Vous pouvez ajouter un sous-formulaire à un formulaire pour fournir des données associées à partir d'une relation un-à-plusieurs. Cela vous permet de présenter de nombreux enregistrements liés dans un enregistrement.
Un sous-formulaire est un formulaire imbriqué dans un autre formulaire. Il contient généralement des données pertinentes pour l'enregistrement actuellement ouvert dans le formulaire principal.
Par exemple, vous pouvez avoir un formulaire qui affiche une commande et un sous-formulaire qui affiche chaque article de la commande.
Ou, vous pourriez avoir un formulaire qui affiche un groupe, avec un sous-formulaire qui affiche chaque album que ce groupe a sorti.
Voici un autre exemple. Nous allons ajouter un sous-formulaire à un formulaire contenant des informations sur les pays. Le sous-formulaire affichera les villes de chaque pays.
-
Ouvrir le formulaire
Dans le volet de navigation de gauche, cliquez avec le bouton droit sur le formulaire et sélectionnez Mode Création depuis le menu contextuel.
-
Développez la barre d'outils des contrôles
Localisez les Contrôles groupe sur le Conception onglet dans le ruban.
Cliquez sur la petite flèche vers le bas pour développer la liste des contrôles de formulaire disponibles.
-
Sélectionnez l'option de sous-formulaire
Cliquez sur le Sous-formulaire/Sous-rapport icône pour le sélectionner.
Cliquez ensuite dans le formulaire, à l'endroit où vous souhaitez afficher le sous-formulaire.
Cela lance l'assistant de sous-formulaire.
Vous pouvez survoler chaque icône pour voir quelle commande elle représente.
-
Sélectionnez la source de données à utiliser pour le sous-formulaire
Vous avez la possibilité de baser votre sous-formulaire sur une table ou une requête, ou sur un formulaire existant.
Dans cet exemple, nous sélectionnerons Utiliser les tables et les requêtes existantes .
Une fois que vous avez sélectionné l'option, cliquez sur Suivant> .
-
Sélectionnez les champs
Si vous avez sélectionné Utiliser les tables et les requêtes existantes , il vous sera alors demandé de sélectionner les champs à utiliser dans le sous-formulaire.
Sélectionnez la table ou la requête dans la liste déroulante.
Dans le volet de gauche, sélectionnez chaque champ dont vous avez besoin dans le sous-formulaire, puis cliquez sur le petit > bouton pour le déplacer vers le volet de droite.
Vous pouvez sélectionner des champs dans plusieurs tables ou requêtes. Sélectionnez simplement une autre table/requête dans le menu déroulant lorsque vous avez terminé avec la première.
Une fois terminé, cliquez sur Suivant> .
Vous pouvez également double-cliquer sur un champ pour le déplacer vers l'autre volet.
Vous pouvez également utiliser le >> bouton pour déplacer tous les champs.
-
Choisissez le champ de liaison
Il doit y avoir un champ qui relie le formulaire principal et son sous-formulaire. Il s'agit généralement d'un champ ID ou similaire.
Si vous avez déjà configuré une relation pour les tables, Access devinera quel champ utiliser en fonction de la clé primaire et de la clé étrangère de la relation.
Dans cette partie de l'assistant, Access vous donne la possibilité de choisir votre propre champ ou d'en sélectionner un autre dans la liste fournie.
Pour cet exemple, nous le laissons dans le champ qu'Access a deviné.
Une fois que vous avez sélectionné un champ, cliquez sur Suivant> .
Techniquement, il n'y a pas besoin être un champ de liaison. Vous pouvez sélectionner Aucun .
Cependant, vous vous retrouverez probablement avec un sous-formulaire affichant des données qui n'ont rien à voir avec l'enregistrement en cours. Tous les enregistrements afficheront le même sous-formulaire avec les mêmes données.
-
Nommez le sous-formulaire
Saisissez un nom pour le sous-formulaire.
Cliquez sur Terminer .
-
Le sous-formulaire en mode Création
Le sous-formulaire est maintenant ajouté au formulaire, à l'emplacement sur lequel vous avez cliqué à l'étape 3.
En mode Création, il apparaît sous la forme d'un grand formulaire intégré.
-
Modifier si nécessaire
Vous devrez peut-être apporter quelques modifications mineures à la mise en forme. Par exemple, vous devrez peut-être ajuster la position de l'étiquette, les couleurs, l'épaisseur de la police, etc.
Basculez vers le mode Mise en page et revenez au mode Conception pour effectuer les modifications nécessaires.
-
Le sous-formulaire terminé
Passez maintenant en mode formulaire pour voir comment il s'affiche pour l'utilisateur.
Le formulaire principal apparaît, avec le sous-formulaire intégré. Le sous-formulaire s'affiche en mode Feuille de données, tout comme un tableau normal ou des résultats de requête.
Lorsque vous parcourez les enregistrements du formulaire principal, les données du sous-formulaire sont mises à jour.
Les sous-formulaires en mode Feuille de données sont parfois appelés sous-feuilles de données.
La vue feuille de données n'est pas la seule vue dans laquelle un sous-formulaire peut être affiché. Vous pouvez utiliser la feuille de propriétés pour modifier la vue par défaut en formulaire unique, formulaires continus ou vue fractionnée.
Pour ce faire, recherchez la Vue par défaut propriété.
-
Enregistrer le sous-formulaire
Lorsque vous enregistrez le formulaire, le sous-formulaire est enregistré en tant que formulaire séparé.
-
Affichage du sous-formulaire en tant que formulaire autonome
Le sous-formulaire apparaît dans le volet de navigation comme n'importe quel autre formulaire — après tout, ce n'est qu'un autre formulaire.
Lorsque vous l'ouvrirez, il s'ouvrira probablement en mode feuille de données (en supposant que c'est la vue que vous avez choisie pour le sous-formulaire).
Vous pouvez toujours modifier sa vue par défaut (via la feuille de propriétés), mais sachez que cela affectera également la façon dont le sous-formulaire est affiché dans l'autre formulaire.
Lorsqu'il est affiché en tant que sous-formulaire (dans un autre formulaire), il n'affiche que les données pertinentes pour l'enregistrement actuel de son formulaire parent. Cependant, lorsqu'il est ouvert en tant que formulaire autonome, il affiche toutes les données.
