Fenêtres spéciales pour la sélection des données et le filtrage des enregistrements
Filtrage par valeur
Dans un tableau typique, chaque colonne a une ou plusieurs valeurs. Comme mentionné dans notre introduction au tri, une colonne peut avoir la ou les mêmes valeurs se reproduisant encore et encore tandis qu'une autre colonne peut avoir une valeur différente pour chaque enregistrement. Pour vous aider à sélectionner une valeur qui se répète dans un champ, Microsoft Access fournit une fenêtre pratique avec la liste des valeurs où chacune est unique. Pour afficher cette liste :
- Cliquez sur un en-tête de colonne ou sur n'importe quelle cellule sous une colonne pour un tableau ou une requête, ou cliquez sur un contrôle ou son étiquette associée sur un formulaire. Ensuite, dans la section Trier et filtrer du ruban, cliquez sur le bouton Filtrer
- Sur une table ou une requête, cliquez sur le bouton pointant vers le bas à droite de la légende de la colonne
Dans les deux cas, une fenêtre s'afficherait, contenant les valeurs de la colonne sur laquelle l'action a été effectuée. Chaque valeur a une case à cocher :
Dans la fenêtre qui s'affiche, en plus des valeurs de la colonne, il y a les éléments (Sélectionner tout) et (Vides) (les valeurs des colonnes dans la liste cochée sont classées par ordre alphabétique; Tout sélectionner et Vides sont dans parenthèses car elles ne sont pas prises en compte pour le classement alphabétique). Pour fermer la fenêtre, appuyez sur Échap ou cliquez sur Annuler.
Lorsque la fenêtre s'affiche, pour ne sélectionner qu'une seule valeur dont le ou les enregistrements doivent être affichés, décochez la case (Tout sélectionner) :
Cliquez ensuite sur la case à cocher de l'élément souhaité. Voici un exemple :
Cliquez ensuite sur OK. Cela afficherait uniquement les enregistrements qui partagent la valeur qui avait la case à cocher :
De la même manière, vous pouvez afficher uniquement les champs vides en sélectionnant l'option (Vides).
Pour supprimer le filtre, nous avons vu que vous pouviez cliquer sur le bouton Basculer le filtre 
sur le ruban. Une alternative consiste à cliquer sur le bouton Filtré 
en bas d'un tableau, d'une requête ou d'un formulaire. Sinon, affichez à nouveau la fenêtre, cliquez sur l'option (Sélectionner tout) et cliquez sur OK.
Apprentissage pratique :filtrer une valeur
- Démarrez Microsoft Access et ouvrez la base de données Altair Realtors2 de la leçon précédente
- Dans le volet de navigation, double-cliquez sur le formulaire Propriétés pour l'ouvrir
- Sur le formulaire, cliquez sur Condition
- Si nécessaire, dans le ruban, cliquez sur Accueil.
Dans la section Trier et filtrer du ruban, cliquez sur Filtrer - Dans la liste qui s'affiche, cliquez sur (Sélectionner tout) pour décocher toutes les cases
- Cliquez sur la case Excellent
- Cliquez sur OK
- Naviguez vers différentes propriétés et notez que seules celles en excellent état s'affichent
- Sur le ruban, cliquez sur Basculer le filtre
Filtrage par formulaire
Outre les techniques et les fenêtres que nous avons utilisées jusqu'à présent pour l'analyse des données, Microsoft Access fournit une autre fonctionnalité appelée filtrage par formulaire. Pour le démarrer, ouvrez une table ou une requête en mode feuille de données, ou un formulaire en mode formulaire ou en mode mise en page. Dans le ruban, cliquez sur Accueil. Dans la section Trier et filtrer du ruban, cliquez sur Avancé et cliquez sur Filtrer par formulaire . La table, la requête ou le formulaire deviendrait vide et tous les enregistrements seraient masqués :
Pour sélectionner une valeur, cliquez sur la cellule sous l'en-tête de colonne. Une zone de liste déroulante apparaîtrait. Cliquez sur la flèche de cette liste déroulante pour afficher ses valeurs :
La zone de liste déroulante inclut chaque valeur distincte de la colonne. Si certains enregistrements sont vides, il y aura un premier champ vide vide dans la liste. Pour filtrer les enregistrements, sélectionnez la valeur vide ou la valeur souhaitée dans la liste. Comme alternative, la zone de liste déroulante est une zone de texte modifiable. Cela signifie qu'au lieu de sélectionner une valeur dans la liste, vous pouvez saisir une expression booléenne.
Après avoir effectué une sélection ou saisi l'expression, pour appliquer le filtre :
- Cliquez avec le bouton droit sur l'en-tête de colonne de la table ou de la requête, ou sur le contrôle (ou son étiquette associée) sur le formulaire, puis cliquez sur Appliquer le filtre/tri
- Dans la section Trier et filtrer du ruban, cliquez sur le bouton Basculer le filtre
- Dans la section Trier et filtrer du ruban, cliquez sur Avancé, puis sur Appliquer le filtre/tri
Cette action entraînerait l'affichage des résultats dans la table, la requête ou le formulaire.
Après filtrage, la valeur (critère) est stockée en mémoire et vous pouvez filtrer à nouveau autant de fois que vous le souhaitez. Sinon, vous pouvez supprimer le filtre. Pour ce faire :
- Cliquez avec le bouton droit sur une cellule de la colonne sur laquelle le filtrage a été effectué sur une table ou une requête, ou cliquez avec le bouton droit sur le contrôle (ou son étiquette associée) sur le formulaire, puis cliquez sur Effacer le filtre de... (c'est suivi du nom du champ ou du champ)
- Dans la section Trier et filtrer du ruban, cliquez sur le bouton Basculer le filtre
- Cliquez sur n'importe quelle cellule du tableau ou de la requête, ou cliquez sur n'importe quel contrôle du formulaire. Dans la section Trier et filtrer du ruban, cliquez sur Avancé, puis sur Effacer tous les filtres
Apprentissage pratique :Filtrage par formulaire
- Si nécessaire, dans le ruban, cliquez sur Accueil.
Dans le ruban, cliquez sur Avancé, puis sur Filtrer par formulaire - Cliquez avec le bouton droit n'importe où sur le formulaire et cliquez sur Effacer la grille
- Cliquez sur Histoires, puis cliquez sur la flèche de la zone de liste déroulante qui apparaît et sélectionnez 3
- Cliquez avec le bouton droit sur une zone inoccupée du formulaire et cliquez sur Appliquer le filtre/tri
- Naviguez vers différents enregistrements. Notez que seules les propriétés qui ont 3 niveaux sont affichées
- Fermer le formulaire
- Ouvrir la base de données StatesStatistics3 de la leçon précédente
- Sur le ruban, cliquez sur Créer, puis sur Conception de requête
- Dans Afficher le tableau, cliquez sur États, cliquez sur Ajouter, puis cliquez sur Fermer
- Dans la liste du haut, double-cliquez sur StateName, AreaSqrMiles, AdmissionUnionDate, Capital et Region
- Prévisualiser les résultats dans la vue Feuille de données
- Sur le ruban, cliquez sur Avancé, puis sur Filtrer par formulaire
- Cliquez sur la cellule sous Région
- Cliquez sur la flèche de sa zone de liste déroulante et sélectionnez Nouvelle-Angleterre
- Pour exécuter, sur le ruban, cliquez sur le bouton Basculer le filtre
- Dans l'onglet Accueil du ruban, modifiez les caractéristiques suivantes :
Modifiez les caractéristiques suivantes :
Nom de la police :Bookman Old Style (si vous n'avez pas cette police, sélectionnez Times New Roman)
Couleur de la police :or, accent 4, plus clair 80 % (couleurs du thème :8e colonne, 2e rangée)
Couleur d'arrière-plan :bleu, accent 1, plus foncé 50 % (couleurs du thème :5e colonne, 6e ligne)
Couleur de ligne alternative :Bleu, Accent 1 (Couleurs du thème :5ème colonne, 1ère ligne)
- Pour modifier le filtre, dans le ruban, cliquez sur le bouton Basculer le filtre
- Sur le ruban, cliquez sur Avancé, puis sur Filtrer par formulaire
- Cliquez sur la cellule sous Région, appuyez sur Accueil et saisissez <> (pour obtenir <>"Nouvelle-Angleterre" )
- Pour exécuter, cliquez avec le bouton droit n'importe où dans la fenêtre et cliquez sur Appliquer le filtre/tri
- Pour supprimer le filtre, cliquez sur le bouton à droite de Région dans la fenêtre et cliquez sur Effacer le filtre de la région
- Sur le ruban, cliquez sur Avancé, puis sur Filtrer par formulaire
- Supprimer <>"Nouvelle-Angleterre"
- Cliquez sur la cellule sous Superficie en milles carrés et saisissez <=20000 et appuyez sur Entrée
- Pour postuler, dans le ruban, cliquez sur Avancé, puis sur Appliquer le filtre/tri
- Sur le ruban, cliquez sur Avancé, puis sur Filtrer par formulaire
- Supprimez l'expression <=20000
- Cliquez sur la cellule sous Date d'admission à l'Union et saisissez ENTRE #1/1/1880# AND #12/31/1920# et appuyez sur Entrée
- Appliquez le filtre en utilisant l'une des techniques que nous avons déjà utilisées
- Sur le ruban, cliquez sur Avancé, puis sur Filtrer par formulaire
- Supprimer l'expression sur la fenêtre
- Cliquez sur la cellule sous Région et saisissez IN("mountain", "pacific", "new england") et appuyez sur Entrée
- Appliquer le filtre
- Fermer la requête sans l'enregistrer
La fenêtre Filtre d'objets
Pour vous aider à définir une condition pour l'analyse des données, Microsoft Access fournit une fenêtre qui ressemble au mode Création d'une requête. La fenêtre vous permet de sélectionner un ou plusieurs champs et d'y fixer une (des) condition(s). Le nom de cette fenêtre est une combinaison du nom de l'objet à partir duquel vous l'avez ouverte, du mot Filtre et d'un nombre incrémentiel (1, 2, 3, etc.).
Pour ouvrir la fenêtre Filtre d'objet, affichez la table, la requête ou le formulaire en mode Feuille de données, le formulaire en mode Formulaire ou en mode Page, ou le rapport en mode Rapport ou en mode Page. Dans le ruban, cliquez sur Accueil. Dans la section Trier et filtrer du ruban, cliquez sur Avancé, puis sur Filtre/tri avancé... Une fenêtre semblable à la vue Conception d'une requête s'afficherait.
Pour utiliser le filtre d'objet, sélectionnez (uniquement) la ou les colonnes sur lesquelles vous souhaitez appliquer une condition. Après avoir sélectionné une colonne, en bas de la fenêtre, dans la case Critères correspondant à la colonne, saisissez une expression booléenne. Après avoir sélectionné une colonne et défini une condition, pour l'appliquer :
- Cliquez avec le bouton droit sur la fenêtre et cliquez sur Appliquer le filtre/tri
- Dans la section Trier et filtrer du ruban, cliquez sur Avancé, puis sur Appliquer le filtre/tri
Pour supprimer le critère précédent, cliquez avec le bouton droit sur la fenêtre et cliquez sur Effacer la grille. Après avoir utilisé la grille, vous pouvez la fermer et garder la table, la requête ou le formulaire ouvert.
Apprentissage pratique :Filtrage à l'aide de la fenêtre Filtre d'objet
- Ouvrir la base de données Monson University1 de la leçon 24
- Dans le volet de navigation, double-cliquez sur le tableau Employés
- Modifiez les caractéristiques suivantes :
Nom de la police :Constantia (si vous n'avez pas cette police, sélectionnez Times New Roman)
Couleur de la police :Blanc
Couleur de fond :Plus de couleurs :Rouge :128, Vert :0, Bleu :0
Couleur de ligne alternative :marron (couleurs standard :6e colonne, 1ère ligne)
- Sur le ruban, cliquez sur Avancé, puis sur Filtre/tri avancé...
- Dans la section supérieure, double-cliquez sur DepartmentCode
- Dans la section inférieure, cliquez sur la case Critères pour la colonne DepartmentCode et saisissez fina
- Cliquez avec le bouton droit sur une zone inoccupée de la fenêtre et cliquez sur Appliquer le filtre/tri
- Sur le ruban, cliquez sur Avancé, puis sur Filtre/tri avancé...
- En bas de la fenêtre, remplacez DepartmentCode par Title
- Remplacer fina par Comme '*dean*' (ce qui signifie que nous voulons tous les enregistrements dont le titre comprend le mot Dean)
- Sur le ruban, cliquez sur Avancé, puis sur Appliquer le filtre/tri...
- Fermer le tableau sans l'enregistrer
Le générateur de requêtes
La plupart des formulaires et des rapports utilisent une table ou une requête existante comme source d'enregistrement. Comme alternative, vous pouvez spécifier une instruction SQL comme source d'enregistrement d'un formulaire ou d'un état. Si vous connaissez l'instruction que vous souhaitez utiliser, vous pouvez la saisir directement dans le champ Source de l'enregistrement de la feuille de propriétés d'un formulaire ou d'un état en mode Création. Comme alternative, vous pouvez cliquer sur le bouton points de suspension 
de la source d'enregistrement. Cela ouvrirait une fenêtre spéciale qui ressemble à la vue de conception d'une requête. Il s'appelle le générateur de requêtes.
Lorsque le générateur de requêtes s'affiche, le ruban comporte un onglet Conception :
Comme on le voit lors de la conception d'une requête, après avoir sélectionné certains champs et éventuellement défini une condition, si vous souhaitez prévisualiser le résultat, cliquez soit sur le bouton Afficher 
ou le Exécuter bouton 
. Lorsque vous avez terminé de créer la requête, pour revenir au formulaire ou au rapport, cliquez sur le bouton Fermer du ruban. Vous pouvez recevoir un message. Lisez-le et cliquez sur Oui.
Après avoir créé le formulaire ou le rapport, si vous le supprimez (le formulaire ou le rapport), l'instruction SQL sera également perdue.
Apprentissage pratique :Utilisation du générateur de requêtes
- Sur le ruban, cliquez sur Créer, puis sur Conception de formulaire
- Dans la feuille de propriétés, cliquez sur l'onglet Tout, puis cliquez sur Source d'enregistrement et cliquez sur son bouton points de suspension
- Dans la boîte de dialogue Afficher le tableau, cliquez sur Étudiants, cliquez sur Ajouter, puis cliquez sur Fermer
- Dans la liste du haut, double-cliquez sur StudentNumber, FirstName, LastName, Gender et MajorID
- En bas de la fenêtre, cliquez sur la case Critères pour MajorID et saisissez 1021
- Sur le ruban, cliquez sur le bouton Fermer
- Lorsqu'on vous demande si vous souhaitez enregistrer les modifications, cliquez sur Oui
- Enregistrer le formulaire sous Étudiants en informatique
- Sur le ruban, cliquez sur Conception, puis sur Ajouter des champs existants
- Dans la liste des champs, double-cliquez sur StudentNumber, FirstName, LastName et Gender
- Dans la section Contrôles du ruban, cliquez sur la zone Combo et cliquez sur le formulaire
- Dans la première page de l'assistant, assurez-vous que la première radio est sélectionnée et cliquez sur Suivant
- Sur la deuxième page de l'assistant, cliquez sur Table :Majors et cliquez sur Next
- Dans la 3ème page de l'assistant, double-cliquez sur Majeur et cliquez sur Suivant
- Dans la 4e page de l'assistant, cliquez sur Suivant
- Dans la 5e page de l'assistant, cliquez sur Suivant
- Dans la 6ème page de l'assistant, cliquez sur la flèche de la liste déroulante et sélectionnez MajorID
- Cliquez sur Suivant et cliquez sur Terminer
- Concevez le formulaire comme suit :
- Enregistrer et fermer le formulaire
- Fermer Microsoft Access
