Combinez Access 2016 avec Word pour adresser des enveloppes à une liste de personnes.
Un publipostage vous permet d'adresser des enveloppes à toutes les personnes d'une table ou d'une requête.
Dans l'exemple suivant, nous allons parcourir le processus de configuration des enveloppes avec des noms et des adresses, afin qu'elles soient prêtes pour l'impression et l'envoi.
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Lancer l'assistant de publipostage
Sélectionnez la table ou la requête contenant la liste des noms et adresses.
Cliquez sur Fusion de mots dans Importer et lier groupe de Données externes onglet sur le ruban.
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Sélectionnez l'option Document
Indiquez si vous souhaitez lier les données à un document existant ou créer un nouveau document.
Pour cet exemple, nous allons créer un nouveau document à partir de zéro.
Cliquez sur Créer un nouveau document, puis liez-y les données .
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Passer à Microsoft Word
À ce stade, Microsoft Word devrait être ouvert et clignoter dans la barre des tâches.
Cliquez sur le bouton Microsoft Word dans la barre des tâches pour ouvrir Word.
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Sélectionnez le type de document
Sélectionnez le type de document sur lequel vous souhaitez travailler.
Pour cet exemple, nous effectuons un publipostage afin de pouvoir mettre des noms et des adresses sur des enveloppes.
Sélectionnez donc Enveloppes à partir de l'assistant de publipostage à droite de l'écran.
Cliquez sur Suivant :Document de départ
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Sélectionnez la taille de l'enveloppe et d'autres options
Sélectionnez Modifier la mise en page du document puis cliquez sur Options d'enveloppe... pour lancer les Options d'enveloppe boîte de dialogue.
Cliquez sur OK une fois terminé.
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Réviser et continuer
L'option Utiliser le document actuel est maintenant sélectionné.
L'enveloppe est maintenant affichée dans des proportions relatives à la taille que vous avez sélectionnée.
Vérifiez qu'il semble correct et cliquez sur Suivant :Sélectionner les destinataires pour continuer.
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Sélectionner les destinataires
C'est ici que vous pouvez sélectionner les destinataires. Cependant, Word reconnaît que nous utilisons déjà une table d'Access, donc Utilisez une liste existante est maintenant sélectionné, avec les détails listés ci-dessous.
Vérifiez qu'il semble correct et cliquez sur Suivant :Organisez votre enveloppe pour continuer.
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Organiser l'enveloppe
Cliquez sur l'enveloppe où le bloc d'adresse doit aller.
Cliquez ensuite sur Bloc d'adresses... à partir de l'assistant de fusion et publipostage.
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Insérer le bloc d'adresse
Utilisez cette boîte de dialogue pour déterminer comment les champs seront affichés sur l'enveloppe.
Selon la façon dont votre base de données a été conçue, vous pourrez peut-être sélectionner Insérer le nom du destinataire dans ce format et Insérer l'adresse postale .
Cependant, si l'aperçu de l'enveloppe est vide (comme dans cet exemple), vous devrez faire correspondre les champs.
Pour faire correspondre les champs, cliquez sur Match Fields... .
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Faire correspondre les champs
Utilisez cette boîte de dialogue pour faire correspondre les champs qui apparaissent sur l'enveloppe avec les champs de votre base de données.
Utilisez la liste déroulante pour sélectionner un champ de votre base de données qui correspond au champ de gauche.
Dans cet exemple, il n'y a qu'un seul champ obligatoire ( Société ). Nous pouvons utiliser CustomerName de notre base de données pour ce champ (notre base de données ne comporte qu'un seul champ pour le nom du client). Si nous avions sélectionné Insérer le nom du destinataire et Insérer l'adresse postale dans la boîte de dialogue précédente, il y aurait beaucoup plus de champs obligatoires - dont certains n'ont pas de champs correspondants dans notre base de données. Par conséquent, en désélectionnant cette option à l'étape précédente, l'assistant est moins restrictif et nous pouvons continuer en faisant correspondre certains des champs optionnels.
Si vous vous trouvez dans une situation similaire et que vous prévoyez d'effectuer d'autres fusions et publipostages à l'avenir, vous souhaiterez peut-être vérifier Se souvenir de cette correspondance pour cet ensemble de sources de données sur cet ordinateur pour vous éviter d'avoir à faire correspondre manuellement les champs à chaque fois.
Cliquez sur OK une fois que vous avez fait correspondre les champs dont vous avez besoin.
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Vérifiez et fermez la boîte de dialogue
L'aperçu de l'enveloppe affiche maintenant une adresse de notre liste.
Vérifiez qu'il apparaît dans le bon format. Utilisez les petites flèches pour parcourir la liste si nécessaire.
Vous remarquerez également que Insérer l'adresse postale est maintenant sélectionné.
Cliquez sur OK pour continuer.
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Réviser et continuer
La boîte de dialogue s'est fermée et nous sommes maintenant de retour à Organiser votre enveloppe étape.
Vous remarquerez que "AddressBlock" est maintenant affiché sur l'enveloppe où l'adresse apparaîtra.
Cliquez sur Suivant :Prévisualiser vos enveloppes pour continuer.
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Prévisualisez vos enveloppes
L'enveloppe d'aperçu affiche maintenant les noms et adresses réels de notre base de données, exactement tels qu'ils apparaîtront lorsqu'ils seront envoyés par la poste.
Vous pouvez utiliser les petits boutons fléchés pour naviguer dans la liste et voir comment les autres enregistrements apparaissent.
Si tout semble bon, cliquez sur Suivant :Terminer la fusion .
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Terminez la fusion
Mail Merge est prêt à produire vos enveloppes.
Cliquez sur Imprimer... pour imprimer les enveloppes.
