De nombreuses entreprises utilisent Microsoft Excel pour gérer leurs données, mais elles ne savent pas ce qui leur manque en ne passant pas à une base de données ! Les feuilles de calcul peuvent ressembler à des bases de données, mais une feuille de calcul n'est pas aussi puissante qu'une. De plus, obtenir des informations dans et hors d'une feuille de calcul est souvent fastidieux et fastidieux. De nombreuses saisies manuelles de données sont nécessaires, ce qui augmente le risque d'erreurs.
Si vous cherchez à passer de Microsoft Excel à Microsoft Access, vous faites un excellent choix qui permettra à votre entreprise d'être plus sécurisée et efficace. Ci-dessous, nous partageons quelques conseils sur la façon de voir le plus grand retour de votre base de données Access.
MS Access est convivial. Vous pouvez l'utiliser sans avoir à apprendre un langage de programmation.
Microsoft Access est disponible avec votre abonnement Office et vous n'avez pas besoin d'apprendre un langage de programmation pour l'utiliser. Access est considéré comme une application de base de données non technique conviviale pour le commun des mortels. En fait, vous pouvez l'utiliser pour créer des applications sans avoir besoin d'une formation en codage.
Nous vous recommandons de plonger dans Access et de tester les fonctionnalités pour vous familiariser avec les différences entre une base de données et une feuille de calcul. Mais ne perdez pas de temps à essayer d'apprendre un nouveau langage de programmation. Ceci n'est pas nécessaire pour utiliser les fonctions de base de Microsoft Access.
Utilisez uniquement le nombre de tables requis par votre application.
Il n'y a pas de « bon » nombre de tables dont vous avez besoin dans votre application. Utilisez la quantité appropriée - ni plus, ni moins. Les utilisateurs débutants de bases de données ont tendance à utiliser trop peu de tables et finissent par essayer de regrouper trop d'informations en un seul endroit. D'un autre côté, certains utilisateurs créent des dizaines de bases de données, alors qu'ils n'en ont vraiment besoin que de quelques-unes.
Évitez les données répétitives et redondantes.
Une autre chose que vous voudrez éviter est la répétition des données dans une seule table. La conception de bases de données relationnelles gère les données répétitives en les répartissant dans une table distincte. Donc, si vous vous retrouvez à numéroter des noms de champs comme Item 1, Item 2, Item 3 , etc., créez une table séparée pour stocker les données.
Il en va de même pour les données redondantes – évitez-les ! Les données redondantes n'ont pas besoin d'être dans votre base de données, et elles peuvent en fait corrompre vos données. Par exemple, si vous avez le nom d'un client stocké dans deux tables et que vous ne mettez à jour qu'une seule des tables, les données ne sont plus fiables.
Utilisez une convention de dénomination pour éviter toute confusion.
Lorsque vous choisissez une convention de dénomination pour vos objets de base de données, vous devez vous y tenir pour éviter toute confusion. De cette façon, toutes les tables, colonnes, contraintes et autres objets de la base de données seront nommés de manière cohérente et fiable. La bonne nouvelle est que vous pouvez choisir la convention de nommage que vous souhaitez (dans la limite du raisonnable) - la clé est d'être cohérent.
N'utilisez les valeurs nulles que lorsque vous en avez besoin.
Les valeurs nulles sont souvent surutilisées. Le véritable objectif de l'utilisation de null est lorsqu'un champ d'informations est vraiment inconnu. Ceci est différent d'un champ qui doit être laissé vide. Par exemple, lorsque vous remplissez les lignes Adresse 1 et Adresse 2 d'un tableau, la ligne Adresse 2 est généralement laissée vide. Mais, "vide" est une valeur connue, vous n'avez donc pas besoin de mettre null.
Consultez un expert-conseil Microsoft Access.
Enfin, assurez-vous d'avoir un expert en technologie Microsoft à consulter. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe et évolue, vos besoins en matière de base de données pourraient également l'être. Il est important que votre base de données fonctionne toujours pour vous et vous fournisse des données sécurisées et cohérentes. En vous associant à une équipe d'experts en bases de données, vous pouvez tirer le meilleur parti de votre base de données.
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