Presque toutes les entreprises du monde utilisent Microsoft Excel. Pour créer des feuilles de calcul simples, c'est probablement le meilleur logiciel au monde. Mais à mesure qu'une entreprise grandit et que les feuilles de calcul deviennent plus compliquées, Excel montrera ses limites. C'est là qu'intervient Microsoft Access.
Lorsque votre entreprise gère de grands ensembles de données, il est peut-être temps d'envisager de migrer vos données vers Access. MS Access est un excellent logiciel qui peut rationaliser votre comptabilité, la gestion de vos produits, etc.
Voici 6 façons dont Microsoft Access peut prendre en charge les fonctions de votre entreprise :
1. Facile à développer une base de données personnalisée
La fonction principale de Microsoft Access est la création de bases de données personnalisées. La fonctionnalité impressionnante vous permet de travailler avec de grands ensembles de données et de conserver les informations de manière structurée. Que vous travailliez avec les données des clients ou les vôtres, cela peut être extrêmement important pour la sécurité et la gestion du temps.
La création d'une base de données personnalisée peut être extrêmement utile pour plusieurs processus métier, notamment la gestion du temps d'inventaire, la gestion de projet, etc. Microsoft Access Development est la solution la plus polyvalente pour créer une base de données personnalisée pour votre entreprise. Il est relativement facile à comprendre, fait gagner beaucoup de temps et peut entraîner une réduction des coûts pour votre entreprise.
2. Maintenir la cohérence
Lorsqu'il s'agit de travailler avec des données, il est important de maintenir la cohérence. Avec Microsoft Access, vous pouvez minimiser les incohérences ou les erreurs causées par une erreur humaine. C'est grâce à la possibilité d'automatiser les processus dans Access. Au lieu d'enregistrer les données à la main, Access peut extraire des données de plusieurs sources différentes et même identifier les écarts dans les données. Par exemple, si votre entreprise réalise en moyenne 200 ventes par jour et que soudainement 2 000 sont enregistrées, vous pouvez le découvrir avec une requête Access.
La comptabilité est l'un des processus d'affaires où la cohérence est essentielle. Tout au long de l'année, les chiffres derrière une entreprise doivent être enregistrés avec précision et cohérence. Lorsque ces données sont enregistrées dans Excel (ou un autre tableur, il existe un énorme potentiel d'erreur humaine. L'utilisation d'Access peut éliminer ce risque d'erreur humaine grâce à l'automatisation. C'est donc un choix plus sûr pour les entreprises.
Une autre façon de maintenir la cohérence consiste à utiliser des listes déroulantes pour la sélection dans une liste standard, ce qui permet aux utilisateurs d'éviter de saisir des valeurs et d'accélérer la saisie des données.
3. Accessibilité
L'accessibilité est une autre raison pour laquelle les grandes entreprises optent pour MS Access. Si un utilisateur apporte une modification à une base de données, cela s'affichera immédiatement pour les autres utilisateurs. Il est ainsi beaucoup plus facile pour les employés de travailler sur le même dossier. Il fonctionne comme une solution basée sur le cloud, ce qui le rend excellent pour une collaboration instantanée.
Microsoft Access est également relativement facile à utiliser. Pour les utilisateurs existants de MS Office, l'interface est intuitive. Cependant, pour créer des bases de données complexes, les employés auront besoin d'une certaine formation. La simplicité et l'évolutivité de MS Access sont deux avantages considérables :il peut être utilisé par tout le monde, du personnel non formé aux consultants Microsoft Access.
4. Base de données de produits
Microsoft Access est une excellente plateforme à utiliser pour stocker un inventaire d'entreprise. Lorsque votre entreprise se développera, vous devrez créer des feuilles de calcul plus complexes contenant des informations sur les produits et les chiffres de vente. Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que tout votre personnel se souvienne de longs noms, descriptions ou codes associés à chaque élément de la base de données. C'est là que Microsoft Access entre en jeu - il permet aux utilisateurs de rechercher des éléments par nom, code ou description, et même d'exporter les données dans une feuille de calcul Excel. Ceci est également utile pour surveiller les niveaux de stock.
5. Bases de données faciles à migrer
Microsoft Access est le logiciel de base de données le plus populaire au monde et il existe depuis 1992. Cela signifie que les développeurs ont eu tout le temps de le rendre convivial. Cette conception conviviale s'étend au-delà du stockage réel des données dans des tâches plus complexes telles que la migration des données. Vous pouvez facilement migrer des ensembles de données à partir d'autres programmes de base de données et utiliser des outils de données Microsoft comme SQL Server.
6. Rentable
Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, elle devra stocker plus de données. Faire appel à une société tierce pour gérer votre stockage de données peut coûter cher, il est donc plus rentable de le conserver en interne. Cela signifie que vous avez besoin d'un logiciel de stockage de données. Microsoft Access n'est pas seulement l'un des meilleurs, c'est aussi l'un des plus abordables. Premièrement, il est proposé à un prix abordable, ce qui signifie que les entreprises de toutes tailles peuvent l'acheter. De plus, des mises à jour sont publiées chaque année afin que vous puissiez continuer à utiliser gratuitement la dernière version d'Access.
Comparé à Excel, Access n'a pas de limite au nombre de lignes de données par table, comparez cela avec la limite de 1 048 576 lignes dans Excel.
Vous payez probablement déjà pour une édition professionnelle de MS Office, ce qui signifie que vous n'avez pas besoin de dépenser plus pour Access. Outre les autres avantages de cet article, le prix abordable de MS Access rend difficile la concurrence avec des solutions alternatives.
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