Consultez ces conseils utiles pour créer une requête de sélection dans Microsoft Access
S'applique à :Microsoft Access 2010, 2013, 2016, 2019 et 365 (Windows)
Vous pouvez créer une requête Sélection dans Microsoft Access pour récupérer des données en fonction de critères. Une requête Sélection dans Microsoft Access est le type de requête le plus courant. Il existe plusieurs façons de travailler efficacement dans les requêtes de sélection pour obtenir les résultats souhaités et gagner du temps. Vous pouvez également utiliser bon nombre de ces conseils dans d'autres types de requêtes.
1. Création d'une requête de sélection en mode Création
Pour créer une requête de sélection et passer en mode Création (et éviter l'assistant) :
- Cliquez sur l'onglet Créer dans le ruban.
- Dans le groupe Requêtes, cliquez sur Conception de requête. Une boîte de dialogue apparaît.
- Double-cliquez sur les tables ou requêtes souhaitées (cliquez sur l'onglet Requêtes dans la boîte de dialogue pour sélectionner des requêtes).
- Cliquez sur Fermer. Une liste de champs pour chaque table ou requête apparaîtra dans le volet supérieur du mode Création.
- Si vous devez ajouter une autre table ou requête dans le volet supérieur, cliquez sur le bouton Afficher la table dans l'onglet Conception des outils de requête du ruban, double-cliquez sur la table ou la requête souhaitée (cliquez d'abord sur l'onglet Requêtes) et cliquez sur Fermer.
2. Passer du mode Création au mode Feuille de données
Vous pouvez exécuter une requête de sélection en cliquant sur le bouton Exécuter de l'onglet Conception des outils de requête dans le ruban ou simplement en accédant à la vue Feuille de données.
Pour passer rapidement du mode Création au mode Feuille de données :
- Cliquez avec le bouton droit sur l'onglet de requête (ou la barre de titre) de la requête actuelle et sélectionnez la vue souhaitée, ou
- Cliquez sur le bouton Afficher de l'onglet Accueil ou de l'onglet Conception des outils de requête dans le ruban et sélectionnez la vue souhaitée.
3. Ajout de champs à la grille en mode Création
En mode Design, le volet inférieur est appelé la grille QBE (Query by Design). Affichez les champs que vous souhaitez interroger dans cette grille. Le volet supérieur du mode Création affiche les sources de données - listes de champs de tables ou de requêtes.
Pour ajouter un champ à la grille QBE :
- Double-cliquez sur un champ dans une liste de champs dans le volet supérieur du mode Création pour l'ajouter à la prochaine colonne disponible dans la grille.
- Faites glisser un champ depuis une liste de champs en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, puis en faisant glisser vers le bas jusqu'à une colonne pour l'ajouter à la grille.
- Cliquez sur la ligne du champ dans une colonne de la grille QBE et dans le menu déroulant, sélectionnez le champ souhaité. S'il y a plus d'une table et que le même nom de champ apparaît dans les deux, vous devez également spécifier la table source dans la ligne Table ou Access utilisera par défaut la première table (de gauche à droite dans le volet supérieur) qui contient le champ.
4. Ajout de plusieurs champs à la grille en mode Création
Vous pouvez ajouter plusieurs champs à la grille QBE.
Pour sélectionner plusieurs champs contigus (adjacents) :
- Dans le volet supérieur, cliquez sur un champ dans une liste de champs, puis maintenez la touche Maj enfoncée et cliquez sur le dernier champ que vous souhaitez inclure ci-dessous.
- Pointez sur l'un des champs sélectionnés, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et faites glisser vers le bas dans une colonne de la grille QBE.
Pour sélectionner plusieurs champs non contigus (non adjacents) :
- Dans le volet supérieur, cliquez sur un champ dans une liste de champs, puis cliquez en maintenant la touche Contrôle enfoncée sur les champs suivants ci-dessous.
- Pointez sur l'un des champs sélectionnés, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et faites glisser vers le bas dans une colonne de la grille QBE.
5. Ajout de tous les champs à la grille en mode Création
Vous pouvez ajouter tous les champs à la grille. Cependant, gardez à l'esprit que cela peut ralentir votre requête en fonction du nombre de champs et de la quantité de données.
Pour sélectionner tous les champs d'une table source ou d'une liste de champs de requête :
- Dans le volet supérieur, double-cliquez sur la barre de titre d'une liste de champs pour sélectionner tous les champs.
- Pointez sur l'un des champs sélectionnés, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et faites glisser vers le bas dans une colonne de la grille QBE.
Vous pouvez utiliser l'astérisque (*) qui apparaît en haut de la liste des champs dans le volet supérieur et le faire glisser vers la grille QBE pour représenter tous les champs. Cependant, cette méthode a des limites. Par exemple, vous ne pouvez pas inclure une fonction d'agrégation ou exécuter une requête Totaux en utilisant le caractère astérisque.
6. Utilisation de la logique ET et OU
Dans la grille QBE, dans la ou les lignes de critères :
- Entrez les critères dans la même ligne de critères qu'un scénario ET.
- Saisissez des critères dans différentes lignes de critères en tant que scénario OU.
7. Réorganiser les colonnes
Vous pouvez réorganiser les colonnes en mode Création dans une requête. Ceci est utile à bien des égards, y compris le regroupement et le tri. Si vous spécifiez un ordre de tri pour plusieurs champs, Access trie de gauche à droite.
Pour réorganiser les colonnes en mode Création :
- Cliquez sur la barre fine en haut de la colonne que vous souhaitez déplacer pour sélectionner la colonne entière.
- Pointez sur la même zone de la colonne sélectionnée, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et faites glisser la colonne vers sa nouvelle position.
8. Définition des propriétés
Vous pouvez afficher les propriétés en mode Création de plusieurs manières :
- Double-cliquez sur le volet supérieur dans une zone vide.
- Appuyez sur F4.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris dans l'un des volets du mode Création et sélectionnez Propriétés dans le menu déroulant.
- Cliquez sur le bouton Propriétés dans l'onglet Outils de création de requête du ruban.
Pour définir les propriétés de la requête :
- Cliquez sur le volet supérieur dans une zone vide.
- Sélectionnez les propriétés souhaitées dans le volet Propriétés.
Vous trouverez ci-dessous les propriétés de la requête :
Pour définir les propriétés du champ :
- Cliquez sur une colonne dans la grille QBE.
- Sélectionnez les propriétés souhaitées dans le volet Propriétés.
Voici les propriétés du champ :
9. Ajout d'un bouton pour effacer facilement la grille
Vous pouvez ajouter un bouton Effacer la grille à la barre d'outils d'accès rapide pour faciliter l'effacement de toute la grille en mode Création de requête.
Tout d'abord, affichez la barre d'outils d'accès rapide sous le ruban (cela facilite la visualisation et permet d'ajouter plus de boutons) :
- Cliquez sur la flèche à droite de la barre d'outils d'accès rapide (qui se trouve au-dessus du ruban par défaut) et sélectionnez Afficher sous le ruban.
Pour ajouter un bouton Effacer la grille à la barre d'outils d'accès rapide :
- Cliquez sur la flèche à droite de la barre d'outils d'accès rapide et choisissez Plus de commandes.
- Dans le menu en haut, choisissez Toutes les commandes.
- Dans la liste des commandes, sélectionnez Effacer la grille.
- Cliquez sur Ajouter.
- Cliquez sur OK.
À partir de ce moment, vous pourrez sélectionner le bouton Effacer la grille (X) dans la barre d'outils d'accès rapide en mode Création dans une requête.
Ci-dessous se trouve la barre d'outils d'accès rapide avec le bouton Effacer la grille (X) :
10. Affichage des totaux en mode Feuille de données
Vous pouvez désormais afficher automatiquement les totaux dans la vue Feuille de données :
- Accéder à la vue Feuille de données.
- Cliquez sur le bouton Totaux dans l'onglet Accueil du ruban. Une ligne Total est ajoutée à la feuille de données.
- Cliquez sur la colonne que vous souhaitez totaliser dans la ligne Total et sélectionnez une fonction dans la liste déroulante. Access calcule le total automatiquement.
Il existe de nombreux autres trucs et astuces pour travailler avec des requêtes de sélection, mais ceux-ci sont un excellent ensemble pour commencer.
