Vous pouvez créer un rapport directement à partir d'une table dans Access 2016. Access génère automatiquement un rapport basé sur la table ou la requête sélectionnée.
Voici comment créer un rapport à partir d'un tableau existant.
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Déclenchez la commande de rapport
Dans le volet de navigation de gauche, sélectionnez le tableau sur lequel vous souhaitez baser le rapport.
Cliquez maintenant sur Signaler sur le ruban (depuis l'onglet Créer onglet).
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Le rapport
Un rapport apparaîtra, contenant tous les champs de la table.
Il apparaît en mode Mise en page, qui est une vue qui permet l'édition. Vous pouvez également passer en mode Création pour une édition plus contrôlée, ainsi qu'en mode Rapport et Aperçu avant impression pour voir à quoi cela ressemble pour l'utilisateur.
Vous pouvez laisser le rapport tel quel ou le personnaliser selon vos besoins.
Vous pouvez fermer le volet de navigation de gauche pour laisser plus de place au rapport.
Pour cela, cliquez sur le petit « icône en haut du volet de navigation.
Modifier le rapport
En fonction de vos besoins, il est probable que le rapport nécessitera quelques modifications avant d'être prêt à être envoyé par e-mail ou imprimé.
En particulier, vérifiez qu'il contient les bons champs et qu'il n'est pas trop large pour être imprimé. S'il est trop large, il utilisera inutilement de nombreuses pages supplémentaires.
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Supprimer les champs inutiles
Lorsque vous créez un rapport basé sur une table existante, il est toujours possible qu'il y ait des champs dont vous n'avez pas besoin dans le rapport. Dans ce cas, supprimez tous les champs inutiles.
Pour supprimer un champ, faites un clic droit dessus et sélectionnez Supprimer depuis le menu contextuel.
Vous pouvez également supprimer plusieurs champs à la fois en sélectionnant le premier, en maintenant la touche Shift enfoncée, puis sélectionnez la dernière.
Pour sélectionner des champs non contigus, utilisez la touche Ctrl clé à la place.
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Modifier la mise en forme
Vous pouvez modifier les couleurs, les polices, les tailles, etc. à votre guise.
Dans cet exemple, nous supprimons le plan qu'Access a automatiquement défini sur les champs. Plus précisément, nous définissons simplement le contour sur transparent.
Vous pouvez également utiliser la feuille de propriétés pour modifier la mise en forme. Pour ouvrir la feuille de propriétés, cliquez sur Feuille de propriétés bouton sur le ruban (sous le Design onglet).
Si la feuille de propriétés est déjà ouverte lorsque vous sélectionnez un champ, elle affichera automatiquement les propriétés de ce champ.
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Erreur de largeur commune
Gardez un œil sur une petite icône d'avertissement en haut à gauche du rapport vous avertissant que votre rapport est plus large que la largeur de la page.
Vous recevrez très probablement cet avertissement si votre rapport contient de nombreux champs placés les uns à côté des autres.
Vous pouvez soit les déplacer, les redimensionner ou les supprimer. Vous pouvez également modifier la taille ou l'orientation de la page si cela vous convient.
Dans cet exemple, même si un certain nombre de champs ont été supprimés et que les champs restants ont été déplacés vers la gauche, le pied de page reste à sa position d'origine. Cela pousse la largeur trop loin. Si le rapport était imprimé maintenant, chaque page entraînerait l'impression de pages vierges supplémentaires (ou presque vierges), ce qui gaspillerait du papier.
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Corriger l'erreur
Cliquez sur le message d'avertissement pour ouvrir une liste déroulante des solutions possibles au problème.
Sélectionnez une option pour voir si cela résout le problème. Vous devrez peut-être en sélectionner plusieurs.
En cliquant sur Sélectionnez le contrôle le plus à droite peut être pratique pour mettre en évidence le contrôle à l'origine du problème. Vous pouvez ensuite déplacer ce contrôle vers la gauche, le supprimer ou modifier sa largeur.
En cliquant sur Supprimer l'espace de rapport supplémentaire peut être utilisé après avoir déplacé les éléments incriminés.
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Le rapport avec la largeur ajustée
Une fois que vous avez corrigé l'erreur ci-dessus, le rapport apparaîtra plus étroit et le message d'avertissement disparaîtra.
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Le rapport en mode Mise en page
Passez en mode Mise en page pour voir à quoi cela ressemble.
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Le rapport dans la vue Rapport
Basculez vers la vue Rapport pour voir à quoi cela ressemble.
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Le rapport en aperçu avant impression
Et enfin, passez à Aperçu avant impression pour voir à quoi il ressemblera une fois imprimé.
C'est une bonne idée de voir combien de pages le rapport imprimera avant l'impression. Vous pouvez utiliser le contrôle de pagination au bas du rapport pour passer à la dernière page et vérifier le numéro de page indiqué sur le contrôle.
N'oubliez pas d'enregistrer le rapport une fois que vous avez terminé. Dans tous les cas, Access vous demandera de l'enregistrer lorsque vous tenterez de le fermer.
