Poursuivant notre série de conseils - astuces et directives avec Microsoft Access, nous partageons quelques éléments supplémentaires. Les articles en cours continueront de se concentrer sur les tables d'une base de données Access.
Tables de base de données et relations entre les tables
Que sont exactement les relations entre les tables de base de données et pourquoi voudriez-vous les utiliser ? Concevoir une base de données avec plusieurs tables peut être particulièrement difficile. Non seulement vous devez déterminer toutes les tables de la base de données, mais comprendre le concept d'une base de données dans la mesure où plusieurs tables sont une entreprise difficile.
Certaines personnes renoncent à essayer de le faire et se tournent rapidement vers MS Excel. En peu de temps, ils se retrouvent dans un cauchemar de feuille de calcul consistant à avoir plusieurs feuilles de calcul reliées entre elles à travers le grand gouffre d'un réseau partagé. Les individus accèdent à Excel, car ils n'ont ni le temps ni les connaissances nécessaires pour créer une base de données Access.
Donc, en supposant que vous souhaitiez créer une base de données dans Access, la fenêtre de relation de table dans Access peut être extrêmement utile. Mon opinion professionnelle est de ne rien créer dans votre base de données tant que vous ne pouvez pas cartographier toutes les relations à l'aide de cette fonctionnalité. Dans la figure ci-dessous, nous voyons une relation standard entre un client et une commande.
Cet article se concentrera sur la relation « un à plusieurs ». Que signifie cette relation et comment est-elle utilisée ? Dans l'exemple ci-dessus, les informations client sont stockées en tant que "un » et les commandes sont stockées sous la forme « plusieurs " relation amoureuse. Pourquoi voudriez-vous stocker les informations client plus d'une fois ? Les commandes ou plusieurs côtés ne stockeront le CustomerID plus d'une fois car un client peut commander plus d'une fois.
Par exemple, si une entreprise de scellement d'allée recouvre votre allée. Dans ce cas, le client est stocké dans la table des clients et tous les détails de la couche de scellage/de la commande seront stockés dans la table des commandes.
Deux ans après la première couche d'étanchéité, l'allée devra être à nouveau scellée. Le client est déjà dans la base de données, donc une nouvelle commande est créée pour le même client. Dans le formulaire ci-dessous, la vue des commandes montre le développement final une fois les tables créées.
Dans l'exemple ci-dessus, les informations sur le travail du client sont le composant principal de la relation un-à-plusieurs. Si une nouvelle tâche est nécessaire pour le même client, l'utilisateur n'a qu'à sélectionner le bouton de nouvelle tâche dans le diagramme ci-dessous.
Une fois la nouvelle tâche ajoutée, l'écran récapitulatif du client change pour refléter la 2e tâche pour le même client. Voir le schéma ci-dessous.
Cela nous ramène donc aux relations entre les tables, mais comble également l'écart par rapport à la raison pour laquelle vous configurez des relations en premier lieu.
La figure ci-dessus est le résultat de la création des tableaux et des formulaires. La figure ci-dessous montre où tout a commencé lorsque vous configurez les relations de table pour commencer. Le CustomerID dans la table des clients correspond à une commande dans la table des commandes.
Astuce – Ne commencez jamais à créer des formulaires d'entrée de base de données dans une base de données Access tant que vous n'avez pas d'abord cartographié toute la structure de la table.
Les éléments secondaires du schéma ci-dessous incluent les éléments suivants :
- Appliquer l'intégrité référentielle – Une commande ne peut pas être saisie dans le tableau des commandes tant que ledit client n'a pas été créé en premier. Cela empêche la création de commandes "perdues" sans client.
- Champs associés mis à jour en cascade – Si la valeur du champ ID client change dans la table des clients, toutes les valeurs d'ID client associées changeront également dans la table des commandes. Ceci est plus courant dans une base de données dont les numéros de produit ou les valeurs d'ID d'employé changent.
- Suppression en cascade des enregistrements associés – Si vous supprimez un client, toutes les commandes associées seront également supprimées. Encore une fois, cela empêche les enregistrements "perdus" ou "orphelins" d'être laissés seuls dans les tables en aval.
En résumé, la conception d'une base de données avec plusieurs tables n'est pas une tâche facile. Cependant, il est possible avec beaucoup de recherche et de travail acharné, cela peut être fait. C'est vraiment un casse-tête que vous résolvez, et toutes les pièces sont devant vous lorsqu'il s'agit de suivre les données dans vos processus quotidiens.
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