La plupart des nouvelles organisations ou projets passent rapidement de la gestion de leur flux de travail sur papier au suivi de leurs données sur des feuilles de calcul. La prochaine étape logique consiste à mettre en œuvre une base de données relationnelle qui relie correctement toutes vos données et offre finalement de nombreux avantages pour votre investissement.
Que peut faire une base de données pour mon entreprise ?
- Organisation : Une base de données peut vous aider à structurer vos processus métier.
- Validation des données : Une base de données permet des règles de formatage pour la saisie de données (c'est-à-dire que les champs peuvent être obligatoires, avoir un formatage strict comme un numéro de téléphone ou un code postal, ou avoir un nombre maximum de caractères).
- Efficacité : Les bases de données éliminent le besoin de saisie de données redondantes typiques des feuilles de calcul.
- Sécurité des données : Les bases de données ont plus de sécurité pour les utilisateurs qu'une feuille de calcul sous la forme d'un accès utilisateur au système et de restrictions d'accès aux données consultables.
- Rapport : Tout simplement, la création de rapports est beaucoup plus robuste à partir d'une base de données où des plages d'enregistrements pour un seul client ou ensemble de données peuvent être rapidement générées.
- Recherche : Pour la même raison que la création de rapports, la recherche selon plusieurs critères est plus facile avec une base de données et permet aux utilisateurs de se concentrer rapidement sur des enregistrements spécifiques.
- Partage des données : De nombreux utilisateurs de la base de données peuvent accéder simultanément au même fichier et aux mêmes données. Par conséquent, il n'y a pas de duplication de fichiers, de modifications d'utilisateurs individuels et de conflits de mise en forme qui sont courants avec les feuilles de calcul.
- Capacité supérieure : Les bases de données accueillent un très grand volume de données. En comparaison, les feuilles de calcul sont beaucoup plus limitées.
- Données historiques : Les données plus anciennes peuvent être archivées dans une base de données beaucoup plus facile ou facilement accessible pour les rapports. Garder toutes les données historiques actives repousserait très probablement les limites d'une feuille de calcul trop volumineuse et peu pratique.
Pourquoi choisir MS Access plutôt que d'autres bases de données ?
- Popularité : MS Access est la base de données de bureau la plus populaire et est standard dans de nombreux packages MS Office.
- Peu coûteux : Le logiciel MS Access est très peu coûteux (hors temps de développement).
- Démarrage automatique : Un utilisateur novice peut obtenir des résultats utiles.
Quelles sont les limites de MS Access ?
- Manque d'assistance : Il est courant que les premiers efforts de développement de MS Access soient initiés par un membre de l'équipe qui a déjà une responsabilité à plein temps. Lorsque ces membres de l'équipe ne sont plus disponibles ou ont quitté l'entreprise, il ne reste souvent plus personne avec l'expérience nécessaire pour continuer à prendre en charge la base de données. De plus, de nombreux consultants expérimentés choisissent actuellement de prendre leur retraite ou sont passés à des solutions de bases de données plus modernes ; laissant un vide pour les anciennes bases de données MS Access qui ont besoin d'assistance.
- Corruption : Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles un fichier de base de données MS Access peut être corrompu ou endommagé. Les pannes matérielles et les problèmes logiciels sont à blâmer. Sans une protection adéquate contre ces problèmes, ces bases de données peuvent devenir très peu fiables.
- Évolutivité : Bien que plusieurs utilisateurs soient autorisés dans MS Access, la base de données est rapidement surchargée. De plus, par rapport à d'autres bases de données, MS Access a une faible limite pour la quantité maximale de données prises en charge.
- Manque d'expérience de développeur : De nombreux développeurs bricoleurs et non programmeurs s'en remettent rapidement au cours du développement. De plus, les premières décisions de conception peuvent avoir un impact important sur la convivialité et l'évolutivité de la base de données à l'avenir.
- Mises à jour : De nombreux problèmes, tels que l'incompatibilité de version, sont souvent rencontrés lors de la migration des données actuelles vers le logiciel mis à jour.
- Serveur de fichiers : MS Access est une application de serveur de fichiers (et non une application client-serveur). Cela signifie que l'ensemble de la base de données et du logiciel réside dans la mémoire de l'ordinateur de chaque utilisateur. Ceci est inefficace et peut entraîner des erreurs et une corruption potentielle.
- La complexité est prévue : Si l'on s'attend à ce que l'utilisation de cette base de données devienne critique ou réponde à un besoin beaucoup plus important que prévu à l'origine, il est recommandé de rechercher des bases de données alternatives telles que celle conçue à l'aide de SQL Server.
- Conformité : Certaines règles (telles que les exigences de la loi Sarbanes-Oxley – SOX, HIPAA et PCI – Industrie des cartes de paiement) qui s'appliquent à de nombreuses entreprises justifient l'utilisation d'une base de données haut de gamme entièrement auditable.
Les besoins d'une organisation en matière de base de données sont généralement imprévisibles et changent avec le temps. Des bases de données saines sont créées et finissent par se développer et se modifier au cours de la vie d'une entreprise. Face à ces défis, les bases de données MS Access continuent souvent d'être utilisées « telles quelles » et fonctionnent généralement assez bien. Cependant, lorsqu'une urgence survient, une assistance fiable et expérimentée peut être difficile à trouver. Par conséquent, il est fortement recommandé de planifier tôt les prochaines étapes de développement et d'avoir une équipe expérimentée pour vous aider. Qu'il s'agisse d'une petite amélioration de la base de données ou d'un plan complet pour l'avenir, Arkware est prêt à vous guider ! 
