Introduction à la tenue des dossiers

Assistance à la saisie de données

Une valeur par défaut pour un champ

Parfois, la plupart des valeurs d'un champ sont identiques. Par exemple, si vous créez une table pour les demandes d'emploi, la plupart des employés seraient du même état et seuls certains enregistrements auraient une valeur différente pour l'état. Si vous avez un tel champ dans une table, vous pouvez fournir une valeur commune pour le champ. Lors de la saisie des données, l'utilisateur ne modifierait la valeur que si elle est différente de la valeur habituelle. Une telle valeur commune est appelée valeur par défaut.

Pour fournir une valeur par défaut à un champ :

Dans la vue Feuille de données d'une table, dans le ruban, cliquez sur Champs. Dans la section Propriétés, cliquez sur Valeur par défaut. Cela ouvrirait le générateur d'expressions avec =dans la zone de texte principale. Si vous connaissez la valeur constante que vous souhaitez utiliser, saisissez-la. Cliquez ensuite sur OK
Dans le mode Création d'une table, dans la section supérieure, cliquez sur le champ. Dans la partie inférieure de la fenêtre, cliquez sur Valeur par défaut et saisissez la valeur souhaitée

La valeur par défaut doit être correctement saisie :

Si le champ est basé sur du texte, vous pouvez saisir le texte par défaut inclus entre guillemets
Si le champ est numérique, tapez simplement le nombre
Si le champ est basé sur une date et que vous souhaitez spécifier une constante (fixe), saisissez-la entre deux signes #
Si vous souhaitez utiliser une fonction (intégrée), tapez if précédé de =et ajoutez les parenthèses. Si vous utilisez le générateur d'expressions, dans la liste de gauche, développez Fonctions et développez Fonction intégrée. Dans la liste du milieu, cliquez sur la catégorie à laquelle appartient la fonction. Dans la liste de droite, double-cliquez sur la fonction souhaitée, puis configurez la fonction de manière appropriée

Apprentissage pratique :Définition des valeurs par défaut

Sur le ruban, cliquez sur Fichier, puis sur Ouvrir
Dans la liste des fichiers, cliquez sur College Park Auto-Repair1
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le tableau RepairOrders et cliquez sur Design View
Dans la partie supérieure de la fenêtre, cliquez sur État
Dans la section inférieure, cliquez sur Valeur par défaut et saisissez MD
Dans la partie supérieure de la fenêtre, cliquez sur TaxRate
Dans la section inférieure, cliquez sur Valeur par défaut et saisissez 0,0775
Dans la partie supérieure de la fenêtre, cliquez sur DropOffDateTime
Dans la section inférieure, cliquez sur Valeur par défaut et saisissez =Month(Date()) &"/" &Day(Date$()) &"/" &Year(Date$()) &" " &Heure(Heure$()) &":" &Minute(Heure$())
Sauvegarder le tableau
Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le formulaire RepairOrders et cliquez sur Mode Création
Sur le formulaire, cliquez sur la zone de texte DropOffDateTime et appuyez sur Supprimer
Dans la section Outils du ruban, cliquez sur Ajouter des champs existants
Depuis la liste des champs, faites glisser DropOffDateTime et déposez-le sur le formulaire où se trouvait la zone de texte précédente
Mettre en forme le libellé et la zone de texte pour qu'ils s'affichent comme la zone de texte précédente :
Enregistrez le formulaire et passez-le en mode formulaire
Fermer le formulaire

Règle de validation

Une règle de validation est une condition que la valeur saisie dans un champ doit respecter pour être valide. Pour créer une règle de validation :

Si le tableau s'affiche en mode Feuille de données, dans le ruban, cliquez sur Champs. Dans la section Validation des champs, cliquez sur Validation puis sur Règle de validation des champs

Si le tableau s'affiche en mode Création, cliquez sur le champ. Dans la partie inférieure de la fenêtre, cliquez sur Règle de validation et cliquez sur son bouton points de suspension

Dans les deux cas, l'action ouvrirait le générateur d'expressions dans lequel vous pouvez créer une règle.

Texte de validation

Lorsque la condition du champ Règle de validation n'est pas respectée, vous pouvez afficher une boîte de message pour en informer l'utilisateur. Pour créer le message :

Si le tableau s'affiche en mode Feuille de données, dans le ruban, cliquez sur Champs. Dans la section Validation de champ, cliquez sur Validation, puis sur Message de validation de champ. Cela ouvrira le message de validation dans lequel vous pourrez saisir le message souhaité :

Si le tableau s'affiche en mode Création, cliquez sur le champ. Dans la partie inférieure de la fenêtre, cliquez sur Texte de validation et saisissez le message souhaité

Apprentissage pratique :Présentation des fonctions logiques

Dans le volet de navigation, sous Tables, double-cliquez sur RepairOrders pour l'ouvrir dans la vue Feuille de données
Dans le tableau, cliquez sur la cellule sous Nom du client
Sur le ruban, cliquez sur Champs
Dans la section Validation des champs, cliquez sur Validation, puis sur Règle de validation des enregistrements
Dans la liste des éléments d'expression, assurez-vous que RepairOrders est sélectionné.
Dans la liste Catégories d'expressions, double-cliquez sur CustomerName
Tapez N'EST PAS NULL
Cliquez sur OK
Dans la section Validation du champ, cliquez sur Validation, puis sur Enregistrer le message de validation
Tapez Assurez-vous de spécifier le nom du client
Cliquez sur OK
Fermer le tableau

Dans le volet de navigation, sous Formulaires, cliquez avec le bouton droit sur RepairOrders et cliquez sur Mode Création
Cliquez sur Tâches effectuées
Cliquez sur la zone de texte JobPerformed1
Dans la feuille de propriétés, cliquez sur l'onglet Événement
Cliquez sur Perte de focus et tapez

=IIf([JobPerformed1] Is Null, MsgBox("Spécifiez au moins une des tâches qui ont été effectuées sur la voiture"),"")
Enregistrer le formulaire

Valeur requise pour un champ

Si vous pensez qu'il doit y avoir une entrée pour un champ particulier pour chaque enregistrement, vous pouvez l'exiger de l'utilisateur. Lors de la saisie de données, après avoir créé un enregistrement, l'utilisateur ne peut pas passer à un autre enregistrement si une valeur pour ce champ n'a pas été fournie. Vous pouvez spécifier que la valeur d'un champ est obligatoire lors de la création d'une table, que vous travailliez en mode Feuille de données ou en mode Conception de la table :

En mode Feuille de données, pour spécifier que les valeurs d'un champ sont obligatoires, cliquez sur n'importe quelle cellule de la colonne. Dans le ruban, cliquez sur Champs. Dans la section Validation de champ, cochez la case Obligatoire. Par défaut, la case Obligatoire n'est pas cochée
Dans la vue Conception, dans la section supérieure, cliquez sur le champ. Dans la section inférieure, cliquez sur la flèche du champ Obligatoire et définissez-le sur Oui. Sa valeur par défaut est Non

Apprentissage pratique :Spécification des champs obligatoires

Dans le ruban, cliquez sur Fichier, puis sur Nouveau
Cliquez sur Blank Desktop Database et définissez le nom du fichier sur Chemistr2
Cliquez sur Créer
Sur le ruban, cliquez sur Fichier, puis sur Options
Sur le côté gauche, cliquez sur Base de données actuelle et, sur le côté droit, sous Options de la fenêtre de document, cliquez sur le bouton radio Fenêtres superposées
Cliquez sur OK
Lisez la boîte de message et cliquez sur OK
Fermer le tableau par défaut sans l'enregistrer
Sur le ruban, cliquez sur Créer, puis sur Conception de tableau
Tapez NuméroAtomique et appuyez sur Tab
Cliquez avec le bouton droit sur AtomicNumber et cliquez sur Clé primaire
Définissez son type de données sur Nombre et sa légende sur Atomic #
Dans la partie supérieure, cliquez sur la cellule sous AtomicNumber, saisissez Symbole et appuyez sur F6
Dans la partie inférieure de la fenêtre, cliquez sur Obligatoire, puis cliquez sur la flèche de la zone de liste déroulante et sélectionnez Oui
Définissez la taille du champ sur 5
Dans la partie supérieure, cliquez sur la cellule sous Symbole, saisissez AtomicWeight , et appuyez sur Tab
Dans la partie inférieure de la fenêtre, double-cliquez sur Obligatoire pour définir sa valeur sur Oui
Définissez les autres propriétés comme suit :
Type de données :nombre
Taille du champ :unique
Légende :Poids atomique
Cliquez avec le bouton droit sur l'onglet de la fenêtre et cliquez sur Affichage de la feuille de données
Lorsqu'on vous demande si vous souhaitez enregistrer, cliquez sur Oui
Définissez le nom sur Éléments et cliquez sur OK
Sur le ruban, cliquez sur Champs
Dans le tableau, cliquez sur une cellule sous Symbole
Dans la section Ajouter et supprimer du ruban, cliquez sur Texte court
Tapez NomÉlément et appuyez sur Entrée
Cliquez sur une cellule sous ElementName
Dans la section Validation des champs du ruban, cochez la case Obligatoire
Dans la section Propriétés du ruban, cliquez sur la zone de texte Taille du champ et saisissez 40
Cliquez sur le nom et la légende
Cliquez sur Légende, saisissez Nom de l'élément et cliquez sur OK
Cliquez avec le bouton droit sur l'onglet de la fenêtre et cliquez sur Design View
Ajoutez les champs suivants au tableau :

Nom du champ Taille du champ Couleur 40 Phase 32
Pour enregistrer le tableau, appuyez sur Ctrl + S

La nullité d'un champ

Lors de la création d'une table en SQL, pour indiquer que chaque enregistrement d'un champ doit être spécifié, après le type de données d'un champ, tapez NOT NULL . Voici un exemple :

CREATE TABLE Departments
(
    DepartmentCode char(5) NOT NULL,
    DepartmentName char(50)
);Field

Pour indiquer qu'un champ peut être laissé vide, soit ne spécifiez pas sa nullité, soit définissez son option sur NULL .

L'unicité d'un enregistrement

Lorsque des données sont saisies dans des champs, il est possible d'avoir la même valeur pour un champ dans des enregistrements différents, comme deux personnes qui vivent dans le même état. Ceci est considéré comme une valeur en double. Dans certains autres cas, cela peut ne pas être acceptable. Par exemple, vous ne souhaitez peut-être pas que deux employés aient le même numéro d'employé. Dans ce cas, vous devez vous assurer que les enregistrements sont uniques.

Si un tableau s'affiche en mode Feuille de données, pour indiquer que chaque enregistrement d'un champ doit être unique, cliquez sur n'importe quelle cellule de cette colonne. Ensuite, sur le ruban, cliquez sur Champs. Dans la section Validation du champ, cochez la case de l'option Unique.

Lors de la création d'une table en SQL, pour indiquer que chaque enregistrement d'un champ doit être unique, après le type de données d'un champ, tapez UNIQUE . Voici un exemple :

CREATE TABLE Departments
(
    DepartmentCode char(5) unique,
    DepartmentName char(50)
);

Champs indexés

L'indexation est la capacité de suivre les enregistrements d'un champ, par exemple en vérifiant s'ils sont uniques ou en double. Cette caractéristique peut être définie lors de la création ou de la configuration d'une table en mode feuille de données ou en mode conception. En mode Feuille de données, pour spécifier l'indexation d'un champ, cliquez sur n'importe quelle cellule de la colonne. Ensuite, sur le ruban, cliquez sur Champs. Dans la section Validation du champ, cliquez sur la case à cocher de l'option Unique.

Dans la vue de conception, dans la section supérieure, cliquez sur le champ. Dans la section inférieure, cliquez sur la flèche de la propriété Indexé. Cette caractéristique peut être définie à l'aide de l'une des 3 valeurs :

Si défini sur Non (par défaut), aucune vérification des valeurs en double ne sera effectuée
Si vous souhaitez que le moteur de base de données vérifie les doublons mais n'intervienne pas nécessairement, définissez cette propriété sur Oui (doublons OK)
Si vous ne voulez pas une valeur en double du même champ dans différents enregistrements, définissez la propriété indexée du champ sur Oui (pas de doublons)

Apprentissage pratique :Contrôler les champs indexés

Dans la section supérieure, cliquez sur Symbole
Dans la section inférieure, cliquez sur Indexé pour afficher sa zone de liste déroulante. Cliquez sur la flèche de la zone de liste déroulante Indexé et sélectionnez Oui (pas de doublons)
Dans la section supérieure, cliquez sur ElementName
Dans la section inférieure, double-cliquez sur Indexé puis double-cliquez dessus pour définir sa valeur sur Oui (pas de doublons)
Fermer le tableau
Lorsqu'on vous demande si vous souhaitez enregistrer le tableau, cliquez sur Oui

Sélectionner, copier et coller des enregistrements

Présentation

La maintenance des enregistrements consiste à sélectionner, copier, coller, mettre à jour et/ou supprimer des enregistrements, etc. /P>

Sélection de champ

Vous pouvez sélectionner toutes les valeurs d'une colonne ou d'un groupe de colonnes. Pour sélectionner toutes les valeurs d'une colonne, cliquez sur l'en-tête de la colonne. Pour sélectionner des colonnes dans une plage, utilisez la touche Maj tout en sélectionnant les colonnes de chaque plage.

Certaines des opérations que vous effectuerez sur un ou plusieurs enregistrements d'une table nécessitent que le ou les enregistrements soient d'abord sélectionnés :

Pour sélectionner une ligne ou un enregistrement en mode Feuille de données, positionnez la souris sur l'en-tête de ligne souhaité :

Puis clique
Pour sélectionner un enregistrement, cliquez sur n'importe quelle cellule de sa ligne. Dans le ruban, cliquez sur Accueil. Dans la section Rechercher, cliquez sur le bouton Sélectionner et cliquez sur Sélectionner

Pour sélectionner plusieurs enregistrements, cliquez et maintenez votre souris sur l'un de leurs en-têtes

Ensuite, faites glisser pour couvrir l'autre ligne ou les en-têtes de lignes souhaités :

Lorsque toutes les lignes souhaitées sont en surbrillance, relâchez la souris. Une autre technique utilisée pour sélectionner plus d'une ligne consiste à cliquer sur une ligne qui sera à une extrémité, à maintenir la touche Maj enfoncée, puis à cliquer sur la ligne qui sera à l'autre extrémité.

Pour sélectionner tous les enregistrements d'une table :

Appuyez sur Ctrl + A
Cliquez sur le bouton à l'intersection des en-têtes de colonne et des en-têtes de ligne

Cela donnerait :

Copier et coller des enregistrements

Pour copier les valeurs d'une colonne, positionnez la souris sur l'en-tête de la colonne, faites un clic droit et cliquez sur Copier :

Pour copier des enregistrements à partir de plusieurs colonnes, sélectionnez d'abord les colonnes. Cliquez ensuite avec le bouton droit sur l'un des en-têtes de colonne sélectionnés et cliquez sur Copier

Après avoir sélectionné (a) des enregistrements, vous pouvez les copier et les coller quelque part. Par exemple, vous pouvez coller les enregistrements dans n'importe quelle application acceptant du texte.

Apprentissage pratique :Copier et coller des enregistrements

Ouvrir la base de données FunDS2
Dans le volet de navigation, double-cliquez sur le tableau StoreItems
Positionnez le curseur de la souris sur la case à gauche de 112055 et faites un clic droit :
Dans le menu qui s'affiche, cliquez sur Copier
Démarrer le Bloc-notes
Cliquez dans le bloc-notes et cliquez sur Coller
Cliquez avec le bouton droit sur le bouton à l'intersection des en-têtes de colonne et des en-têtes de ligne, puis cliquez sur Copier
Démarrer Microsoft Excel
Dans Sheet1, cliquez avec le bouton droit sur la cellule B4 et cliquez sur Coller
Fermer Microsoft Excel
Lorsqu'on vous demande si vous souhaitez enregistrer, cliquez sur Non

Enregistrer la sélection sur un formulaire

La sélection d'enregistrements sur un formulaire dépend du type de formulaire.

Pour sélectionner un enregistrement dans une vue formulaire, cliquez sur la barre sur le côté gauche, qui s'appelle le sélecteur d'enregistrement :

Pour sélectionner un enregistrement sous forme de tableau, cliquez sur son en-tête de ligne.

Pour copier un enregistrement, cliquez avec le bouton droit sur le sélecteur d'enregistrement et cliquez sur Copie :

Recherche et remplacement de données

Modification des données

Pour modifier un enregistrement, recherchez d'abord les enregistrements souhaités, puis recherchez le champ qui contient la valeur. Utilisez vos connaissances en traitement de texte pour modifier la valeur.

Apprentissage pratique :modification des données

Sur le ruban, cliquez sur Fichier, puis sur Ouvrir
Dans la liste des fichiers, cliquez sur Cruise1 (ou ouvrez-le à partir des fichiers qui accompagnent ces leçons)
Dans le volet de navigation, double-cliquez sur le tableau Clients
Cliquez sur la case vide sous Nom de famille pour le compte n° 415-939-497
Tapez Harrison et appuyez sur Entrée
Fermer le tableau
Dans le volet de navigation, double-cliquez sur le formulaire Clients
Cliquez sur la zone de texte Prénom
Tapez Kelly
Cliquez sur le bouton Enregistrement suivant pour accéder à l'enregistrement suivant
Maintenez la touche Tab enfoncée jusqu'à ce que vous atteigniez la zone de texte vide Nom d'urgence
Tapez Mariella Shuster
Fermer le formulaire

Trouver les données

Pour commencer à rechercher une valeur, cliquez sur le bouton Rechercher ou appuyez sur Ctrl + F. Cela ouvrira la boîte de dialogue Rechercher et remplacer avec l'onglet Rechercher sélectionné :

La boîte de dialogue Rechercher et remplacer est non modale, ce qui signifie que vous pouvez accéder au tableau ou au formulaire en arrière-plan lorsque la boîte de dialogue est présente.

Apprentissage pratique :modification des données

La base de données Cruise1 devrait toujours être ouverte.
Dans le volet de navigation, double-cliquez sur le tableau Clients
Dans la section Rechercher du ruban, cliquez sur le bouton Rechercher
Dans la zone de liste déroulante Rechercher, saisissez gra
Dans la zone de liste déroulante Regarder dans, sélectionnez Document actuel
Dans la zone de liste déroulante Correspondance, sélectionnez N'importe quelle partie du champ
Cliquez sur Rechercher suivant.
Notez qu'un deuxième résultat est trouvé
Cliquez à nouveau sur Rechercher suivant et notez le nom Gradner
Cliquez à nouveau sur Suivant pour voir un autre résultat
Lorsque la boîte de message s'affiche, lisez-la et cliquez sur OK
Fermer la boîte de dialogue Rechercher et remplacer
Fermer le tableau Clients

Remplacement des données

Pour vous aider à remplacer les données, la boîte de dialogue Rechercher et remplacer comporte une section Remplacer. Pour l'obtenir, dans la section Rechercher du ruban, cliquez sur le bouton Remplacer ou appuyez sur Ctrl + H. Cela ouvrira la boîte de dialogue Rechercher et remplacer avec l'onglet Remplacer sélectionné :

Apprentissage pratique :modification des données

La base de données Cruise1 devrait toujours être ouverte.
Dans le volet de navigation, double-cliquez sur le formulaire Clients
Appuyez sur Ctrl + H (ou, dans la section Rechercher du ruban, cliquez sur le bouton Remplacer )
Dans la zone de liste déroulante Rechercher, saisissez gradner
Dans la zone de liste déroulante Remplacer par, saisissez Gardner
Dans la zone de liste déroulante Regarder dans, sélectionnez Document actuel
Dans la zone de liste déroulante Correspondance, sélectionnez N'importe quelle partie du champ
Cliquez sur Rechercher suivant
Une fois la valeur trouvée, cliquez sur Remplacer
Fermer la boîte de dialogue Rechercher et remplacer
Fermer le formulaire
Sur le ruban, cliquez sur Fichier, puis sur Ouvrirn
Dans la liste des fichiers, cliquez sur FunDS2

Mise à jour et suppression d'enregistrements

Présentation

Si vous n'avez pas formellement établi de relation entre deux tables mais avez indiqué que les enregistrements d'une table sont alimentés vers une autre table, si vous modifiez la valeur de la clé (primaire ou étrangère) dans l'une des tables, l'autre table peut ne pas recevoir la mise à jour. C'est pourquoi une relation formelle et bien gérée est importante.

Lorsqu'un enregistrement est modifié dans la clé primaire d'une table parent, il est judicieux que tout enregistrement de la clé étrangère, dans la table enfant, reçoive la même mise à jour. Lorsqu'un enregistrement de la clé primaire est supprimé, la table enfant doit être notifiée. C'est ce qu'on appelle l'application de l'intégrité référentielle.

Pour appliquer l'intégrité lors de la création d'une relation dans la boîte de dialogue Modifier la relation, cochez la case Appliquer l'intégrité référentielle.

Apprentissage pratique :Présentation des mises à jour des relations

Dans le volet de navigation, double-cliquez sur le tableau ShoppingSessions
Notez que le numéro d'employé du deuxième enregistrement est 275594
Fermer le tableau ShoppingSessions
Dans le volet de navigation, double-cliquez sur le tableau Employés
Remplacez le numéro d'employé 275594 par 200000
Fermer le tableau Employés
Dans le volet de navigation, double-cliquez sur le tableau ShoppingSessions
Notez que le numéro d'employé du deuxième enregistrement est toujours 275594
Fermer le tableau ShoppingSessions
Dans le volet de navigation, double-cliquez sur le tableau Employés
Remplacez le numéro d'employé 20000 par 275594
Fermer le tableau Employés
Sur le ruban, cliquez sur Outils de base de données
Dans la section Relations, cliquez sur le bouton Relations
Dans la boîte de dialogue Afficher le tableau, double-cliquez sur Employés
Double-cliquez sur ShoppingSessions
Cliquez sur Fermer
Faites glisser EmployeeNumber depuis Employees et déposez-le sur EmployeeNumber dans ShoppingSessions

Application des mises à jour d'enregistrement sur une table enfant

Pour vous assurer qu'un enregistrement dans une clé étrangère est mis à jour lorsque la même valeur dans la clé primaire d'une table parent est modifiée, dans la boîte de dialogue Modifier les relations, cliquez sur les champs associés de mise à jour en cascade.

Apprentissage pratique :Appliquer les mises à jour d'enregistrement sur une table enfant

Dans la boîte de dialogue Modifier les relations, cochez la case Mise à jour en cascade des champs associés

Application de la suppression d'enregistrements sur une table enfant

Lorsqu'un enregistrement est supprimé dans la table parent, vous devez vous assurer que les enregistrements de la table enfant sont notifiés. Pour rendre cela possible, dans le tableau Modifier les relations, cliquez sur Cascade Delete Related Records.

Apprentissage pratique :Appliquer les mises à jour d'enregistrement sur une table enfant

Dans la boîte de dialogue Modifier les relations, cochez la case Supprimer en cascade les enregistrements associés.
Cliquez sur Créer
Dans la section Relations du ruban, cliquez sur le bouton Afficher le tableau
Double-cliquez sur SoldItems et StoreItems
Cliquez sur Fermer
Créer les relations basées sur les clés primaires et les clés étrangères
Fermer la fenêtre Relations
Lorsqu'on vous demande si vous souhaitez enregistrer, cliquez sur Oui
Dans le volet de navigation, double-cliquez sur le tableau ShoppingSessions
Notez que le numéro d'employé du deuxième enregistrement est 275594
Fermer le tableau ShoppingSessions
Dans le volet de navigation, double-cliquez sur le tableau Employés
Remplacez le numéro d'employé 275594 par 200000
Fermer le tableau Employés
Dans le volet de navigation, double-cliquez sur le tableau ShoppingSessions
Notez que tous les numéros d'employé qui étaient 275594 ont été changés en 20000
Fermer le tableau ShoppingSessions
Dans le volet de navigation, double-cliquez sur le tableau Employés
Remplacez le numéro d'employé 20000 par 275594
Fermer le tableau Employés

Introduction à l'impression d'enregistrements

Impression de tableaux

Vous pouvez imprimer les données d'une table, que la table soit ouverte ou non. Pour imprimer un tableau fermé, cliquez dessus dans le volet de navigation. Cliquez ensuite sur Fichier. Cliquez sur Imprimer et cliquez sur l'une des trois options :

De la même manière, si la table est ouverte en mode Feuille de données, cliquez sur son onglet pour lui donner le focus, puis cliquez sur Fichier -> Imprimer et sélectionnez Imprimer ou Prévisualiser.

Apprentissage pratique :Impression de tableaux

Dans le volet de navigation, cliquez sur Clients :Table pour sélectionner la table
Pour imprimer les données du tableau, cliquez sur Fichier, puis sur Imprimer
Cliquez sur Impression rapide
Dans le volet de navigation, double-cliquez sur Cabines : Table pour l'ouvrir
Cliquez sur Fichier
Cliquez sur Imprimer
Cliquez sur Imprimer
Dans la boîte de dialogue Imprimer, cliquez sur OK
Fermer le tableau

Impression de formulaire

Vous pouvez imprimer un formulaire sans l'ouvrir. Localisez son nom dans le volet de navigation et suivez les mêmes étapes que celles examinées pour un tableau.

Lorsqu'un formulaire est ouvert, vous avez la possibilité d'imprimer tous ses enregistrements ou celui sélectionné. Dans la vue Formulaire, pour imprimer un seul enregistrement, accédez à l'enregistrement que vous souhaitez imprimer, cliquez sur la barre de sélection de formulaire pour sélectionner l'enregistrement et procéder à l'impression.

Apprentissage pratique :impression de formulaires

Dans le volet de navigation, double-cliquez sur le formulaire Clients pour l'ouvrir
Pour accéder au 3e client, cliquez sur le bouton Enregistrement suivant deux fois
Cliquez sur Fichier
Cliquez sur Imprimer
Cliquez sur Imprimer
Dans la boîte de dialogue Imprimer, cliquez sur Enregistrement(s) sélectionné(s) bouton radio
Cliquez sur OK
Vérifier que seule la fiche client affichée a été imprimée
Nous imprimerons les enregistrements de 3 à 7.
Cliquez sur le bouton Enregistrement suivant accédez deux fois à l'enregistrement numéro 3
Cliquez sur la barre de sélection d'enregistrements
Appuyez et maintenez la touche Maj enfoncée. Cliquez sur le bouton Enregistrement suivant quatre fois pour afficher le septième enregistrement (même si le numéro d'enregistrement affiche toujours 3)
Relâcher Maj
Sur le ruban, cliquez sur Fichier
Cliquez sur Imprimer
Cliquez sur Imprimer
Dans la boîte de dialogue Imprimer, cliquez sur Enregistrement(s) sélectionné(s) bouton radio et cliquez sur OK
Vérifiez que les enregistrements de 3 à 7 ont été imprimés
Fermer le formulaire Cabines

Principes de base des rapports

L'assistant de rapport

Un état fournit un objet permettant d'imprimer les enregistrements d'une base de données. Microsoft Access fournit des assistants pour créer rapidement des rapports.

Microsoft Access peut vous aider à créer rapidement un rapport à l'aide de l'une des mises en page prédéfinies. Cela se fait à l'aide de l'assistant de rapport. L'assistant de rapport est disponible dans la section Rapports de la catégorie Créer du ruban.

Apprentissage pratique :Utilisation de l'assistant de rapport

Sur le ruban, cliquez sur Créer
Dans la section Rapports, cliquez sur Assistant de rapport
Sur la première page de l'assistant, cliquez sur la flèche de la combo Tables/Requêtes et sélectionnez Table :Cabines
Cliquez sur le bouton Sélectionner tous les champs
Cliquez sur Suivant
Acceptez le titre suggéré du rapport en tant que cabines et appuyez sur Entrée

Impression du rapport

Le rapport est l'objet favori utilisé pour imprimer les données. Comme pour les autres objets, vous pouvez imprimer un rapport qu'il soit ouvert ou non. Si vous souhaitez imprimer un rapport sans l'ouvrir, dans le volet de navigation, recherchez le rapport souhaité et cliquez dessus pour le sélectionner. Ensuite, continuez à partir de l'onglet Fichier sur le ruban comme nous l'avons examiné pour les tableaux et les formulaires. De la même manière, vous pouvez d'abord ouvrir le rapport à partir du volet de navigation et utiliser le menu Imprimer à partir du bouton Office de la même manière que nous l'avons décrit pour les autres objets.

Apprentissage pratique :Impression d'un rapport

Le rapport sur les cabines devrait toujours être ouvert.
cliquez sur Fichier
Cliquez sur Imprimer
Cliquez sur Aperçu avant impression
Pour démarrer le processus d'impression, dans la section Imprimer de l'aperçu avant impression, cliquez sur Imprimer
Dans la boîte de dialogue Imprimer, sélectionnez l'imprimante et assurez-vous que le bouton radio Tout est sélectionné
Cliquez sur Propriétés, cliquez sur le bouton radio Portrait (dans la section Orientation) et cliquez sur OK
Pour envoyer la tâche d'impression à l'imprimante, dans la boîte de dialogue Imprimer, cliquez sur OK
Fermer le rapport Cabines
Fermer Microsoft Access

Gestion des enregistrements dans un tableau

Application des mises à jour d'enregistrement sur une table enfant

Dans la table qui a une clé primaire, qui est la table parent, lorsqu'un enregistrement est modifié, il est judicieux que tout enregistrement de la clé étrangère, dans la table enfant, reçoive la même mise à jour. Pour ce faire, dans le tableau Modifier les relations, cliquez sur les champs associés de mise à jour en cascade.

Application de la suppression d'enregistrements sur une table enfant

When a record is deleted in the parent table, you should make sure the records from the child table are notified. To make this possible, in the Edit Relationships table, click the Cascade Delete Related Records.

Record Management on a Form

Record Selection

To select a record, click the bar on the left side, which is called the record selector:

Copying/Pasting Records

To copy a record, right-click the record selector and click Copy:

Right-click the record selector of an empty record and click Paste.

Finding and Replacing Data

Editing Data

To edit a record, first locate the value in the field.

Practical Learning:Editing Data

Click File and click Open
In the list of recent files, click Cruise2
In the Navigation Pane, double-click Customers:Table to open it
In record number 2, click the empty box under Last Name
Type Harrison and press Enter
Fermer le tableau
In the Navigation Pane, double-click Customers :Form to open the form
Click the First Name text box
Type Kelly
Click the Next Record button to get to the next record
Keep pressing Tab until you reach the empty Emergency Name text box
Type Mariella Shuster
Close the form

Finding Data

To assist you with finding a value in a table or a form, the Home tab of the Ribbon is equipped with a section named Find:

To start looking for a value, you can click the Find button or you can press Ctrl + F. This would open the Find and Replace dialog box with the Find tab selected:

The Find and Replace dialog box is modeless, meaning you can access the table or form in the background while the dialog box is present.

Practical Learning:Editing Data

The Cruise2 database should still be opened.
In the Navigation Pane, double-click Customers:Table to open it
In the Find section of the Ribbon, click the Find button
In the Find What combo box, type gra
In the Look In combo box, select Current Document
In the Match combo box, select Any Part of Field
Click Find Next.
Notice that a second result is found
Click Find Next again and notice the name Gradner
Click Next again to see another result
When the message box displays, read it and click OK
Close the Find and Replace dialog box
Close the Customers table

Replacing Data

To assist you in replacing data, the Find and Replace dialog box has a Replace section. To get it, in the Find section of the Ribbon, click the Replace button or press Ctrl + H. This would open the Find and Replace dialog box with the Replace tab selected:

Practical Learning:Editing Data

The Cruise2 database should still be opened.
In the Navigation Pane, double-click Customers:form to open it
Press Ctrl + H (or, in the Find section of the Ribbon, click the Replace button )
In the Find What combo box, type gradner
In the Replace With combo box, type Gardner
In the Look In combo box, select Current Document
In the Match combo box, select Any Part of Field
Click Find Next
Once the value is found, click Replace
Close the Find and Replace dialog box
Close Microsoft Access