Supposons que vous disposiez d'une base de données Access contenant les noms et adresses de vos clients. De temps en temps, vous voudrez peut-être ou devrez envoyer une lettre standard à chaque client qui a accepté de tels envois. Cependant, vous savez que ces lettres auront une bien meilleure apparence et fonctionneront beaucoup plus efficacement si elles sont personnalisées pour chaque destinataire particulier. Un exemple de base consiste à imprimer le nom et l'adresse du client en haut de la lettre et à inclure le titre et le prénom du client dans la ligne de salutation. Bien entendu, nous pouvons aller beaucoup plus loin et inclure des informations sur le compte du client et même sur ses commandes précédentes (le cas échéant).
Il existe deux façons de procéder. Nous pourrions créer un rapport d'accès qui est très bien. Après tout, les données sont stockées dans Access, alors pourquoi ne pas créer une lettre au moyen d'un tel rapport ? Il est certainement possible de le faire. Cependant, il peut être avantageux de fusionner vos données client stockées dans une table ou une requête Access dans un document de traitement de texte MS Word. Il est sans doute beaucoup plus facile de s'asseoir et de rédiger une lettre standard bien présentée à l'aide de MS Word (que de créer le même document dans un rapport Access). On pourrait dire que Word est un meilleur outil pour ce travail particulier.
Fusion et publipostage Le processus par lequel les données d'un tableau sont intégrées dans un document de traitement de texte est connu sous le nom de publipostage. . L'exercice suivant explique comment utiliser les informations du tableau Access de la figure 1 ci-dessous.

Figure 1 : Le schéma de la table Access que nous allons utiliser.

Connexion aux données d'accès Cette première étape du processus consiste à connecter MS Word à la base de données dans laquelle les données client sont stockées. Nous allons travailler sur un document vierge ici, mais normalement vous commencerez par composer votre lettre standard. L'objet de cet exercice est de montrer comment un document Word accède aux données d'une table ou d'une requête MS Access (plutôt que comment composer un document Word bien présenté en soi).

1. Ouvrez MS Word.
2. Cliquez sur l'icône SÉLECTIONNER DES DESTINATAIRES. Il se trouve dans le groupe START MAIL MERGE du ruban MAILINGS. Cliquer sur l'icône révèle un menu déroulant.
3. Sélectionnez UTILISER LA LISTE EXISTANTE dans le menu déroulant.
4. Naviguez jusqu'à l'emplacement de votre base de données Access (dans la fenêtre qui s'est ouverte) et double-cliquez sur son nom de fichier. Cela ouvre le formulaire de dialogue SELECT TABLE dans lequel vous voyez toutes les tables et requêtes de votre base de données.

   Figure 2 :La SELECT TABLE formulaire de dialogue.

5. Double-cliquez sur le nom de la table ou de la requête contenant les noms et adresses des clients. Nous sommes intéressés par le tblCustomer. Le formulaire de dialogue se ferme alors. Vous êtes maintenant prêt à sélectionner les champs à utiliser dans votre document.

Accéder aux champs de table ou de requête Nous sommes maintenant connectés à la base de données Access et à la table dans laquelle les données client sont stockées. La prochaine étape du processus consiste à insérer les champs de cette table dans le document Word lui-même. Nous allons utiliser des champs pour entrer l'adresse du client en haut de la lettre et produire une ligne de salutation. Si nous le voulions, nous pourrions également aller plus loin et insérer des données du tableau avec le texte principal de la lettre.

1. Cliquez sur l'emplacement du document où le champ doit être inséré.
2. Cliquez sur la moitié inférieure de l'icône du bouton partagé INSÉRER LE CHAMP DE FUSION. Il se trouve dans le groupe WRITE AND INSERT FIELDS du ruban MAILINGS. Une liste déroulante de champs apparaît (voir figure 3 ci-dessous).

   Figure 3 : Insérer des champs de publipostage .

3. Sélectionnez le titre des clients champ de la liste. Un titre l'espace réservé de champ apparaît maintenant sur le document.
4. Répétez l'étape 2, cette fois en sélectionnant le champ du nom de famille. Assurez-vous de laisser un espace entre les deux espaces réservés.
5. Allez à une nouvelle ligne, puis répétez l'étape 2, cette fois en sélectionnant le premier champ d'adresse. Répétez cette étape pour chacun des champs d'adresse, chaque champ sur une ligne distincte.
6. Descendez deux lignes sous les champs d'adresse pour saisir la ligne de salutation. Tapez une salutation telle que "Cher", laissez un espace, puis insérez un titre champ, suivi d'un autre espace, puis du nom de famille champ

Votre document devrait maintenant ressembler à ceci :

Figure 4 : Le champ Fusion et publipostage Espaces réservés.

Fusionner les données d'accès Une fois que vous avez ajouté les champs de publipostage à votre document, vous êtes presque prêt à exécuter le publipostage. Avant de le faire, cependant, c'est une bonne idée de prévisualiser à quoi ressembleront les documents après la fusion des données. Pour ce faire, cliquez sur l'icône APERÇU DES RÉSULTATS sur le RUBAN D'ENVOI. Chaque enregistrement de la base de données est ensuite fusionné dans un document distinct. Vous pouvez faire défiler chacun de ces "enregistrements de documents" à l'aide des boutons de navigation du groupe APERÇU DES RÉSULTATS. Voici à quoi ressemble notre document lorsqu'il est prévisualisé :

Figure 5 (ci-dessus) : Aperçu du premier enregistrement de données fusionnées.

Figure 6 : TERMINER ET FUSIONNER.

Nous pouvons maintenant exécuter le publipostage. Pour ce faire, cliquez sur le bouton TERMINER ET FUSIONNER (voir figure 6 ci-dessus). Vous avez ensuite la possibilité d'IMPRIMER DES DOCUMENTS ou de MODIFIER DES DOCUMENTS INDIVIDUELS. Faire ce dernier ouvre une nouvelle instance de Word contenant les documents fusionnés. Vous êtes ensuite libre de faire les ajustements que vous jugez appropriés et de les imprimer lorsque vous êtes prêt.