Vous pouvez regrouper un rapport sur plusieurs champs assez facilement lorsque vous utilisez l'assistant de rapport dans Access 2016.
Un rapport groupé (également appelé rapport de synthèse) est un rapport dans lequel un ou plusieurs champs sont utilisés pour regrouper les autres champs.
Access vous permet de créer des rapports regroupés sur plusieurs champs. Par exemple, vous pouvez regrouper un rapport de ventes par état, puis par ville.
Vous trouverez ci-dessous un autre exemple dans lequel nous créons un rapport regroupé sur deux champs.
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Lancer l'assistant de rapport
Cliquez sur Assistant de rapport sur le ruban (depuis l'onglet Créer onglet).
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Sélectionnez les champs
Sélectionnez les champs que vous souhaitez voir apparaître sur le rapport. Vous pouvez sélectionner des champs dans plusieurs tables ou requêtes.
Pour cela, sélectionnez une table ou une requête à l'aide de la liste déroulante.
Double-cliquez ensuite sur un champ dans le volet de gauche pour le déplacer vers le volet de droite. Répétez cette opération pour chaque champ qui doit apparaître dans le rapport. Les champs du volet de droite apparaîtront dans le rapport.
Répétez l'opération pour chaque table/requête pertinente.
Une fois terminé, cliquez sur Suivant> .
Vous pouvez également sélectionner un champ, puis utiliser le
> pour le déplacer vers l'autre volet.Vous pouvez utiliser le
>> bouton pour déplacer tous les champs. -
Choisir un tableau/champ de regroupement
Dans le volet de gauche, sélectionnez la table ou la requête contenant le champ sur lequel le rapport doit être regroupé.
Ce sera le premier niveau de regroupement sous lequel tous les autres champs seront regroupés.
Le volet de droite affichera un aperçu basé sur votre sélection.
Cliquez sur Suivant> .
L'aperçu ne groupera le rapport que s'il trouve un champ approprié pour le grouper. Sinon, il affichera les champs non groupés.
Si l'aperçu n'affiche aucun regroupement ici, votre rapport ne sera pas groupé. Dans ce cas, vous devrez revenir en arrière et ajouter un champ approprié pour regrouper le rapport.
Alternativement, vous pouvez modifier le rapport ultérieurement et choisir le champ de regroupement à ce moment-là.
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Ajouter le ou les champs supplémentaires
C'est ici que vous pouvez sélectionner le deuxième champ à regrouper.
Ce champ, s'il est sélectionné, est inséré entre le regroupement de premier niveau et les autres champs.
Cliquez sur Suivant> .
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Spécifiez l'ordre de tri si nécessaire
Vous pouvez spécifier des champs pour trier les détails du rapport. Cela trie les champs au sein de chaque groupe (pas les champs groupés).
Une fois terminé, cliquez sur Suivant> .
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Choisir une mise en page
Sélectionnez l'une des mises en page prédéfinies pour le rapport.
L'aperçu sera mis à jour lorsque vous sélectionnerez un élément. N'hésitez pas à sélectionner chacun d'entre eux pour voir comment cela affecte la mise en page.
Vous pouvez également modifier l'orientation en Paysage si nécessaire.
Pour notre exemple, nous laisserons le rapport avec un Pas à pas mise en page et un Portrait orientation.
Une fois terminé, cliquez sur Suivant> .
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Nom du rapport
Entrez un nom pour le rapport.
Vous avez également la possibilité de prévisualiser le rapport ou de modifier sa conception une fois que l'assistant a fini de le créer.
Pour notre exemple, nous le laisserons à Prévisualiser le rapport .
Cliquez sur Terminer pour générer le rapport.
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Le rapport
Le rapport est maintenant créé. Il comporte deux niveaux de regroupement, comme spécifié.
Reformater le rapport
Vous devrez peut-être reformater légèrement le rapport pour le rendre plus présentable.
Dans notre exemple, nous devrons étendre la largeur du champ de date, réorganiser un peu les champs et ajuster les couleurs d'arrière-plan alternées.
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Modifications de mise en forme en mode Mise en page
Vous pouvez basculer entre le mode Mise en page et le mode Création en fonction de ce qui vous semble le plus simple.
Dans cet exemple, nous utilisons le mode Mise en page pour modifier le format de la date. Le mode Mise en page facilite la vérification de ce genre de choses, car il affiche des données réelles dans les champs.
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Revoir les couleurs alternées
Assurez-vous de faire attention à la façon dont les couleurs alternatives sont rendues (c'est-à-dire celles qu'Access applique automatiquement aux rapports).
Les couleurs alternées sur un rapport groupé peuvent réduire la clarté du champ groupé. Vous constaterez peut-être que le champ groupé partage sa couleur alternée avec le champ précédent ou le champ suivant. Cela finit par réduire cet aspect "groupé" et pourrait éventuellement confondre le lecteur quant aux champs qui sont réellement regroupés.
Cela devient encore plus problématique à mesure que vous ajoutez des champs groupés.
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Supprimer les couleurs alternées
Pour supprimer les couleurs alternées, sélectionnez la section Détail du rapport en mode Création.
Cliquez ensuite sur Alternate Row Color du Format sur le ruban, puis sélectionnez Aucune couleur depuis le menu contextuel.
Vous pouvez faire la même chose pour les champs groupés. Pour sélectionner le champ groupé, sélectionnez FieldName En-tête où FieldName est le nom du champ groupé.
Vous devrez le faire pour chaque champ groupé si vous souhaitez supprimer tous les arrière-plans alternés.
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Mettre en forme le champ d'en-tête supérieur
Maintenant que nous avons supprimé les couleurs d'arrière-plan alternées, cela ne ferait pas de mal d'ajouter une couleur d'arrière-plan à l'en-tête de niveau supérieur. Cela le distinguera de l'en-tête de deuxième niveau et des autres champs.
Pour ce faire, sélectionnez FieldName En-tête où FieldName est le nom du champ groupé, puis cliquez sur Shape Fill sur le ruban (depuis le Format onglet) et choisissez une couleur.
Vous devrez peut-être également définir le champ réel lui-même sur transparent si sa couleur est différente de celle de l'arrière-plan.
Vous pouvez également utiliser une police de caractères gras pour le champ groupé en sélectionnant le champ, puis en cliquant sur l'icône Gras dans le ruban.
Le formatage appliqué ici n'est qu'une suggestion. Il existe de nombreuses autres façons de formater un rapport. Allez-y et expérimentez.
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Le rapport terminé
Désormais, l'affichage du rapport dans l'aperçu avant impression (ou une autre vue) affichera le rapport sans les couleurs alternées.
Dans notre exemple, le champ groupé est également rendu en gras (après l'avoir mis en gras à l'aide de la commande Gras du ruban).
