Vous n'avez pas besoin d'utiliser toutes les fonctionnalités et tous les outils et de repousser les limites de l'enveloppe Access. En fait, vous pouvez utiliser très peu de tout ce qu'Access a à offrir tout en créant une solution assez importante pour vos besoins de stockage et d'accès aux données - tout cela parce qu'Access peut vraiment "tout faire" - vous permettant de configurer rapidement une base de données, créer des enregistrements dans cette base de données, puis utiliser ces données de plusieurs manières utiles. Plus tard, qui sait ? Vous pourriez devenir un gourou d'Access.
Qu'est-ce qu'est Bon accès ? C'est une bonne question. Eh bien, la liste de ce que vous pouvez en faire est beaucoup plus longue que la liste de ce que vous ne pouvez pas faire avec – bien sûr, surtout si vous laissez des choses comme « laver votre voiture » et « ranger la vaisselle » hors de la liste « ne peut pas faire ». En ce qui concerne l'organisation, le stockage et la récupération des données, Access est en tête de la classe.Construire de grandes bases de données avec Alexa
D'accord, qu'est-ce que je veux dire par gros base de données? Toute base de données avec beaucoup d'enregistrements - et beaucoup, Je veux dire des centaines. Au moins. Et certainement si vous avez des milliers d'enregistrements, vous avez besoin d'un outil comme Access pour les gérer. Bien que vous puissiez utiliser Microsoft Excel pour stocker des listes d'enregistrements, cela limite le nombre que vous pouvez stocker (pas plus que le nombre de lignes dans une seule feuille de calcul). De plus, vous ne pouvez pas utiliser Excel pour configurer quoi que ce soit au-delà d'une simple liste qui peut être triée et filtrée. Donc, tout ce qui contient beaucoup d'enregistrements et de données complexes est mieux fait dans Access.
Certaines raisons pour lesquelles Access gère bien les grandes bases de données sont :
- Généralement, une grande base de données a de gros besoins de saisie de données. Access propose non seulement des formulaires, mais également des fonctionnalités permettant de créer un formulaire rapide à travers lequel quelqu'un peut saisir tous ces enregistrements. Cela peut faciliter et accélérer la saisie des données et réduire considérablement la marge d'erreur.
- Lorsque vous disposez d'un très grand nombre d'enregistrements, vous avez également de nombreuses possibilités d'erreurs. Cela inclut les enregistrements en double, les enregistrements avec des fautes d'orthographe et les enregistrements avec des informations manquantes - et ce n'est que pour les ouvreurs. Vous avez donc besoin d'une application telle qu'Access pour repérer ces erreurs et les corriger.
- De grandes bases de données signifient d'importants besoins en matière de rapports précis et pertinents. Access dispose de puissants outils de création de rapports que vous pouvez utiliser pour créer des rapports imprimés et à l'écran, et ceux-ci peuvent inclure aussi peu ou autant d'éléments de vos données que vous le souhaitez, tirés de plusieurs tableaux si nécessaire. Vous pouvez personnaliser vos rapports en fonction de votre audience, qu'il s'agisse de ce qui s'affiche sur les pages des rapports ou des couleurs et polices utilisées.
- Les grandes bases de données sont difficiles à parcourir lorsque vous voulez trouver quelque chose. Access fournit plusieurs outils pour trier, rechercher et créer vos propres outils spécialisés (appelés requêtes ) pour trouver l'enregistrement unique ou le groupe d'enregistrements insaisissable dont vous avez besoin.
- Access permet de gagner du temps en facilitant l'importation et le recyclage des données. Vous avez peut-être utilisé certains outils pour importer des données à partir d'autres sources, telles que des feuilles de calcul Excel (si vous avez commencé dans Excel et optimisé son utilité en tant que périphérique de stockage de données) et des tableaux Word. Access vous évite d'avoir à ressaisir toutes vos données et vous permet de conserver la cohérence de plusieurs sources de données.
Créer des bases de données avec plusieurs tables
Que votre base de données contienne 100 enregistrements ou 100 000 enregistrements (ou plus), si vous avez besoin de conserver des tables séparées et de les relier pour une utilisation maximale de l'information, vous avez besoin d'un relationnel base de données - et c'est Access. Comment savez-vous si vos données doivent être dans des tables séparées ? Pensez à vos données — sont-elles très compartimentées ? Est-ce que ça part sur des tangentes? Considérez l'exemple suivant et appliquez les concepts à vos données et voyez si vous avez besoin de plusieurs tables pour votre base de données.La base de données des grandes organisations
Imaginez que vous travaillez pour une très grande entreprise et que l'entreprise dispose de données relatives à ses clients et à leurs commandes, aux produits vendus par l'entreprise, à ses fournisseurs et à ses employés. Pour une base de données complexe comme celle-ci, vous avez besoin de plusieurs tables, comme suit :- Un tableau contient les données client :noms, adresses, numéros de téléphone et adresses e-mail.
- Un deuxième tableau contient les commandes des clients, y compris le nom du client qui a passé la commande, le vendeur qui a géré la vente, les informations d'expédition et la date de la commande.
- Un troisième tableau contient des informations sur les produits vendus par l'entreprise, y compris les numéros de produits, les noms des fournisseurs, les prix et le nombre d'articles en stock.
- Un quatrième tableau contient des données sur les fournisseurs :sur les entreprises auprès desquelles l'organisation principale obtient son inventaire de produits à revendre aux clients. Le tableau contient les noms des entreprises, leur personne de contact, ainsi que l'adresse, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone pour les joindre.
- Un cinquième tableau contient les données des employés (de la date à laquelle ils ont été embauchés à leurs coordonnées en passant par leur titre de poste) et contient également des notes à leur sujet, une sorte de résumé de leur CV à titre de référence.
Parce que vous n'avez pas à remplir tous les champs pour chaque enregistrement - dans n'importe quelle table de la base de données - si vous n'avez pas de numéro de téléphone ou ne connaissez pas d'adresse e-mail, par exemple, vous pouvez laisser ces champs vides jusqu'à ce que vous ayez obtenu ces informations.
Échec de la planification ? Prévoyez d'échouer
Si vous réfléchissez bien à votre base de données, à la façon dont vous utilisez vos données et à ce que vous devez savoir sur vos employés, clients, bénévoles, donateurs, produits ou projets, quelles que soient les informations sur lesquelles vous stockez, vous pouvez planifier :- De combien de tables aurez-vous besoin
- Quelles données iront dans quelle table
- Comment utiliserez-vous les tableaux ensemble pour obtenir les rapports dont vous avez besoin
Dans le cadre d'une planification approfondie, esquissez votre base de données planifiée sur papier, en dessinant une sorte d'organigramme avec des cases pour chaque table et des listes de champs que vous aurez dans chacune. Dessinez des flèches pour montrer comment ils pourraient être liés - c'est un peu comme dessiner un simple arbre généalogique - et vous êtes sur la bonne voie vers une base de données utile et bien planifiée.
Voici une procédure pratique à suivre si vous débutez dans le processus de planification d'une base de données :1. Sur papier ou dans un document de traitement de texte, selon ce qui est le plus confortable, tapez ce qui suit :
- Un nom provisoire pour votre base de données
- Une liste des éléments d'information que vous prévoyez d'obtenir quotidiennement ou régulièrement de cette base de données
2. Maintenant, sur la base de ces informations, créez une nouvelle liste des détails réels que vous pourriez stocker :
Énumérez toutes les informations auxquelles vous pouvez penser concernant vos clients, produits, idées, cas, livres, œuvres d'art, étudiants, quel que soit le domaine auquel votre base de données se rapporte. N'ayez pas peur d'aller trop loin - vous pouvez toujours ignorer certains éléments de la liste s'ils ne s'avèrent pas être des choses que vous devez vraiment savoir (ou pouvez éventuellement découvrir) sur chaque élément de votre base de données.
3. Prenez la liste des champs (c'est ce que sont toutes ces informations) et commencez à les diviser en groupes logiques.
Comment ? Réfléchissez aux champs et à leur interaction :
- Par exemple, si la base de données garde la trace d'une bibliothèque de livres, peut-être le titre, la date de publication, l'éditeur, l'ISBN (I S internationales norme B oh N nombre, qui est unique pour chaque livre), le prix et le nombre de pages peuvent être stockés dans un groupe, tandis que les informations sur l'auteur, les critiques et les listes d'autres titres du même auteur ou de livres sur le même sujet peuvent être stockées dans un autre groupe. Ces groupes deviennent des tables individuelles, créant votre base de données relationnelle de livres.
- Découvrez ce qui est unique dans chaque enregistrement. Comme indiqué au point précédent, vous avez besoin d'un champ unique pour chaque enregistrement. Bien qu'Access puisse créer une valeur unique pour vous si aucune donnée unique n'existe pour chaque enregistrement de votre base de données, il est souvent préférable d'avoir déjà un tel champ en place ou de créer un tel champ vous-même. Numéros de client, numéros d'étudiant, numéros de sécurité sociale, ISBN de livres, numéros de catalogue, numéros de série :tout ce qui n'est pas le même pour deux enregistrements fera l'affaire.
Avec une grande liste de champs et quelques regroupements provisoires de ces champs à portée de main, et avec une idée du champ qui est unique pour chaque enregistrement, vous pouvez commencer à comprendre comment utiliser les données.
4. Faites une liste des façons dont vous pourriez utiliser les données, y compris :
- Rapports que vous souhaitez créer, y compris une liste des champs à inclure dans chaque rapport
- Autres façons d'utiliser les données :étiquettes pour les envois, étiquettes de produits, données de catalogue, listes de prix, listes de contacts, etc.
5. Énumérez tous les endroits où résident actuellement vos données. Cela peut être sur des bouts de papier dans votre poche, sur des cartes dans une boîte, dans un autre programme (tel qu'Excel), ou peut-être par l'intermédiaire d'une entreprise qui vend des données à des fins de marketing.
Une fois cette planification terminée, vous êtes prêt à commencer à créer votre base de données.Accéder aux bases de données avec les formulaires utilisateur
Lorsque vous planifiez votre base de données, réfléchissez à la manière dont les données seront saisies :- Si vous effectuez vous-même la saisie des données, vous êtes peut-être à l'aise avec un environnement de type feuille de calcul (appelé dans Access mode Feuille de données ), où la table est une grande grille. Vous le remplissez ligne par ligne, et chaque ligne est un enregistrement.
La figure montre un tableau des volontaires en cours en mode Feuille de données. Vous décidez :est-ce facile à utiliser, ou pouvez-vous vous imaginer oublier de descendre d'une ligne et saisir les mauvaises informations dans les mauvaises colonnes lorsque vous saisissez chaque enregistrement ? Comme vous pouvez le voir, il y a plus de champs qu'il n'y en a dans la fenêtre, vous feriez donc beaucoup de défilement vers la gauche et vers la droite pour utiliser cette vue.
Le mode feuille de données peut être un environnement facile pour la saisie de données. Ou pas.- Vous pouvez utiliser un formulaire (illustré dans la figure suivante) à la place. Un formulaire est une interface spécialisée pour la saisie de données, la modification et l'affichage de votre base de données, un enregistrement à la fois, si :
- Quelqu'un d'autre s'occupera de la saisie des données
- Saisir ligne après ligne de données dans une grande grille semble abrutissant
Voici un formulaire simple pour saisir de nouveaux enregistrements ou consulter ceux qui existent déjà.
L'effet abrutissant (et l'augmentation inhérente de la marge d'erreur) est particulièrement probable lorsque vous avez beaucoup de champs dans une base de données et que l'utilisateur, s'il travaille en mode Feuille de données, doit se déplacer horizontalement dans les champs. Un formulaire comme celui-ci présente les champs dans un format plus agréable, ce qui facilite la saisie de données dans les champs et permet de voir tous les champs simultanément (ou uniquement ceux dans lesquels vous souhaitez saisir des données).
Si votre base de données est suffisamment volumineuse pour que vous ayez besoin d'aide pour la saisie des données, ou si elle va s'agrandir avec le temps, ce qui rend probable un processus de saisie des données en cours, Access est l'outil qu'il vous faut. Le fait qu'il offre des formes simples de saisie/édition de données est une raison suffisante pour en faire votre application de base de données de choix.
Bases de données nécessitant des rapports spéciaux
Une autre raison d'utiliser Access est la possibilité qu'il vous donne de créer rapidement et facilement des rapports personnalisés. Certains programmes de base de données, en particulier ceux conçus pour les bases de données à table unique (appelés flat-file bases de données), ont des rapports prédéfinis intégrés, et c'est tout ce que vous pouvez faire - sélectionnez simplement un rapport dans la liste et exécutez le même rapport que tous les autres utilisateurs de ce logiciel exécutent.
Si vous êtes un utilisateur d'Excel, vos capacités de création de rapports sont loin d'être faciles ou simples, et elles ne sont pas conçues pour être utilisées avec de grandes bases de données - elles sont destinées aux feuilles de calcul et aux petites listes à une table. De plus, vous devez creuser beaucoup plus profondément dans les outils d'Excel pour obtenir ces rapports. Access, en revanche, est une application de base de données. La création de rapports est donc une fonctionnalité majeure et initiale.
Un exemple? Dans Excel, pour obtenir un rapport qui regroupe vos données selon un ou plusieurs des champs de votre liste, vous devez d'abord trier les lignes de la feuille de calcul, en utilisant le(s) champ(s) pour trier les données, puis vous pouvez créer ce qui est connu sous le nom de rapport de sous-total . Pour le créer, vous utilisez une boîte de dialogue qui vous demande quels calculs vous souhaitez effectuer, où placer les résultats et si vous basez un tri et/ou un sous-total sur plusieurs champs. Le rapport résultant n'est pas conçu pour l'impression et vous devez modifier la pagination de votre feuille de calcul (via une vue spécialisée de la feuille de calcul) pour contrôler l'impression du rapport.
Dans Accès ? Lancez simplement l'assistant de rapport et vous pouvez trier vos données, choisir comment les regrouper, décider des éléments de données à inclure dans le rapport et choisir une disposition visuelle et un jeu de couleurs, le tout dans un processus simple et rationalisé. Sans que vous ne fassiez quoi que ce soit, le rapport est prêt à être imprimé. Access est conçu pour la création de rapports - après tout, il s'agit d'une application de base de données - et les rapports sont l'un des plus (sinon le la plupart) des façons importantes dont vous utiliserez et partagerez vos données.
Parce que les rapports sont une partie si importante d'Access, vous pouvez non seulement les créer avec un minimum de tracas, mais aussi les personnaliser pour créer une documentation puissante de vos données les plus importantes :
- Créez un rapport rapide et simple qui affiche tout ce qui se trouve dans votre tableau dans un format clair et facile à lire.
Ah, la simplicité. Un rapport rapide est à portée de clic.- Créez un rapport personnalisé que vous concevez étape par étape à l'aide de l'assistant de rapport. Le rapport présenté dans la figure présente les volontaires triés par leur nom de famille. Ces options ont été facilement mises en œuvre en quelques clics seulement.
L'assistant de rapport crée des rapports plus élaborés (mais simples), comme celui-ci.- Vous pouvez vraiment retrousser vos manches et concevoir un nouveau rapport, ou jouer avec un rapport existant, en ajoutant toutes sortes de fonctionnalités. La figure suivante montre ce qui se passe en mode Conception. Notez que le titre du rapport (Liste des volontaires par statut) est sélectionné :il est entouré d'un encadré et de minuscules poignées sur les coins et les côtés de l'encadré, ce qui signifie que vous pouvez reformater le titre, modifier la police, la taille ou la couleur du texte, ou même modifier les mots si un nouveau titre est nécessaire.
Le mode Création peut sembler un peu intimidant, mais pour vraiment personnaliser les choses, vous en aurez besoin — et vous pourriez profitez-en même !
Ainsi, vous pouvez créer n'importe quel type de rapport personnalisé dans Access, en utilisant tout ou partie de vos tables de base de données et l'un des champs de ces tables, et vous pouvez regrouper les champs et les placer dans l'ordre de votre choix :
- Avec l'assistant de rapport, vous pouvez choisir parmi plusieurs mises en page prédéfinies pour votre rapport, et vous pouvez tout personnaliser ligne par ligne, colonne par colonne.
- Vous pouvez facilement ajouter et supprimer des champs après avoir créé le rapport, si vous changez d'avis sur ce qui est inclus dans le rapport. Si vous souhaitez apposer votre marque personnelle sur chaque aspect de votre rapport, vous pouvez utiliser le mode Conception pour effectuer les opérations suivantes :
- Ajoutez des titres, des zones de texte instructives ou descriptives et des graphiques.
- Configurez des en-têtes et des pieds de page personnalisés pour inclure toutes les informations que vous souhaitez voir apparaître sur toutes les pages du rapport.
