Poursuivant notre série de conseils - astuces et directives avec Microsoft Access, nous partageons quelques éléments supplémentaires. Les articles en cours continueront de se concentrer sur les tables d'une base de données Access.
L'affichage des données dans une base de données Access peut prendre plusieurs formes. Les formulaires de base de données sont généralement utilisés pour afficher et modifier des données. Cependant, Access propose plusieurs options dans une table Access pour ceux qui sont habitués à afficher des données dans Excel avec une apparence et une apparence similaires.
La plupart de ces options se trouvent dans un seul menu lorsqu'une table Access particulière est ouverte. Nous en soulignerons quelques-uns dans l'article de ce mois-ci. Voir la figure ci-dessous.
Une option sous la liste déroulante "Plus" est l'option de geler les colonnes. L'utilisateur est autorisé à geler ou verrouiller en place une ou plusieurs colonnes. Ceci est utile lorsque la table est ouverte afin de ne pas oublier ou perdre la trace de l'enregistrement que vous consultez. Dans la figure ci-dessus, vous voudrez peut-être toujours afficher le nom de l'entreprise, le prénom et le nom par exemple. Pour ce faire, cliquez et faites glisser à partir des en-têtes de colonne> cliquez sur l'option "Plus" comme indiqué> sélectionnez Geler les champs. Une fois terminé, l'utilisateur peut alors naviguer de gauche à droite et voir toutes les informations de l'entreprise tout en verrouillant les informations de contact.
Une deuxième option qui facilite la visualisation est la possibilité de voir le nom du champ entier en élargissant les en-têtes de colonne. L'utilisateur est autorisé à mettre une colonne en surbrillance, puis à sélectionner l'option Largeur de champ. Une boîte de dialogue apparaît alors. Voir la figure ci-dessous.
La meilleure option à ce stade est de sélectionner "Meilleur ajustement". Cela ajustera la largeur de la colonne à l'élément le plus large de la colonne que vous sélectionnez.
Astuce – Au lieu de faire ce qui précède manuellement, l'utilisateur est également autorisé à> Cliquer et faire glisser pour mettre en surbrillance toutes les colonnes> puis double-cliquer entre l'une des colonnes.
Cela ajustera ensuite toutes les colonnes du tableau à l'option "Meilleur ajustement".
Une autre option d'affichage des données de la table consiste à afficher également les tables liées associées où une relation de table est configurée entre une ou plusieurs tables. Cette relation est réalisée à l'aide de l'option Relation dans le menu principal Outils de base de données. Cela doit être fait avant de visualiser les relations entre les tables dans la table réelle. Voir la figure ci-dessous.
Dans l'exemple ci-dessus, l'utilisateur final peut voir l'historique réel des commandes d'un client particulier. Il peut également y avoir des tables supplémentaires. Tant que le signe "+" apparaît en mode feuille de données, le cas de tables plus liées est toujours vrai.
Voir la figure ci-dessous pour un exemple multi-table :
Une fois que vous avez fait une mise en page modifications apportées à un tableau et que vous fermez le tableau, une boîte de dialogue apparaîtra comme indiqué dans la figure ci-dessous :
Veuillez noter que chaque fois qu'un enregistrement est mis à jour dans une base de données et que la table ou le formulaire ou la perte de focus de l'enregistrement se produit, cela enregistre ces données dans cet enregistrement. Le message ci-dessus demande d'enregistrer la mise en page de votre tableau. Si vous avez apporté des modifications aux colonnes ou à l'apparence, celles-ci doivent être enregistrées lorsque vous fermez le tableau.
Ce ne sont là que quelques conseils pour gagner du temps lors de l'utilisation des tables Access. Si vous ne parvenez pas à savoir comment démarrer avec Microsoft Access, contactez Arkware dès aujourd'hui pour tout besoin de base de données.
