Toutes les entreprises ne savent pas quand il est temps de passer à une base de données. Excel est un tableur utile qui peut répondre aux besoins de nombreuses petites entreprises. Pourtant, à mesure que leur entreprise se développe ou qu'ils veulent plus de fonctionnalités, il est logique de passer à une base de données telle que MS Access.
Alors, comment savez-vous ce qui convient à votre entreprise et quand il est temps de faire le changement ? La vérité est que vous devriez probablement utiliser Excel et Access ensemble, plutôt que de remplacer l'un par l'autre.
Commençons par discuter des tâches de base pour lesquelles Excel et Access sont utilisés, et comment vous savez quand il est temps de passer à une base de données.
À quoi sert chaque outil ?
Microsoft Excel est un tableur utilisé pour les tâches suivantes :
- Analyse des données
- Calculs, comparaisons statistiques
- Gestion des graphiques
- Générer une sortie partageable
Microsoft Access est un outil de base de données utilisé pour les tâches suivantes :
- Gestion des données
- Afficher des sous-ensembles de données, requêtes complexes
- Rapports pour la synthèse des données
- Automatisation des événements courants
- Base de données utilisée par plusieurs utilisateurs
En bref, Excel est fait pour analyser données, tandis que l'accès est pour la gestion Les données.
Comment savoir quand il est temps d'ajouter un accès ?
Si vous utilisez actuellement Excel, vous vous rendez compte du potentiel qu'offre ce tableur. Il analyse efficacement les données numériques et est relativement facile à apprendre. Les versions les plus récentes contiennent également de nombreux modèles et raccourcis pour vous faciliter la tâche.
Cependant, lorsque vous devez gérer des centaines ou des milliers de feuilles de calcul, Excel craque sous la pression. Il devient de plus en plus difficile de gérer les données et de mettre à jour vos formules. Si vous rencontrez des difficultés pour gérer vos feuilles de calcul, c'est un signe certain que vous avez besoin d'une base de données plus grande et plus complète.
L'avantage d'Access est qu'il fournit une solution de stockage pour les données qui doivent être extraites et analysées à différents endroits. Vous pouvez accéder à ces enregistrements à tout moment et apporter les modifications appropriées. Étant donné que chaque enregistrement reçoit un identifiant, vous pouvez trier, filtrer et interroger vos bases de données en fonction de vos objectifs.
Conclusion
Comme Excel devient surchargé de feuilles de calcul et qu'il vous est plus difficile de maintenir et de mettre à jour vos données, c'est un signe clair que vous êtes prêt à passer à Access. Mais ne jetez pas l'éponge avec Excel. Vous pouvez importer Access dans Excel et vice versa et profiter du meilleur des deux mondes.
