Au cours de votre projet de développement Access, il est important que vous identifiiez les applications Access stratégiques. Ce sont les bases de données Access qui sont cruciales pour la réussite de votre projet et de votre entreprise dans son ensemble. Si ces applications ne fonctionnent pas correctement et que vous ne savez pas comment résoudre le problème, cela pourrait créer de graves problèmes de productivité dans votre entreprise.
Pour éviter que cela ne se produise, nous avons rassemblé quelques étapes simples que vous pouvez suivre pour résoudre le problème et le résoudre.
Étapes pour identifier les applications critiques
Comment identifiez-vous une application critique en premier lieu et qu'est-ce qui la différencie du reste de vos applications Access ? Suivez ces étapes de base pour déterminer quelles sont vos applications critiques.
- Créez un inventaire de tous les fichiers Access de votre réseau qui se terminent par ACCDB. Il s'agit du type de fichier par défaut pour les fichiers Access.
- Triez la liste par date de dernière modification pour voir lesquels de ces fichiers Access vous utilisez régulièrement et lesquels n'ont pas été consultés depuis longtemps. Les fichiers de données (se terminant par BE) sont susceptibles d'avoir été consultés plus récemment que les fichiers de programmation.
- Une fois que vous avez une liste organisée, apportez-la à chaque service et demandez-leur plus d'informations sur l'utilité des bases de données et sur l'auteur et les propriétaires. Demandez-leur de préciser lesquels, selon eux, sont essentiels à la mission et lesquels ne le sont pas.
Si vous suivez ces étapes, vous pouvez identifier toutes les applications critiques qui sont développées au cours de votre projet. Maintenant, vous devez suivre certaines pratiques pour vous assurer que ces applications fonctionnent comme elles le devraient.
Meilleures pratiques pour les applications stratégiques
- Split chaque base de données en un Front End et un Back End – Le Front End contenant le code de l'application est stocké localement sur le PC de chaque utilisateur. Le Back End avec les données brutes doit être stocké sur votre réseau et sauvegardé chaque nuit.
- Créez un diagramme de base de données pour chaque base de données, si vous ne les avez pas déjà.
- Documentez minutieusement le code VBA et la macro.
- Documentez toutes les modifications apportées au système et triez-les par date et version. Conservez ces informations dans un tableau.
- Ajoutez la version et la date de publication au formulaire de démarrage.
En plus de ces pratiques de base, vous devez également parler avec le propriétaire et l'auteur de la base de données et lui poser quelques questions clés :
- Pourquoi la base de données est-elle critique ?
- Pourquoi les systèmes d'entreprise existants ne sont-ils pas adaptés ?
- Y a-t-il des bogues ou des problèmes de vitesse affectant le système en ce moment ? Y aura-t-il des problèmes similaires à mesure que le système se développera ? Gardez à l'esprit qu'Access a une limite de taille de 2 Go et que les applications ralentissent à mesure que vous vous en approchez.
Effectuer une maintenance continue
Gérer correctement vos applications critiques signifie effectuer une maintenance continue pour éviter les bogues. Idéalement, vous devriez effectuer un compactage et une réparation de routine sur votre Back End tous les 3 ou 6 mois. Vous devez également effectuer une maintenance chaque fois que vous remarquez des problèmes avec la base de données, aussi mineurs soient-ils.
Soutenir les employés
L'accès est un outil puissant lorsqu'il est utilisé à son plein potentiel. Vos employés travailleront avec Access indéfiniment, alors aidez-les à apprendre à utiliser des applications critiques et à les développer à l'avenir.
Si vous identifiez une application critique lorsqu'elle tourne mal ou qu'un développeur clé quitte l'entreprise, il est déjà trop tard. Le mal est fait pour votre entreprise et la productivité est gravement affectée. Mais si votre équipe informatique est productive et qu'elle travaille dans tous les services pour identifier et gérer les applications Access critiques, votre entreprise peut continuer à profiter des avantages d'Access pour les années à venir.
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