Si vous utilisez actuellement Microsoft Excel comme base de données, vous voudrez probablement repenser cela. Excel est un excellent outil pour créer des feuilles de calcul et effectuer des calculs avec des ensembles de données restreints, mais ce n'est pas le meilleur outil de base de données. Cependant, de nombreuses personnes continuent d'utiliser Excel comme base de données car il est simple et familier.
Heureusement, vous pouvez passer à Microsoft Access, un système de gestion de base de données qui stocke les informations. L'accès est convivial, même pour les débutants, offrant une apparence similaire aux autres produits Microsoft. Et, vous pouvez convertir vos feuilles de calcul Excel dans votre base de données.
Discutons des principaux signes indiquant que votre entreprise ou organisation est devenue trop grande pour Excel et pourquoi un programme de base de données comme Access est plus adapté.
Vos flux de travail sont plus complexes
Excel fonctionne bien pour les flux de travail simples et linéaires. Mais une fois que vos flux de travail deviennent complexes, il est temps de passer à un programme de base de données comme Access. De cette façon, vous pouvez facilement entrer ou afficher des informations pour différents types d'informations connexes.
Vos données augmentent
Une fois que vous commencez à accumuler de grandes quantités de données, il est temps de vous éloigner d'Excel. Excel a une limite sur le nombre d'enregistrements par feuille, et il peut souffrir de problèmes de performances à mesure que vos données augmentent. Vous pouvez séparer les données en plusieurs feuilles, mais cela finit par devenir un gros casse-tête, surtout si vous ne parvenez pas à donner un sens à vos données.
Il y a moins de sécurité
Un autre défaut d'Excel est son manque de sécurité. Excel vous donne la possibilité de protéger vos feuilles de calcul par mot de passe, mais c'est un système délicat. Cependant, il existe des outils en ligne qui permettent aux utilisateurs de déverrouiller facilement des fichiers protégés sans avoir à connaître le mot de passe. Pour protéger vos données, cela vaut la peine de passer à Access. De plus, vous pouvez choisir les autorisations à accorder à chaque utilisateur.
La collaboration est difficile
La collaboration est beaucoup plus difficile sur Excel que sur Access. Même lorsque vous utilisez l'édition multi-utilisateurs ou stockez votre feuille de calcul sur un serveur partagé, il est facile que des erreurs se produisent. L'une des erreurs les plus courantes :les gens écrasent le travail des autres. Si vous avez besoin que plusieurs utilisateurs accèdent à vos données, un programme de base de données est la solution.
Vos tâches sont fastidieuses
Avez-vous l'impression de passer plus de temps à effectuer des tâches fastidieuses sur Excel ? Cela ne doit pas être votre norme. Les programmes de base de données comme Access disposent d'outils et de fonctionnalités pour vous rendre plus productif avec votre temps. Vous pouvez automatiser bon nombre de vos tâches et réduire les redondances en stockant les données associées.
Ce ne sont là que quelques-unes des raisons pour lesquelles Excel n'est pas la meilleure solution pour votre base de données. Nous comprenons que c'est familier et facile à comprendre, mais il existe de meilleures options. Si vous recherchez quelque chose de simple et convivial, vous vous sentirez comme chez vous avec Access. Contactez Arkware dès aujourd'hui pour en savoir plus sur vos options de base de données.
