Microsoft Access est un logiciel qui vous permet de créer et de gérer des bases de données. Il est relativement facile à utiliser et ressemble à d'autres produits Microsoft. Cela en fait un choix approprié pour les débutants ou ceux qui n'ont pas beaucoup d'expérience en informatique. Il y a plusieurs choses pour lesquelles vous pouvez utiliser Access, et l'une d'entre elles est de gérer vos employés. Vous pouvez utiliser l'un des modèles disponibles ou créer le vôtre.
Qu'est-ce qu'une base de données RH ?
Une base de données RH est utilisée par les professionnels pour stocker des informations relatives à leurs employés, telles que les détails de la formation ou les heures de travail standard. Il est important que les bases de données des employés soient sécurisées car elles contiennent des informations sensibles. Avec autant de considérations juridiques à prendre en compte, il est préférable de ne collecter que les informations dont vous avez besoin sur vos employés.
Voici quelques exemples d'informations que vous pouvez inclure dans une base de données RH :
- Vacances et absentéisme
- Horaires ou heures de travail standard
- Feuilles de temps et dépenses
- Coordonnées personnelles (par exemple, date de naissance, fonction)
- Informations salariales
- Diplômes détenus
- Détails de la formation
Considérations relatives aux bases de données d'employés
En tant qu'employeur, vous avez la responsabilité de protéger les informations de vos employés. Si vous ne suivez pas les directives appropriées, des informations précieuses peuvent être exposées à des parties non autorisées. Vous pourriez faire face à des pénalités et vous finirez sûrement par perdre confiance en vos employés et clients.
Vous trouverez ci-dessous les considérations à prendre en compte lors de la création et de la maintenance d'une base de données d'employés :
- Stocker les données de manière éthique. Les informations de vos employés doivent être conservées en toute sécurité et partagées uniquement avec les personnes concernées. Assurez-vous que vous êtes en conformité avec des lois telles que la loi sur la protection des données de 1998 et la loi sur la liberté d'information. Les employés doivent également savoir comment leurs données sont utilisées.
- Sécurité. Dans quelle mesure votre base de données RH est-elle sécurisée ? Si vos données sont stockées sur le cloud, vous voudrez savoir quel type de mesures de sécurité sont en place. Nous vous recommandons également de chiffrer votre base de données, de maintenir tous les logiciels à jour et de limiter les utilisateurs administrateurs.
- Convivialité. Les principales fonctionnalités d'une base de données RH sont de gérer les dossiers des employés, de suivre les congés, d'enregistrer les absences, etc. Tant que votre base de données a été construite correctement, elle devrait être facile à utiliser. Si ce n'est pas le cas, contactez Arkware pour en savoir plus sur la création d'une base de données d'employés intuitive et simple.
- Migration. Il est possible qu'un jour, vous deviez migrer vers un nouveau système de base de données. Vous pouvez migrer Microsoft Access vers MySQL, SQLServer, Azure, Oracle et autres. Ceci est important car vous ne voulez pas avoir à tout saisir à la main.
- Taille de stockage. Enfin, sachez quelle capacité de stockage est susceptible d'être nécessaire. En pensant à l'avance, vous pouvez vous assurer que votre base de données ne manque pas d'espace serveur. La plupart des programmes de base de données ont de grandes capacités, mais cela vaut toujours la peine d'être vérifié.
Construire et maintenir une base de données RH est une partie importante de la possession d'une entreprise. Pour en savoir plus sur la création d'une base de données personnalisée pour votre entreprise ou votre organisation, contactez dès aujourd'hui les experts en bases de données d'Arkware.
