Comment naviguer dans l'espace de travail d'ouverture d'Access 2019

Si vous effectuez une mise à niveau vers Access (ou Office) 2019 à partir de l'interface 2013 ou 2016, vous constaterez que cela vous semble très familier - et vous constaterez qu'une grande partie est la même que celle à laquelle vous êtes habitué.

Commençons par l'onglet Fichier, où une liste verticale de commandes crée des modifications contextuelles dans l'espace de travail principal - essentiellement tout ce qui se trouve à droite de ce panneau de menu de gauche.

Pour démarrer une nouvelle base de données, cliquez sur le mot Nouveau dans le menu vertical d'options de l'onglet Fichier. Les modèles de démarrage s'affichent avec le bouton Blank Desktop Database. La plupart du temps, vous cliquerez sur le bouton Blank Desktop Database afin de pouvoir créer une base de données entièrement personnalisée.
Si vous avez ouvert une base de données existante, cliquez sur la commande Info (comme indiqué) pour obtenir des statistiques importantes liées à la base de données ouverte. Deux gros boutons et un lien apparaissent, à partir desquels vous pouvez compacter et réparer les fichiers de la base de données, crypter la base de données ouverte avec un mot de passe ou voir les propriétés de la base de données ouverte en cliquant sur le lien Afficher et modifier les propriétés de la base de données.
Les commandes Enregistrer, Enregistrer sous, Imprimer et Options conduisent chacune à plus de choix de commandes ou à une boîte de dialogue. Par exemple, choisir Enregistrer sous produit deux options :enregistrer la base de données ouverte sous un nouveau nom (Enregistrer la base de données sous) ou enregistrer une nouvelle version de l'objet de base de données actif (Enregistrer l'objet sous), ce qui vous permet d'enregistrer la table, le formulaire , requête ou rapport que vous avez ouvert à ce moment-là avec un nouveau nom.

En ce qui concerne l'interface, les utilisateurs d'Access trouveront une similitude réconfortante avec les versions antérieures (post-2007) de Accéder.

Pour l'instant, je vais vous montrer l'espace de travail de base dans trois états :

Lorsque l'accès s'ouvre pour la première fois
Lorsqu'une nouvelle base de données est en cours de création, soit à partir de zéro, soit lorsque vous avez commencé avec l'un des modèles de base de données d'Access
Lorsque vous travaillez sur une base de données existante

Vous êtes donc prêt à plonger. Bravo, vous ! Il est facile de démarrer Access. Vous pouvez démarrer l'application de plusieurs façons, en tenant compte de presque toutes les situations dans lesquelles vous vous trouvez. Que vous démarriez Access pour afficher et modifier une base de données Access existante (qui vous donne ce que vous voyez ici) ou que vous soyez sur le point de créer la vôtre (qui ouvre l'application et affiche les icônes du modèle, illustrées dans la deuxième figure), vous pouvez accéder immédiatement aux outils dont vous avez besoin. Cette première figure montre une base de données existante ouverte à l'une de ses tables; ses autres composants sont répertoriés sur le côté gauche de l'espace de travail.

Ouvrez Access et votre base de données existante d'un seul coup.

Vous pouvez ouvrir une base de données existante en double-cliquant dessus par son nom dans la fenêtre de l'explorateur de fichiers ou à partir d'une icône sur votre bureau ; vous pouvez démarrer Access à partir du menu Démarrer ou de la barre des tâches (si vous y avez épinglé Access), puis choisir la base de données existante avec laquelle vous souhaitez travailler ; vous pouvez démarrer une nouvelle base de données vierge à partir de zéro ; ou vous pouvez commencer avec l'un des modèles Access.

Cette figure montre les différentes icônes de modèle affichées lorsque vous choisissez Nouveau dans le panneau de gauche.

Vous pouvez créer une base de données à partir de rien ou à partir de quelque chose — sous la forme d'un modèle Access.

Si vous avez ouvert Access en utilisant le menu Démarrer ou une icône du bureau/de la barre des tâches et maintenant vous souhaitez ouvrir une base de données existante, vous pouvez utiliser la commande Ouvrir dans le panneau de gauche (comme indiqué).

Ouvrez une base de données existante ou récemment utilisée.

Cela vous permet d'ouvrir une base de données récemment utilisée ou de rechercher celle que vous n'avez pas ouverte depuis un moment. La liste des options de la commande Ouvrir comprend :

Récent : Affiche la liste des fichiers et dossiers récemment utilisés. Lorsque vous utilisez la liste récente, cliquer sur l'une des bases de données récentes répertoriées ouvre cette ventouse, affichant ses parties sur le panneau sur le côté gauche de l'espace de travail.
Sites : Ouvre un dossier choisi dans votre serveur SharePoint.
Cet ordinateur : Fournit une liste des fichiers de base de données trouvés dans le dernier dossier que vous avez utilisé pour enregistrer une base de données Access. Si vous n'avez jamais enregistré de base de données Access dans l'installation ouverte d'Access, cela vous amène au dossier Documents, l'emplacement par défaut de Windows pour enregistrer les fichiers générés dans n'importe quelle application exécutée sur votre ordinateur.
Ajouter un lieu : Ajoute des emplacements SharePoint et OneDrive.
Parcourir : Ouvre une boîte de dialogue Ouvrir dans laquelle vous pouvez naviguer vers le lecteur et/ou le dossier contenant la base de données que vous souhaitez ouvrir.

Donc c'est tout, vraiment - n'importe quelle façon de commencer est disponible en ouvrant l'application Access à partir du menu Démarrer, du bureau ou de la barre des tâches - ou l'explorateur de fichiers, si vous voulez ouvrir un fichier de base de données (.accdb) et démarrez Access et votre base de données sélectionnée en même temps.

Cependant, une fois que vous vous êtes mis au travail, il est temps d'utiliser les outils à l'écran qui n'apparaissent pas tant que vous n'avez pas ouvert une base de données. Lisez la suite pour une visite éclair de l'espace de travail Access, y compris des vues et des explications de toutes les cloches, sifflets et boutons principaux.