Microsoft Access a près de 30 ans mais reste très pertinent aujourd'hui. Certaines entreprises utilisent Access pour tous leurs besoins en matière de bases de données, tandis que d'autres le conservent comme interface vers des systèmes de gestion de bases de données plus performants sur le plan commercial, tels que SQL Server. Quelle que soit la manière dont vous choisissez d'utiliser Access, vous pouvez vous attendre à un outil de productivité robuste, économique et facile à utiliser.
Vous trouverez ci-dessous les dix meilleures fonctionnalités que nous apprécions à propos de Microsoft Access.
1. Modèles modernisés
Microsoft Access propose des templates modernisés et simplifiés qui permettent de créer de belles bases de données sans avoir à connaître le code informatique. Choisissez parmi une large gamme de modèles pour le suivi des stocks, la gestion de projet, le service client et plus encore. En quelques minutes, vous aurez une base de données prête et fonctionnelle pour vous !
2. Relations
Une relation dans Access vous permet de combiner les données de deux tables distinctes. En général, les tables peuvent être liées de trois manières différentes :un à un, un à plusieurs ou plusieurs à plusieurs. Les relations créent non seulement des connexions entre les tables, mais aident également à éviter les données manquantes et à déterminer rapidement les résultats d'une requête.
3. Clés primaires
Les clés primaires sont des champs dont la valeur est unique dans une table. Une table ne peut avoir qu'une seule clé primaire. MS Access créera une clé primaire pour vous lorsque vous créez la table, ou vous pouvez créer la vôtre.
4. Vue des coulisses
Le mode Backstage est ce que vous voyez lorsque vous ouvrez Access mais n'ouvrez pas de base de données. Nous aimons cette fonctionnalité car les utilisateurs peuvent effectuer diverses tâches telles que l'ouverture d'une base de données existante ou la création d'une nouvelle sans avoir à quitter l'interface.
5. Macro
Une macro est un outil qui automatise les tâches et ajoute des fonctionnalités à différentes parties de la base de données, notamment les formulaires, les rapports et les contrôles. Les macros permettent de gagner du temps et d'automatiser les tâches que vous effectuez souvent, telles que l'ouverture et la fermeture de formulaires et l'exécution de rapports.
6. Tableaux
Les tables d'accès ressemblent à une feuille de calcul Excel, mais au lieu d'avoir des lignes et des colonnes, elles sont appelées enregistrements et champs. De plus, Access stocke les données différemment que dans une feuille de calcul. Un tableau est créé pour suivre chaque type d'information afin d'éviter les redondances.
7. Formulaires
Les formulaires sont une autre fonctionnalité intéressante de MS Access. Les formulaires vous permettent d'afficher, de saisir et de modifier des données une ligne à la fois. Un formulaire comprend généralement des boutons de commande et des contrôles pour effectuer d'autres tâches telles que l'envoi de données à un autre outil.
8. Rapports
Les rapports offrent un moyen d'afficher, de formater et de résumer les informations de votre base de données. Par exemple, vous pouvez créer un simple rapport d'adresses pour vos contacts, ou un rapport d'inventaire pour la période des fêtes. Vous avez également la possibilité d'utiliser le tri, le regroupement et la synthèse des données dans vos rapports.
9. Requêtes
Une requête est une demande de résultats de données. Vous pouvez utiliser une requête pour répondre à une question, effectuer des calculs, combiner des données, etc. Dans Access, les requêtes sont très polyvalentes et vous permettent d'extraire des informations de différentes tables et de les assembler pour les afficher dans un rapport.
10. Module
Une dernière fonctionnalité que nous aimons dans MS Access est un module. Les modules sont des collections de déclarations, d'instructions et de procédures qui sont stockées ensemble en tant qu'unité. Les modules sont similaires aux macros dans le sens où ils offrent plus de fonctionnalités. Vous devrez utiliser le langage VBA pour écrire des modules.
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