Si vous deviez deviner, combien de temps pensez-vous passer en réunion chaque semaine ? Selon cet article, les cadres intermédiaires passent en moyenne 35 % de leur temps en réunion, tandis que les cadres supérieurs passent jusqu'à 50 % en réunion. Le pire, c'est quand on passe tout ce temps en discussions et qu'elles s'avèrent inefficaces. Les réunions sont là pour rester, mais il existe des moyens de rendre cette période plus productive.
Chez Arkware, nous passons beaucoup de temps en réunions avec les clients et entre nous. Il est important que nous offrions les meilleures solutions de base de données et se réunir est l'un des moyens d'y parvenir. Voici les stratégies que nous utilisons pour rendre nos réunions plus productives.
1. Savoir quand organiser une réunion
Avant de convoquer une réunion, nous nous assurons que c'est la meilleure façon de résoudre un défi ou de répondre à une préoccupation. Si un e-mail ou un mémo met tout le monde sur la même page, nous l'enverrons à la place. Nous voulons que nos réunions soient une utilisation précieuse du temps de chacun.
2. Planifiez des réunions au bon moment
Nous programmons des réunions à des moments où les gens sont moins susceptibles d'être distraits. Les vendredis après-midi – certainement pas un bon moment pour tenir une réunion. La recherche montre que les réunions tenues pendant l'heure du déjeuner lorsque les gens ont faim et sont distraits sont également moins productives, nous évitons donc également ces moments. Les meilleurs moments pour tenir des réunions sont entre 9h et 11h ou entre 14h et 16h les mardis, mercredis et jeudis.
3. Invitez les bonnes personnes
Tout le monde n'a pas besoin d'être présent à la plupart des réunions. N'invitez que les membres du personnel qui bénéficieront de la discussion, comme ceux qui ont quelque chose à apporter ou qui seront touchés par le sujet de la conversation. Tout le monde peut utiliser ce temps pour travailler avec les clients et effectuer d'autres tâches.
4. Créer un ordre du jour
Avant la réunion, créez un ordre du jour et un calendrier. Partagez-le avec les personnes qui viennent à la réunion afin qu'elles sachent à quoi s'attendre. Avoir un ordre du jour permet à chacun de suivre et de rester sur le sujet. Si le sujet tourne mal, n'ayez pas peur d'intervenir et de relancer la conversation.
5. Choisissez un emplacement confortable
Nous avons remarqué qu'un emplacement confortable aide les gens à rester concentrés lors des réunions. Choisissez un espace lumineux et bien éclairé avec des sièges confortables afin que les gens ne soient pas mal à l'aise pendant la prochaine demi-heure. C'est aussi une bonne idée d'avoir un tableau blanc ou un écran de projection que tout le monde pourra regarder pendant la réunion.
6. Faites en sorte que les réunions soient courtes
Il vaut mieux avoir plusieurs réunions courtes qu'une longue réunion. Les gens s'ennuient et sont distraits lorsqu'ils restent assis trop longtemps sur le même siège. De plus, cela réduit le temps qu'ils pourraient consacrer à d'autres tâches. Limitez les réunions à environ 30 minutes, si vous le pouvez.
7. Évitez de faire la leçon
Rappelez-vous que vous tenez une réunion, pas une conférence. Alors, évitez de sermonner et d'ennuyer votre auditoire. Une réunion est un moment où chacun peut parler, échanger des idées, exprimer ses préoccupations et plus encore. Laissez le temps à chacun de contribuer, c'est pourquoi il est important de bien choisir qui vous invitez.
Si votre entreprise nécessite des réunions, il existe des moyens de les rendre plus productives pour vous et vos employés. En suivant les stratégies ci-dessus, vous pouvez rendre ce temps précieux pour tout le monde au bureau !
