Introduction à C

Importation/exportation de données Microsoft Access

Présentation

Microsoft Access prend en charge divers scénarios d'importation et d'exportation de données, vers et depuis des bases de données MS Access, vers et depuis des fichiers texte, vers et depuis des feuilles de calcul, etc. Avant d'importer, vous devez créer une base de données qui recevra les enregistrements.

La principale méthode d'importation ou d'exportation consiste à utiliser la page de propriétés Données externes du ruban. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur n'importe quel objet dans le volet de navigation, positionner la souris sur Importer ou Exporter et cliquer sur l'option souhaitée.

Apprentissage pratique :Présentation de l'importation/exportation de données

1. Démarrer Microsoft Access
2. Cliquez sur Base de données de bureau vide
3. Définissez le nom du fichier sur FunDS2
4. Cliquez sur Créer
5. Sur le ruban, cliquez sur Fichier, puis sur Options
6. Dans la liste de gauche, cliquez sur Base de données actuelle
7. Dans la liste de droite, cliquez sur Fenêtres superposées
8. Cliquez sur OK
9. Lisez la boîte de message et cliquez sur OK
10. Sur la table par défaut, double-cliquez sur ID pour passer en mode édition, appuyez sur F2 et appuyez sur Accueil, tapez SoldItem (pour obtenir SoldItemID) et appuyez sur Entrée
11. Dans la section Vues du ruban, cliquez sur Vue (ou Mode Création)
12. Définir le nom comme SoldItems et cliquez sur OK
13. Complétez le tableau avec les champs suivants (ne modifiez que les parties indiquées) :
    Nom du champ Type de données Taille du champ Formater Légende SoldItemID ID de l'article vendu ReceiptNumber Numéro du reçu N° de l'article Numéro de l'article N° de l'article Fabricant 40 Catégorie 25 Sous-catégorie 25 Sous-catégorie Nom de l'article 100 Nom de l'article Taille de l'article 20 Taille PurchasePrice Number Prix d'achat fixe double
14. Fermer le tableau
15. Lorsqu'on vous demande si vous souhaitez enregistrer, cliquez sur Oui
16. Pour créer un nouveau tableau, dans le ruban, cliquez sur Créer et, dans la section Tableaux, cliquez sur Conception de tableau
17. Tapez Numéro de réception et appuyez sur Tab
18. Cliquez avec le bouton droit sur ReceiptNumber et cliquez sur Clé primaire
19. Créez les champs comme suit :
    Nom du champ Type de données Taille du champ Format Légende ReceiptNumber Nombre Entier long N° de reçu EmployeeNumber Nombre Entier long N° d'employé ShoppingDate Date/Heure Date longue Date d'achat ShoppingTime Date/Heure Longue durée Heure d'achat SalesTotal Nombre Double fixe Ventes Total AmountTendered Nombre Double Montant fixe soumis
20. Fermer le tableau
21. Lorsqu'on vous demande si vous souhaitez enregistrer, cliquez sur Oui
22. Définissez le nom de la table en tant que ShoppingSessions et cliquez sur OK
23. Sur le ruban, cliquez sur Fichier, puis sur Nouveau
24. Cliquez sur Base de données de bureau vide
25. Définissez le nom du fichier sur Centre de formation informatique
26. Cliquez sur Créer
27. Sur le ruban, cliquez sur Fichier, puis sur Options
28. Dans la liste de gauche, cliquez sur Base de données actuelle
29. Dans la liste de droite, cliquez sur Fenêtres superposées
30. Cliquez sur OK
31. Lisez la boîte de message et cliquez sur OK

Importation d'une base de données Microsoft Access

Le type de données le plus simple à importer dans une base de données Microsoft Access est une autre base de données MS Access. Pour importer une base de données Microsoft Access :

• Si le volet de navigation contient au moins un tableau, cliquez avec le bouton droit sur un tableau. Positionnez la souris sur Importer et cliquez sur Base de données Access

• Dans la section Importer et lier du ruban, cliquez sur le bouton Accéder

Dans la boîte de dialogue, si vous connaissez le chemin d'accès à la base de données, y compris son nom, saisissez-le. Sinon, cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner la base de données source. Une fois que vous avez spécifié la base de données, cliquez sur OK. La boîte de dialogue Importer des objets s'affiche. Les objets sont organisés par catégories. Sélectionnez les objets souhaités. Outre les objets, vous pouvez importer ou ignorer des aspects tels que les relations et d'autres options du volet de navigation. Pour décider, cliquez sur le bouton Options et sélectionnez les options souhaitées :

Une fois que vous êtes prêt, cliquez sur OK. Si les objets de la base de données étaient valides (et ils devraient l'être), vous ne devriez pas avoir de problème.

Apprentissage pratique :Importation d'une base de données Microsoft Access

1. Sur le ruban, cliquez sur Données externes
2. Dans la section Importer et lier du ruban, cliquez sur le bouton Accéder
3. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Parcourir
4. Parmi les ressources qui accompagnent ces leçons, sélectionnez CTC et cliquez sur Ouvrir
5. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur OK
6. Dans la page de propriétés Tables, cliquez sur Tout sélectionner

   

7. Cliquez sur l'onglet Formulaires, puis sur Tout sélectionner
8. Cliquez sur OK
9. Lorsque les objets ont été importés, dans la boîte de dialogue, cliquez sur Fermer

Exportation d'une base de données Microsoft Access

Il existe plusieurs façons d'exporter les enregistrements d'une base de données Microsoft Access. Une façon consiste à exporter formellement une table.

Pour exporter un objet :

• Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table contenant les enregistrements, positionnez la souris sur l'exportation et cliquez sur Accès
• Dans le volet de navigation, cliquez sur le tableau contenant les enregistrements pour le sélectionner. Dans la section Exporter du ruban, cliquez sur le bouton Accéder

Dans la première page de l'assistant, si vous connaissez le chemin d'accès à la base de données, y compris son nom, saisissez-le ou cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner la base de données cible. Une fois que vous avez spécifié la base de données, cliquez sur OK. Cela afficherait la boîte de dialogue Exporter. Il permet de spécifier le nom de l'objet qui recevra les enregistrements ou l'objet qui sera créé. Vous pouvez également spécifier ce qui sera exporté :uniquement la structure de la table ou à la fois la structure et les enregistrements :

La technique ci-dessus vous permet d'exporter un objet ou un objet à la fois. Si vous souhaitez exporter l'intégralité de la base de données, dans le ruban, cliquez sur Fichier, puis sur Enregistrer sous :

Cette fenêtre vous permet de sélectionner le type de format que la nouvelle base de données doit avoir. La fenêtre propose huit options que vous pouvez utiliser. Pour utiliser une option, cliquez dessus et cliquez sur Enregistrer sous ou double-cliquez dessus.

Si vous souhaitez enregistrer la base de données au format Access 2007-2016 actuel, sélectionnez Base de données Access. Cela ouvrirait la boîte de dialogue Enregistrer sous. Spécifiez le nom et l'emplacement de la nouvelle base de données, puis cliquez sur Enregistrer.

Si vous souhaitez créer une base de données Microsoft Access 97-2000, cliquez sur Base de données Access 2000. Cela créerait un fichier avec .mdb extension. Ce sont des bases de données compatibles avec Microsoft Access 97 et Microsoft Office Access 2000. Il n'y a rien de mal ou de mal avec ces versions de bases de données et elles sont toujours précieuses aujourd'hui. Ils ne prennent tout simplement pas en charge certaines fonctionnalités telles que les expressions, les pièces jointes, etc. sur une table :

Dans les versions de base de données MDB, les expressions ne peuvent pas être créées sur des tables mais elles peuvent être créées sur d'autres types d'objets.

Microsoft Access et Tableurs

Importation d'une feuille de calcul

Il existe plusieurs façons d'importer une feuille de calcul dans une base de données Microsoft Access. La feuille de calcul peut provenir de n'importe quelle application, y compris Microsoft Excel, Google Sheets, CSV, etc.

Si vous envisagez d'importer une feuille de calcul Microsoft Excel ou une feuille Google, vous devez d'abord la préparer. Une façon consiste à s'assurer que l'ensemble de la feuille de calcul est organisé en un seul tableau. Dans ce cas, la partie supérieure de la feuille de calcul doit contenir les catégories pouvant être utilisées/considérées comme en-têtes de colonne. Aucun texte non organisé (texte qui n'est pas considéré comme appartenant au tableau) ne doit s'afficher au-dessus des en-têtes. Les valeurs peuvent alors s'afficher sous chaque en-tête. Voici un exemple :

Aucun texte non organisé (texte qui n'est pas considéré comme appartenant à la table) ne doit s'afficher sous les enregistrements).

Une fois le document prêt, pour l'importer :

• Si le volet de navigation contient au moins un tableau, cliquez avec le bouton droit sur un tableau dans le volet de navigation, positionnez la souris sur Importer, puis cliquez sur Excel
• Dans la section Importer et lier du ruban, cliquez sur le bouton Excel

Dans la boîte de dialogue, spécifiez le chemin et le nom de la feuille de calcul et cliquez sur OK. Cela lancerait un assistant. Dans la première page, sélectionnez le nom de la feuille de calcul contenant les données.

Apprentissage pratique :Importation d'une feuille de calcul Microsoft Excel

1. Sur le ruban, cliquez sur Fichier, puis sur Ouvrir
2. Dans la liste des fichiers, cliquez sur FunDS2
3. Sur le ruban, cliquez sur Données externes
4. Dans la section Importer et lier, cliquez sur le bouton Excel
5. Cliquez sur le bouton Parcourir
6. Parmi les ressources qui accompagnent ces leçons, sélectionnez Fun Department Store et cliquez sur Ouvrir

   

7. Cliquez sur OK

   

8. Dans la première page de l'assistant, assurez-vous que Feuil1 est sélectionné et cliquez sur Suivant. Une boîte de message peut s'afficher. Lisez-le et cliquez sur OK

   

9. Dans la deuxième page de l'assistant, assurez-vous que la première ligne contient les en-têtes de colonne est cochée et cliquez sur Suivant
10. Dans la troisième page de l'assistant, lorsque la colonne ItemNumber est sélectionnée, cliquez sur la flèche de la zone de liste déroulante Type de données et sélectionnez Entier long

    

11. Cliquez sur DateInStore ou sur n'importe quelle cellule en dessous et assurez-vous que son type de données est Date avec heure
12. Cliquez sur UnitPrice et assurez-vous que son type de données est défini sur Double
13. Cliquez sur Suivant
14. Cliquez sur la flèche de la zone de liste déroulante et sélectionnez ItemNumber

    

15. Cliquez sur Suivant
16. Remplacez le nom Importer dans la table par StoreItems

    

17. Cliquez sur Terminer
18. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Fermer
19. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table StoreItems et cliquez sur Mode Création
20. Modifiez les caractéristiques suivantes des champs :
    Nom du champ Taille du champ Formater Légende Numéro d'article N° d'article DateInStore Date en magasin Fabricant 40 Catégorie 25 Sous-catégorie 25 Sous-catégorie Nom de l'article 100 Nom de l'élément Taille de l'article 20 Taille Prix ​​Unitaire Double Fixe Prix unitaire
21. Fermer le tableau
22. Lorsqu'on vous demande si vous souhaitez enregistrer, cliquez sur Oui
23. Vous recevrez également une boîte de message indiquant que certaines données peuvent être perdues. Lisez-le et cliquez sur Oui

Importation d'une feuille de calcul nommée

Si la feuille de calcul contient un mélange de sections ou de groupes organisés et non organisés, vous devez créer des noms pour les groupes d'enregistrements nécessaires.

Apprentissage pratique :Importation d'une feuille de calcul Microsoft Excel

1. Démarrer Microsoft Excel
2. À partir des ressources qui accompagnent ces leçons, ouvrez le classeur Fun Department Store
3. En bas, cliquez sur Sheet2
4. Cliquez sur Numéro d'employé et saisissez NuméroEmployé
5. Remplacer Prénom par Prénom
6. Remplacer le prénom par Nom
7. Sélectionnez les cellules de EmployeeNumber jusqu'au dernier Sales Associates

   

8. Sur le ruban, cliquez sur Formules
9. Dans la section Noms définis, cliquez sur Définir le nom
10. Remplacez le nom suggéré par Employés

    

11. Cliquez sur OK
12. Fermer Microsoft Excel
13. Lorsqu'on vous demande si vous souhaitez enregistrer, cliquez sur Enregistrer et revenez à Microsoft Access
14. Sur le ruban, cliquez sur Données externes si nécessaire.
    Dans la section Import &Link, cliquez sur le bouton Excel
15. Cliquez sur le bouton Parcourir
16. Sélectionnez la feuille de calcul Fun Department Store que vous avez modifiée ci-dessus et cliquez sur Ouvrir
17. Dans la boîte de dialogue Obtenir des données externes, cliquez sur OK
18. Dans la première page de l'assistant, cliquez sur le bouton radio Afficher les plages nommées

    

19. Assurez-vous que Employés est sélectionné et cliquez sur Suivant
20. Sur la deuxième page de l'assistant, cliquez sur La première ligne contient les en-têtes de colonne et cliquez sur Suivant
21. Dans la troisième page de l'assistant, lorsque la colonne EmployeeNumber est sélectionnée, cliquez sur la flèche de la zone de liste déroulante Type de données et sélectionnez Entier long

    

22. Cliquez sur Suivant
23. Cliquez sur la flèche de la zone de liste déroulante et sélectionnez EmployeeNumber

    

24. Cliquez sur Suivant

    

25. Accepter le nom de la table en tant que Employés et cliquez sur Terminer
26. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Fermer
27. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le tableau Employés et cliquez sur Mode Création
28. Modifiez les caractéristiques suivantes des champs :
    Nom du champ Type de données Taille du champ Expression Légende NuméroEmployé Numéro Numéro d'employé Prénom 20 Prénom Nom 20 Nom de famille EmployeeName [FirstName] &" " &[LastName] Nom de l'employé Titre 100
29. Fermer le tableau
30. Lorsqu'on vous demande si vous souhaitez enregistrer, cliquez sur Oui
31. Vous recevrez également une boîte de message indiquant que certaines données peuvent être perdues. Lisez-le et cliquez sur Oui

Copie à partir d'une feuille de calcul

Au lieu d'importer manuellement une feuille de calcul, vous pouvez sélectionner les valeurs dans une feuille de calcul, les copier et les coller dans un tableau dans Microsoft Access.

Apprentissage pratique :copier à partir d'une feuille de calcul

1. Démarrez Microsoft Excel et, dans la liste des fichiers, cliquez sur Fun Department Store
2. Cliquez sur Sheet3
3. Cliquez sur la cellule B5
4. Appuyez et maintenez la touche Maj enfoncée
5. Cliquez sur la cellule G64
6. Relâcher Maj
7. Sur le ruban de Microsoft Excel, cliquez sur Accueil
8. Dans la section Presse-papiers, cliquez sur Copier
9. Dans Microsoft Access, dans le volet de navigation, double-cliquez sur le tableau ShoppingSessions
10. Cliquez avec le bouton droit sur le bouton à l'intersection des en-têtes de colonne et des en-têtes de ligne
11. Cliquez sur Coller
12. Lisez la boîte de message de Microsoft Access et cliquez sur Oui
13. Revenir à Microsoft Excel dans Sheet3
14. Cliquez sur la cellule I5
15. Appuyez et maintenez la touche Maj enfoncée
16. Cliquez sur la cellule P165
17. Relâcher Maj
18. Sur le ruban, cliquez sur Accueil, puis sur Copier
19. Retournez à Microsoft Access et double-cliquez sur la table SoldItems dans le volet de navigation
20. Sur le tableau, cliquez sur Reçu #
21. Appuyez et maintenez la touche Maj enfoncée
22. Cliquez sur Prix unitaire
23. Relâcher Maj
24. Appuyez sur Ctrl + V pour coller
25. Lisez la boîte de message et cliquez sur Oui
26. Fermer les deux tables
27. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'une des tables, positionnez la souris sur Importer, puis cliquez sur Base de données Access
28. Cliquez sur Parcourir
29. Recherchez et sélectionnez la base de données FunDS1 des leçons précédentes (sinon, parmi les ressources qui accompagnent ces leçons, sélectionnez FunDS2) et cliquez sur Ouvrir
30. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur OK
31. Dans la boîte de dialogue Importer des objets, cliquez sur Formulaires
32. Cliquez sur Tout sélectionner
33. Cliquez sur OK
34. Une fois les formulaires importés, dans la boîte de dialogue, cliquez sur Fermer

Exportation vers une feuille de calcul Microsoft Excel

pour transférer des données de Microsoft Access vers une feuille de calcul, il faut copier et coller. Pour commencer, dans Microsoft Access, vous pouvez ouvrir une table en mode Feuille de données, puis sélectionner un, plusieurs ou tous les enregistrements. Après avoir sélectionné le ou les enregistrements, vous pouvez les copier, ouvrir Microsoft Excel, cliquer sur la cellule qui hébergerait la valeur en haut à gauche et coller.

Une autre technique consiste à exporter, et vous pouvez le faire sans ouvrir la table au préalable :

• Avant d'exporter un tableau, dans le volet de navigation, cliquez sur le tableau. Ensuite, dans le ruban, cliquez sur Données externes. Dans la section Exporter, cliquez sur le bouton Excel
• Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le tableau souhaité, positionnez la souris sur Exporter, puis cliquez sur Excel

Cela ouvrirait la boîte de dialogue Exporter - Feuille de calcul Excel avec le chemin où le fichier sera enregistré. Le dossier par défaut est Mes Documents :

Apprentissage pratique :exporter des données sous forme de feuille de calcul

1. Sur le ruban, cliquez sur Fichier, puis sur Ouvrir
2. Dans la liste des fichiers, cliquez sur Centre de formation informatique
3. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le tableau CourseSchedules, positionnez la souris sur Exporter, puis cliquez sur Excel
4. Cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez le dossier (Mes) Documents
5. Cliquez sur OK
6. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Fermer

Microsoft Access et fichiers texte

Importation d'un fichier texte

Vous pouvez créer un tableau à partir des données d'un fichier texte. Si vous créez le fichier (texte) dans le Bloc-notes, la délimitation d'un champ se fait généralement en appuyant sur Tab après avoir créé le contenu des champs. Pour importer un fichier texte dans Microsoft Access :

• Dans la section Importer du ruban, cliquez sur le bouton Fichier texte
• Si vous aviez précédemment créé un tableau qui recevrait les valeurs, dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur ce tableau, positionnez la souris sur Importer, puis cliquez sur Fichier de texte court

Apprentissage pratique :Importer un document texte

1. Pour démarrer une nouvelle base de données, sur le ruban, cliquez sur Fichier, puis sur Nouveau
2. Cliquez sur Base de données de bureau vide
3. Définissez le nom sur Monson University1
4. Cliquez sur Créer
5. Sur le ruban, cliquez sur Fichier, puis sur Options
6. Dans la liste de gauche, cliquez sur Base de données actuelle
7. Dans la liste de droite, cliquez sur Fenêtres superposées
8. Cliquez sur OK
9. Sur le ruban, cliquez sur Données externes et, dans la section Importer et lier, cliquez sur Fichier texte
10. Dans la boîte de dialogue Obtenir des données externes - Fichier texte, cliquez sur le bouton Parcourir
11. Recherchez les ressources qui accompagnent ces leçons et sélectionnez le fichier Departments.txt
12. Cliquez sur Ouvrir
13. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur OK
14. Sur la première page de l'assistant d'importation de texte, acceptez que le texte soit délimité et cliquez sur Suivant
15. Sur la deuxième page, acceptez que le délimiteur soit défini sur Tab.
    Cochez la case La première ligne contient les noms des champs

    

16. Cliquez sur Suivant
17. Dans la troisième page de l'assistant, cliquez sur Suivant
18. Cliquez sur la flèche de la zone de liste déroulante et sélectionnez DepartmentCode
19. Cliquez sur Suivant
20. Acceptez le nom de la table en tant que Départements et cliquez sur Terminer
21. Lorsque les enregistrements ont été importés, cliquez sur Fermer
22. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le tableau Départements et cliquez sur Mode Création
23. Modifiez les caractéristiques suivantes des champs :
    Nom du champ Taille du champ Code Département 5 DepartmentName 100
24. Fermer le tableau
25. Lorsqu'on vous demande si vous souhaitez enregistrer, cliquez sur Oui
26. Vous recevrez également une boîte de message indiquant que certaines données peuvent être perdues. Lisez-le et cliquez sur Oui
27. Sur le ruban, cliquez sur Données externes et, dans la section Importer et lier, cliquez sur Fichier texte
28. Dans la boîte de dialogue Obtenir des données externes - Fichier texte, cliquez sur le bouton Parcourir
29. Dans les ressources qui accompagnent ces leçons, sélectionnez le fichier Employees.txt, puis cliquez sur Ouvrir
30. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur OK
31. Sur la première page de l'assistant d'importation de texte, acceptez que le texte soit délimité et cliquez sur Suivant
32. Sur la deuxième page, acceptez que le délimiteur soit défini sur Tabulation et cliquez sur La première ligne contient les noms des champs

    

33. Cliquez sur Suivant
34. Dans la troisième page de l'assistant, lorsque EmployeeNumber est sélectionné, cliquez sur la flèche de la zone de liste déroulante Type de données et sélectionnez Texte court
35. Cliquez sur Suivant
36. Cliquez sur la flèche de la zone de liste déroulante et sélectionnez EmployeeNumber
37. Cliquez sur Suivant
38. Accepter le nom de la table en tant que Employés et cliquez sur Terminer
39. Lorsque les enregistrements ont été importés, cliquez sur Fermer
40. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le tableau Employés et cliquez sur Mode Création
41. Modifiez les caractéristiques suivantes des champs :
    Nom du champ Taille du champ Légende Numéro d'employé 10 Prénom 25 Prénom Deuxième prénom 25 Nom 25 Nom de famille Code Département 5 Titre 100
42. Fermer le tableau
43. Lorsqu'on vous demande si vous souhaitez enregistrer, cliquez sur Oui
44. Vous recevrez également une boîte de message indiquant que certaines données peuvent être perdues. Lisez-le et cliquez sur Oui
45. Sur le ruban, cliquez sur Données externes et, dans la section Importer et lier, cliquez sur Fichier texte
46. Dans la boîte de dialogue Obtenir des données externes - Fichier texte, cliquez sur le bouton Parcourir
47. Dans les ressources qui accompagnent ces leçons, sélectionnez le fichier Majors.txt, puis cliquez sur Ouvrir
48. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur OK
49. Sur la première page de l'assistant d'importation de texte, acceptez que le texte soit délimité et cliquez sur Suivant
50. Sur la deuxième page, acceptez que le délimiteur soit défini sur Tabulation et cliquez sur La première ligne contient les noms des champs

    

51. Cliquez sur Suivant
52. Dans la troisième page de l'assistant, cliquez sur Dean
53. Cliquez sur la flèche de la zone de liste déroulante Type de données et sélectionnez Texte court
54. Cliquez sur Suivant
55. Cliquez sur la flèche de la zone de liste déroulante et sélectionnez MajorID
56. Cliquez sur Suivant
57. Accepter le nom de la table en tant que Majors et cliquez sur Terminer
58. Lorsque les enregistrements ont été importés, cliquez sur Fermer
59. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le tableau Employés et cliquez sur Mode Création
60. Modifiez les caractéristiques suivantes des champs :
    Nom du champ Taille du champ MajeurID Majeur 100 Doyen 10
61. Fermer le tableau
62. Lorsqu'on vous demande si vous souhaitez enregistrer, cliquez sur Oui
63. Vous recevrez également une boîte de message indiquant que certaines données peuvent être perdues. Lisez-le et cliquez sur Oui
64. Sur le ruban, cliquez sur Données externes et, dans la section Importer et lier, cliquez sur Fichier texte
65. Dans la boîte de dialogue Obtenir des données externes - Fichier texte, cliquez sur le bouton Parcourir
66. Dans les ressources qui accompagnent ces leçons, sélectionnez le fichier Minors.txt, puis cliquez sur Ouvrir
67. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur OK
68. Sur la première page de l'assistant d'importation de texte, acceptez que le texte soit délimité et cliquez sur Suivant
69. Sur la deuxième page, acceptez que le délimiteur soit défini sur Tabulation et cliquez sur La première ligne contient les noms des champs
70. Cliquez sur Suivant
71. Dans la troisième page de l'assistant, cliquez sur Suivant
72. Cliquez sur la flèche de la zone de liste déroulante et sélectionnez MinorID
73. Cliquez sur Suivant
74. Accepter le nom de la table en tant que Mineurs et cliquez sur Terminer
75. Lorsque les enregistrements ont été importés, cliquez sur Fermer
76. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le tableau Employés et cliquez sur Mode Création
77. Modifiez les caractéristiques suivantes des champs :
    Nom du champ Taille du champ MinrID Mineur 100
78. Fermer le tableau
79. Lorsqu'on vous demande si vous souhaitez enregistrer, cliquez sur Oui
80. Vous recevrez également une boîte de message indiquant que certaines données peuvent être perdues. Lisez-le et cliquez sur Oui
81. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur Table1, positionnez la souris sur Importer, puis cliquez sur Fichier texte
82. Dans la boîte de dialogue Obtenir des données externes - Fichier texte, cliquez sur le bouton Parcourir
83. Recherchez les ressources qui accompagnent ces leçons et sélectionnez le fichier Students.txt
84. Cliquez sur Ouvrir
85. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur OK
86. Sur la première page de l'assistant d'importation de texte, acceptez que le texte soit délimité et cliquez sur Suivant

    

87. Sur la deuxième page, acceptez que le délimiteur soit défini sur Virgule ou Tabulation et cliquez sur Suivant
88. Dans la deuxième page de l'assistant, cliquez sur La première ligne contient les noms des champs

    

89. Cliquez sur Suivant
90. Lorsque StudentNumber est sélectionné, cliquez sur la flèche de la zone de liste déroulante Type de données et sélectionnez Texte court

    

91. Cliquez sur Suivant
92. Cliquez sur la flèche de la zone de liste déroulante et sélectionnez StudentNumber

    

93. Cliquez sur Suivant
94. Accepter le nom de la table en tant qu'Étudiants et cliquez sur Terminer
95. Lorsque les enregistrements ont été importés, cliquez sur Fermer
96. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le tableau Élèves et cliquez sur Mode Création
97. Modifiez les caractéristiques suivantes des champs :
    Nom du champ Taille du champ Légende NuméroÉtudiant 12 Numéro d'étudiant Prénom 25 Prénom Deuxième prénom 25 Nom 25 Nom de famille Date de naissance Sexe 20 Adresse 120 Ville 40 État 50 Code postal 20 Code postal
98. Fermer le tableau
99. Lorsqu'on vous demande si vous souhaitez enregistrer, cliquez sur Oui
100. Vous recevrez également une boîte de message indiquant que certaines données peuvent être perdues. Lisez-le et cliquez sur Oui

Exporter un fichier texte

Pour enregistrer un tableau sous forme de texte :

• Dans le volet de navigation, cliquez sur le tableau que vous souhaitez exporter. Dans la section Exporter du ruban, cliquez sur le bouton Fichier texte
• Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le tableau contenant les données, positionnez la souris sur Exporter, puis cliquez sur Fichier de texte court

Cela ouvrirait la boîte de dialogue Exporter - Fichier texte avec le nom du fichier utilisant l'extension .txt. Suivez simplement l'assistant :

Microsoft Access and XML

Importing an XML File

An XML file is essentially a document made of at least one table. A typical XML file starts with a root node:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>

Under it, the global parent node starts and closes itself:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<FunFurniture>
</FunFurniture>

This global parent node is not the table. Inside that node, you should have a node that would represent a table and it can repeat itself as many times as necessary. Voici un exemple :

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<FunFurniture>
  <Employees>
  </Employees>
  <Employees>
  </Employees>
</FunFurniture>

Inside each table, you should have the name of each column followed by its value:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<FunFurniture>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>924795</EmployeeNumber>
    <FirstName>Donald</FirstName>
    <LastName>Tripleton</LastName>
    <Title>Sales Manager</Title>
  </Employees>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>274957</EmployeeNumber>
    <FirstName>Jeanne</FirstName>
    <LastName>Wooley</LastName>
    <Title>Sales Associate</Title>
  </Employees>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>684078</EmployeeNumber>
    <FirstName>Irene</FirstName>
    <LastName>Polsen</LastName>
    <Title>Sales Associate</Title>
  </Employees>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>297149</EmployeeNumber>
    <FirstName>Monica</FirstName>
    <LastName>Jackson</LastName>
    <Title>Sales Associate</Title>
  </Employees>
</FunFurniture>

After creating and saving an XML file, to import it in Microsoft Access, in the External Data tab of the Ribbon and in the Import section, click the XML File button and follow the wizard.

Practical Learning:Importing an XML Document

1. To start a new database, on the Ribbon, click File and click New
2. Click Blank Desktop Database
3. Set the name to StatesStatistics2
4. Click Create
5. Close the default table without saving it
6. On the Ribbon, click External Data
7. In the Import &Link section, click the XML File button
8. In the Get External Data - XML File dialog box, click the Browse button
9. Locate the resources that accompany these lessons and select the StatesStatistics.xml file
10. Click Open
11. On the Get External Data - XML File dialog box, click OK

    

12. In the Import XML dialog box, accept the selections and click OK
13. In the Get External Data - XML File dialog box, click the Close button
14. In the Navigation Pane, right-click the Regions table and click Design View
15. In the top side of the window, make sure Region is selected.
    In the bottom side, set the Field Size to 25
16. Close the table
17. When asked whether you want to save, click Yes
18. You will also receive a message box that some data may be lost. Read it and click Yes
19. In the Navigation Pane, double-click the States table

    

20. After viewing the records, right-click the States tab and click Design View
21. Change the following characteristics of the fields:
    Field Name Data Type Field Size Format Decimal Places Caption Abbreviation 2 State StateName 40 Name AreaSqrMiles Number Standard 0 Sqr Miles AreaSqrKm Number Standard 0 Sqr Kms AdmissionUnionDate Date/Time Date of Admission to Union AdmissionUnionOrder Number Byte Order of Admission to Union Capital 40 Region 25 StateWebsite Hyperlink State's Website Wikipedia Hyperlink
22. Close the table
23. When asked whether you want to save, click Yes
24. You will also receive a message box that some data may be lost. Read it and click Yes

Exporting to XML

To export a table to XML format, in the Navigation Pane:

• Right-click the table that holds the data, position the mouse on Export, and click XML File
• Click the table you want to export. On the Ribbon, click External Data and, in the Export section, click More -> XML File

The Export - XML File dialog box that comes up allows you to verify the name of the file that will be created and the path where it will go. Once you are ready, you can click OK. A dialog box would come up asking which one(s) of the three files you want to have created:

If you want to create a more elaborate XML application with advanced options, you can click the More Options button. This would close the previous dialog box and open another one:

This dialog box allows you to specify more details on how the table should be exported. After making your selections, click OK.

Microsoft Access and the Web

Importing an HTML File

To import an HTML file in Microsoft Access:

• In the Import section of the Ribbon, click the More button and click HTML Document
• If the Navigation Pane contains at least one table, right-click a table, position the mouse on Import, and click HTML Document

The primary steps to follow are the same for a text document. In the third page of the wizard, to consider and/or apply more options, click the Advanced button:

After making the necessary adjustments, click OK.

Practical Learning:Importing a Text Document

1. On the Ribbon, click File and click New
2. Click Blank Desktop Database
3. Set the name to States Statistics
4. Click Create
5. In the Navigation Pane, right-click Table1, position the mouse on Import, and click HTML Document
6. In the Get External Data - HTML Document dialog box, click the Browse button
7. Locate the resources that accompany these lessons
8. Select the states.htm document and click Open
9. Click OK
10. In the first page of the Import HTML Wizard, click First Row Contains Column Headings

    

11. Click Next

    

12. Accept the defaults of the second page of the wizard and click Next
13. In the third page of the wizard, click the arrow of the combo box and select Abbreviation

    

14. Click Next

    

15. Set the name of the table as States
16. Click Finish
17. You receive a confirmation message. Click Close
18. In the Navigation Pane, right-click the States table and click Design View
19. Change the following characteristics of the fields:
    Field Name Data Type Field Size Format Caption Abbreviation 5 Abbrv StateName 40 State Name AreaSqrMiles Number Double Standard Area in Square Miles AreaSqrKkm Number Double Standard Area in Square Kilometers AdmissionUnionDate Date of Admission to Union Capital 40 StateWebsite Hyperlink State's Website Wikipedia Hyperlink
20. Close the table
21. When asked whether you want to save, click Yes
22. You will also receive a message box that some data may be lost. Read it and click Yes
23. Close Microsoft Access

A Microsoft Access Table on a Web Page

You can copy and paste Data from a webpage into a table. To do this:

• If you want to copy all columns and all records, in the Navigation Pane of Microsoft Access, right-click the table and click Copy
• If you want to copy all columns and all records, open the table in Microsoft Access, press Ctrl + A to select everything. Press Ctrl + C to copy. In the web page of the application, click the section you want on the web page and press Ctrl + V to paste
• If you want to copy only some columns and/or some records, open the table in Microsoft Access. Make the selection. Right-click the selection and click Copy. In the web application, right-click the section you want on the web page and click Paste or click the section and press Ctrl + V

Some other applications do not support copy and paste. An alternative is to export the table to HTML. To save a table as HTML, in the Navigation Pane:

• Right-click the table that holds the data, position the mouse on Export, and click HTML Document
• Click the table you want to export. On the Ribbon, click External Data and, in the Export section, click More -> HTML Document

This would open the Export - HTML Document dialog box.

Microsoft Access and Microsoft Word

Introduction

There are various ways you can use Microsoft Word with a Microsoft Access database. As opposed to copying from a database table and pasting to a table, you may want the reverse. That is, you can copy a table from a Microsoft Word document. To do this, in Microsoft Word, select the table in a document and copy it. Start a table in Microsoft Access and paste the records.

Mail Merge

Mail merging allows you to use data on your database to create letters, labels, envelopes, and other documents that require external data originating from another document. To start a mail merge, in the Navigation Pane:

• Click the table that holds the information you want to use. In the Export section of the Ribbon, click Word Merge
• Right-click the table, position the mouse on Export and click Word Merge

This would open the Microsoft Word Mail Merge Wizard:

And click OK. This would open the Select Microsoft Word Document dialog box. It allows you to select the letter/document you plan to use. If you don't have that document, click Cancel, open Microsoft Word, create the document and proceed from there. If you have a letter, select it. This would open the letter in Microsoft Word. ail Merge window, if you want to create a letter to be sent out, accept the Letters radio button and click Next. In the second page of the wizard, you will have the choice of creating a new Microsoft Word document or using an existing document. If you want to create a new document, click or accept Use the Current Document. If you click Start From Existing Document, you will be asked to specify the document, in which case you should click Open, select the document, and click Open:

After this, the Mail Merge window would come back to the Use Current Document option. Click Next:Select Recipients.

To insert other types of items, in the Mail Merge window, you can click the Address Block link, the Insert Address Block dialog box would come up. The Insert Address Block dialog box is made of various sections. It allows you to specify a type of greeting and other pieces of information to be inserted in the document. After making the selection(s), you can click OK.

After creating the document and adding the necessary fields to it, you can preview and review it. To do this, in the Mail Merge window, click the Next:Preview Your Letters link. When you do this, the letter appears with the value(s) of the first record. To review the document with the other values, in the Mail Merge window, you can click the previous or the next buttons.

After reviewing the document, in the Mail Merge window, you can click the Next:Complete The Merge link. You can then save, print, and manage the document. In the same way, you can create labels or envelopes.

Practical Learning:Creating a Mail Merge

1. Start Microsoft Word
2. From the resources that accompany these lessons, open Promotion.docx
3. Press Ctrl + A to select everything
4. Press Ctrl + C to copy
5. Close Microsoft Word and return to Microsoft Access
6. From the resources that accompany these lessons, open the Bethesda Car Rental1 database
7. In the Navigation Pane, in the Tables section, click Customers
8. To start a mail merge, on the Ribbon, click External Data
9. In the Export section, click Word Merge
10. Click the second radio button:
    
    
11. Click OK.
    Microsoft Word starts.
12. In Microsoft Word, press Ctrl + V to paste the Promotion.docx document (this would be the equivalent of creating or designing the document)
    
    
13. In the Mail Merge window, to create a letter to be sent out, accept the Letters radio button
    
    
    
    Click Next:Starting Document
14. In the Select Starting Document section, make sure Use the Current Document is selected Click Next:Select Recipients
    
    
15. Click Next:Write Your Letter
    
    
16. In the Microsoft Word document, double-click Date and press Delete
17. On the Ribbon of Microsoft Word, click Insert
18. In the Text section, click Date &Time
19. In the Available Formats list box of the Date &Time dialog box, click the second option (day, month, and year)
    
    
20. Click OK
21. Press Enter
22. Click the right side of Dear
23. In the Mail Merge window, click More Items
24. In the Fields list, click FirstName
    
    
25. Click Insert
26. Click Close
27. Press the Space bar
28. In the Mail Merge window, click More Items...
29. In the Fields name, double-click LastName
30. Click Close
31. In the Mail Merge window, click Next:Preview Your Letters
    
    
32. In the Mail Merge window, click the next recipient button and observe the name in the document
33. Click the next recipient button 4 times and observe the names in the document
34. Click the previous recipient button 2 times and observe the names in the document
35. In the Mail Merge window, click Next:Complete the Merge
36. Close Microsoft Word
37. When asked whether you want to save, click Save
38. Set the file name as Bethesda Car Rental Promotional Campaign1
39. Click Save
40. Close Microsoft Access

Sharing a Microsoft Access Database

Distributing the Database

Distributing a database consists of making it available to more than one computer. Both Microsoft Windows and Microsoft Access provide various solutions, One solution is to install Microsoft Access on each computer that will use your database. This may be the most expensive solution but it is the easiest. Most companies use that solution because it is easy either to purchase many copies or get many licenses of Microsoft Office Professional that includes Microsoft Access.

After creating a database, in the server or the computer of your choice (normally, the database can be located on any computer that is a member of your network) where you want the database to be located, create a folder. Copy the database file into that folder

Access the drive that holds that folder. To share it, right-click it and click Share:

Click the arrow of the combo box in the File Sharing window and select Everyone:

After selecting Everyone, click Add. Click the down-pointing arrow on the right side of Everyone:

• If you are sharing from Microsoft Windows Server 2008, select Contributor

• If you are sharing from Microsoft Windows 7+, select Read/Write

Click Share. If you receive a message box, click Continue.
You should receive a message box telling you that the sharing was successful

Click Close.

In another computer where you want to access the database, open a file utility such as Windows Explorer. Click Network. Click the name of the computer to show its shared folders. Open the folder that contains the database. Right-click the name of the database, position the mouse on Send To, and click Desktop (Create Shortcut)

As an alternative, you could right-click the database and click Create Shortcut, then copy that shortcut where you want the database to be accessible. To open the database from that computer, double-click the shortcut.

Importing or Splitting a Database

Introduction

Importing data allows you to get information from an external source and insert it in your database. Microsoft Access can accept data from various applications. To import a file or objects, on the Ribbon, click the External Data tab:

In the Import section of the Ribbon, click the button that corresponds to the type of object you want to get. What happens depends on the type of file you are trying to import.

Importing Microsoft Access Objects

To import objects from another Microsoft Access database, on the Ribbon, click External Data. In the Import section of the Ribbon, click the Access button . This would open the Get External Data - Access Database wizard. You should first locate the folder that contains the database, and then select the database.

Splitting a Database

You can divide your database in two parts. One part would be installed on one computer that can be a server or just another computer. This is referred to as back-end. The other part would be installed in each user's computer. The users computers can then connect to the back-end database that stores the actual database. The users computer have only the graphical interface that allows them to work. To implement this scenario, you split your database.

To split a database, on the Ribbon, click Database Tools:

In the Move Data section, click the Access Database button . This would open the Database Splitter dialog box with four paragraphs and two buttons:

After reading them, click Split Database and follow the wizard.

Practical Learning:Splitting a Database

1. From the resources that accompany these lessons, open the Computer Training Center database.
   Notice the objects in the Navigation Pane
   
   
2. On the Ribbon, click Database Tools
3. In the Move Data section, click Access Database
   
   
4. You receive a Database Splitter dialog box. Read the paragraphs and click Split Database
5. In the Create Back-End Database dialog box, change the name of the file to ComputerTrainingCenterBackEnd
6. Click Split.
   When the splitting is over, a dialog box appears
   
   
7. Read it and click OK
8. Open the ComputerTrainingCenterBackEnd database. Notice the icons of the tables in the Navigation Pane

   

9. Re-open the Bethesda Car Rental5 database and notice the new icons of the tables in the Navigation Pane

   

10. Close Microsoft Access