Créer une base de données Microsoft Access

Par où commencer ?

Une règle générale pour créer une base de données (ou une fonctionnalité de base de données) consiste à envisager la solution minimale nécessaire pour atteindre l'objectif. Garder les choses simples s'applique particulièrement aux débutants. Si vous souhaitez créer un système de suivi des prospects, n'ajoutez pas la création d'une base de données de service client ou d'un système de facturation en même temps. Ensuite, une fois que votre nouvelle application fonctionne bien, vous pouvez ajouter de nouvelles fonctionnalités et intégrer d'autres aspects commerciaux dans la conception.

Avant de commencer, il est recommandé de planifier votre développement afin de pouvoir toujours imaginer vos objectifs et éviter les obstacles inutiles. L'implication des membres de votre équipe aidera également à définir le projet ainsi qu'à augmenter l'adhésion à l'utilisation d'un nouveau système.

Les conceptions de bases de données MS Access doivent toujours commencer par quelques concepts simples liés à votre organisation :

1. Définir les objectifs

Quel(s) défi(s) la base de données résoudra-t-elle ?

• Comment l'organisation en bénéficiera-t-elle ? c'est-à-dire, rationaliser le processus, appliquer des chemins de travail stricts, tenue de registres à source unique
• Comment les utilisateurs en bénéficieront-ils ? c'est-à-dire des données organisées, une récupération plus rapide des données, une saisie de données moins redondante
• Comment les clients en bénéficieront-ils ? c'est-à-dire des rapports complets/cohérents, un service client plus rapide, un meilleur suivi de l'historique

2. Définir les workflows sur papier

• Notez les étapes nécessaires à votre flux de travail idéal. Par exemple, dans un système de suivi des prospects, notez la liste complète des étapes idéales depuis un prospect jusqu'à la conclusion d'une vente. Il peut y avoir des exceptions au chemin idéal qui doivent être traitées. C'est souvent une bonne idée de traiter ces exceptions une fois que le nouveau système s'est avéré efficace dans la majorité des cas.

3. Concevoir des tableaux et des champs de données sur papier

• Les tableaux sont les éléments constitutifs de la base de données et doivent inclure toutes les données que vous espérez gérer dans votre nouveau système. En règle générale, tous les points de données inclus dans vos formulaires et rapports seront représentés dans un champ au sein d'un tableau. Dans une base de données Sales Lead Tracking, vous pouvez inclure des tableaux et des champs tels que :

1. 1. 1. Organisation - y compris le nom de l'organisation, l'adresse, l'adresse2, la ville, l'état, le code postal, le téléphone, etc.
      2. Contact – y compris le prénom, le nom, le téléphone, l'e-mail, etc.
      3. Source de la piste – y compris le nom de la source, etc.
      4. Statut du prospect - y compris le statut, etc.
      5. Détails du prospect :date du prospect, produit ou service d'intérêt, notes, etc.
      6. Membre de l'équipe - Initiales, prénom, nom de famille, etc.

4. Concevoir des formulaires et des rapports sur papier

• Vos formulaires et rapports seront vos passerelles pour insérer des données dans le système, gérer les données qui se trouvent dans le système et extraire des données du système. Rassemblez tous les formulaires et rapports applicables que vous utilisez déjà ou esquissez ceux dont vous aurez besoin. Assurez-vous que toutes vos données essentielles sont capturées sur ces documents.

Dans notre prochain article, nous verrons comment créer vos tables dans MS Access.