En tant que propriétaire d'entreprise, vous souhaiterez stocker les informations sur les ressources humaines dans un emplacement sûr, sécurisé et stable. Les informations sur les ressources humaines sont sensibles car elles contiennent des plaintes sur le lieu de travail, des problèmes disciplinaires, des tests de dépistage de drogues, des incidents d'indemnisation des accidents du travail, des problèmes médicaux des employés, etc. La meilleure façon de stocker ces données sensibles est sous forme numérique.
Voyons ce qu'est une base de données RH et les avantages d'en avoir une pour votre entreprise.
Qu'est-ce qu'une base de données RH ?
Une base de données RH est une plaque tournante centrale pour les informations sur les employés. Les services des ressources humaines utilisent ce logiciel pour suivre les types de données suivants :
- Détails de l'employé
- Détails des jours fériés
- Taux d'absentéisme
- Horaire de rotation
- Horaires de travail standards
- Horaires d'arrivée et de départ
- Feuilles de temps des employés
- Dépenses professionnelles
Étant donné que ces informations sont sensibles, de nombreuses considérations juridiques doivent être prises en compte. Vous devez savoir comment stocker ces données sous HIPAA et le GDPR, ainsi que savoir combien de temps vous pouvez les conserver. Cela s'applique à la fois aux employés actuels, aux anciens membres du personnel et aux candidats à un emploi.
Comment une base de données RH peut-elle aider votre entreprise ?
Une fois que vous avez mis en place une base de données RH pour votre entreprise, vous ne regarderez plus en arrière ! Ces bases de données rationalisent vos processus RH et conservent les données stockées dans un environnement sûr. De cette façon, vous pouvez montrer à vos employés que vous prenez leur confidentialité au sérieux.
Voici quelques-uns des avantages auxquels vous pouvez vous attendre en disposant d'une base de données RH pour votre entreprise :
- Efficacité. Le maintien d'une base de données RH rationalise la productivité de votre équipe. Toutes les informations dont ils ont besoin pour prendre des décisions basées sur les données se trouvent dans un emplacement central.
- Rapport coût-efficacité. À long terme, avoir une base de données RH peut faire économiser de l'argent à votre entreprise. Votre base de données travaillera pour vous afin que votre personnel puisse se concentrer sur d'autres tâches. De plus, la sécurisation des informations sensibles peut empêcher une violation coûteuse.
- Précision. Lorsque vous devez prendre des décisions, il est impératif que vous vous appuyiez sur des informations précises. Avec une base de données, il y a moins d'erreurs RH, ce qui vous permet de prendre des décisions éclairées.
- Amélioration de la conformité réglementaire. Stockez toutes les données sensibles au même endroit afin de rester plus facilement en conformité avec le RGPD. Cela montre également aux employés que vous vous souciez de leur vie privée.
Votre entreprise devrait-elle disposer d'une base de données RH ?
Il y a de fortes chances que votre entreprise puisse bénéficier d'une base de données RH. De nombreuses petites et moyennes entreprises sont souvent incertaines à ce sujet, mais sur la base des avantages ci-dessus, vous pouvez voir comment ces bases de données peuvent aider votre entreprise à fonctionner plus efficacement tout en protégeant les informations des employés.
En fait, en tant que petite entreprise, vous n'avez probablement pas les ressources nécessaires pour gérer une faille de sécurité. Heureusement, vous n'avez besoin de rien d'élaboré ou de coûteux pour faire le travail. Vous pouvez utiliser Microsoft Access pour créer une base de données RH ou travailler avec un expert en base de données comme Arkware pour en faire créer une pour vous.
Pour en savoir plus sur les bases de données RH et sur la façon dont elles peuvent soutenir vos opérations commerciales, contactez Arkware pour une consultation gratuite.
