approprié pour le grouper. Sinon, il affichera les champs non groupés.
Si l'aperçu n'affiche aucun regroupement ici, votre rapport ne sera pas groupé. Dans ce cas, vous devrez revenir en arrière et ajouter un champ approprié pour regrouper le rapport.
Alternativement, vous pouvez modifier le rapport ultérieurement et choisir le champ de regroupement à ce moment-là.
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Ajouter un groupement supplémentaire si nécessaire
Access vous donne désormais la possibilité de spécifier plus de niveaux de regroupement si nécessaire.
Dans notre exemple, nous le laisserons tel quel (à un niveau de regroupement).
Cliquez sur Suivant> .
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Spécifiez l'ordre de tri si nécessaire
Vous pouvez spécifier des champs pour trier les détails du rapport. Cela trie les champs au sein de chaque groupe (pas les champs groupés).
Une fois terminé, cliquez sur Suivant> .
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Choisir une mise en page
Sélectionnez l'une des mises en page prédéfinies pour le rapport.
L'aperçu sera mis à jour lorsque vous sélectionnerez un élément. N'hésitez pas à sélectionner chacun d'entre eux pour voir comment cela affecte la mise en page.
Vous pouvez également modifier l'orientation en Paysage si nécessaire.
Pour notre exemple, nous laisserons le rapport avec un Pas à pas mise en page et un Portrait orientation.
Une fois terminé, cliquez sur Suivant> .
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Nom du rapport
Entrez un nom pour le rapport.
Vous avez également la possibilité de prévisualiser le rapport ou de modifier sa conception une fois que l'assistant a fini de le créer.
Pour notre exemple, nous le laisserons à Prévisualiser le rapport .
Cliquez sur Terminer pour générer le rapport.
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Le rapport
Le rapport est maintenant créé. Il est regroupé comme nous l'avons spécifié.
Reformater le rapport
Vous devrez peut-être effectuer un léger reformatage pour rendre le rapport plus présentable.
Dans notre exemple, nous devrons étendre la largeur du champ de date, et peut-être réorganiser un peu les champs, et peut-être supprimer les bordures et ajuster les couleurs d'arrière-plan.
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Supprimer la bordure
Access adore mettre des bordures autour des champs. Si vous ne voulez pas de bordure, vous pouvez la supprimer.
Sélectionnez le ou les champs dont vous souhaitez supprimer la bordure.
Cliquez maintenant sur Shape Outline du Format dans le ruban, puis sélectionnez Transparent depuis le menu contextuel.
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Revoir les couleurs alternées
Assurez-vous de faire attention à la façon dont les couleurs alternatives sont rendues (c'est-à-dire celles qu'Access applique automatiquement aux rapports).
Les couleurs alternées sur un rapport groupé peuvent réduire la clarté du champ groupé. Vous constaterez peut-être que le champ groupé partage sa couleur alternée avec le champ précédent ou le champ suivant. Cela finit par réduire cet aspect "groupé" et pourrait éventuellement confondre le lecteur quant aux champs qui sont réellement regroupés.
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Supprimer les couleurs alternées
Pour supprimer les couleurs alternées, sélectionnez la section Détail du rapport en mode Création.
Cliquez ensuite sur Alternate Row Color du Format sur le ruban, puis sélectionnez Aucune couleur depuis le menu contextuel.
Vous pouvez faire la même chose pour le champ groupé. Pour sélectionner le champ groupé, sélectionnez FieldName En-tête où FieldName est le nom du champ groupé.
Vous pouvez également utiliser une police de caractères gras pour le champ groupé en sélectionnant le champ, puis en cliquant sur l'icône Gras dans le ruban.
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Le rapport terminé
Désormais, l'affichage du rapport dans l'aperçu avant impression (ou une autre vue) affichera le rapport sans les couleurs alternées.
Dans notre exemple, le champ groupé est également rendu en gras (après l'avoir mis en gras à l'aide de la commande Gras du ruban).
